Backup vs. Archiv: Wofür sollten Sie sich entscheiden?

Der Alptraum: Sie haben versehentlich Ihren Computer vollständig gelöscht und alle wichtigen Dateien verloren. Sie haben es sicher bereits satt, gesagt zu bekommen, dass Sie ein Backup- oder Archivsystem hätten einsetzen sollen.

Sie fragen sich vielleicht, was der Unterschied zwischen einem Backup und einem Archiv ist. Beides sind Speicherplätze für Daten, oder? Das stimmt zwar. Sie dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken und weisen einige wichtige Unterschiede auf. Einfach gesagt:

• Ein Backup ist eine Kopie der Daten, die verwendet wird, um diese Dateien bei Verlust oder Beschädigung wiederherzustellen.
• Ein Archiv dient der langfristigen Datenaufbewahrung und wird meist zur Erfüllung von Datenspeicherungsanforderungen und Compliance verwendet.

Bevor wir die beste Strategie zum Schutz und zur Speicherung Ihrer Daten erläutern, wollen wir näher erklären, was wir mit „Backup“ und „Archiv“ bezeichnen.

Was genau ist ein „Backup“?

Ein „Backup“ ist die Erstellung einer Kopie (oder mehrerer Kopien) einer Datenquelle, z. B. eines Dokuments, einer Datei, eines Ordners oder eines Systems, um diese Daten bei Verlust oder Beschädigung wiederherstellen zu können.

Wichtig ist, dass die Sicherung neben der primären Datenquelle existiert – die ursprüngliche Datei oder der ursprüngliche Ordner wird nicht gelöscht oder durch das Backup ersetzt.

Letztlich besteht der Zweck eines Backups darin, Ihnen zu helfen, Ihre Dateien wieder in den Zustand vor dem Datenverlust zu versetzen.

Backups können manuell mit lokalen Backup-Methoden wie externen Festplatten durchgeführt werden. Alternativ sind automatische Cloud-Backups eine schnellere, sicherere und bequemere Lösung.

Anstatt Backups in regelmäßigen Abständen zu planen, sichern Cloud-Dienste wie Dropbox Backup Ihre Dateien automatisch, sobald Änderungen an den Originaldaten vorgenommen werden.

Wann ein Backup verwendet werden sollte

Backups sind sowohl für private als auch für geschäftliche Dateien empfohlen – insbesondere für solche, die bei Verlust unersetzlich wären. Eine Backup-Strategie ist ein wertvolles Sicherheitsnetz und sollte in jedem Notfallwiederherstellungsplan eine wichtige Rolle einnehmen.

Idealerweise sollten Sie ein Backup Ihres gesamten Computers erstellen. Es gibt jedoch einige spezifische Fälle, in denen ein Backup ideal wäre:

• Dateien, die regelmäßig überarbeitet werden, oder Kooperationsprojekte, bei denen frühere Dateiversionen möglicherweise später wiederhergestellt werden müssen, wie Webentwicklung und Videobearbeitung.
• Dateien, die auf mehreren unterschiedlichen Geräten bearbeitet werden, insbesondere wenn sie mit einem Cloud-Backup verknüpft sind (im Gegensatz zu lokalen Backups).
• Wenn die Sicherheit von Dateien an erster Stelle steht, bieten Cloud-Backups den besten Schutz vor Hardwareausfällen, Ransomware und Cyberangriffen.

Was ist dann also ein „Archiv“?

Während Backups aktivere Speicherplätze für Daten sind, die häufig aktualisiert werden, dienen Archive ausschließlich der Langzeitspeicherung von Daten.

Wenn eine Datei archiviert wurde, können Sie die Originalversion löschen, wenn Sie möchten oder müssen. In der Regel werden nur Daten archiviert, auf die nicht regelmäßig zugegriffen werden muss - beispielsweise Verträge mit sensiblen Daten und Aufzeichnungen über Finanztransaktionen.

Archive sind im Grunde Verwahrungsorte für historische Daten, in denen Dokumente und Dateien gespeichert werden können, die für den alltäglichen Geschäftsbetrieb nicht wichtig sind.

Wann ein Archiv verwendet werden sollte

Der Hauptverwendungszweck eines Datenarchivs ist die langfristige Speicherung von Dateien, die nicht ersetzt werden können und gespeichert werden müssen, jedoch nicht allzu häufig überarbeitet oder aufgerufen werden müssen.

Ein Archiv kann für Daten verwendet werden, die ein bestimmtes Alter erreicht haben oder seit einiger Zeit inaktiv sind. Wenn Sie ein Projekt als abgeschlossen markieren, sollten die während des Projekts erstellten Daten in einem Archiv statt einem Backup-System gespeichert werden. 

So geben Sie Speicherplatz in Ihrem primären Speichersystem frei, können diese Daten jedoch auch wiederherstellen, wenn Sie sie in Zukunft benötigen. 

Zusammenfassend kann Ihnen ein Datenarchiv Folgendes ermöglichen:

• Richtlinien und Vorschriften zur Datenspeicherung einhalten
• Eine dauerhafte Aufzeichnung wichtiger Geschäftsunterlagen, wie Rechtsdokumente und Korrespondenz, erstellen
• Auf wichtige historische Daten zugreifen, die Sie möglicherweise zur Beilegung von Streitigkeiten oder Anfragen in Bezug auf Ihre Geschäftsabläufe, Verträge, Finanztransaktionen usw. benötigen

Was ist der Unterschied zwischen Backups und Archiven?

Sowohl Backups als auch Archive sind Orte zum Speichern von Daten, damit sie in Zukunft wiederhergestellt werden können – das war es dann aber auch mit den Ähnlichkeiten. 

Es gibt eine Reihe von Unterschieden zwischen Backups und Archiven, einschließlich der Hauptzwecke und Funktionsweisen.

Was sollten Sie also tun?

Egal, wie robust Ihre aktuelle Dateiverwaltungsstrategie Ihrer Meinung nach ist, schützen Sie Ihre Daten im Optimalfall mit einer Backup-Lösung und einem Archiv.

• Verwenden Sie Ihre Backup-Lösung für aktuelle und aktive Daten, die vor versehentlichem oder mutwilligem Verlust geschützt werden müssen, bei denen aber auch schneller Zugriff und/oder schnelle Wiederherstellung wichtig ist.
• Verwenden Sie Ihr Archiv für die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Dateien, die für Ihren Geschäftsbetrieb und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung sind und einfach abrufbar sein müssen – jedoch nicht ständig verfügbar sein müssen.

Wenn Sie beides haben, schützen Sie Ihre Dateien ideal. 

Dropbox Backup ist der einfachste Weg, Ihre Dateien zukunftssicher zu machen. Ihre Dateien, Ordner und Dokumente werden sicher in Ihrem Dropbox-Konto aufbewahrt, wo Sie jederzeit und von überall darauf zugreifen können – selbst nach vielen Jahren.

Dropbox Backup: Die ideale Backup- und Archivierungslösung

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