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备份与存档:您应当如何选择?

存储和保护文件的最佳方式是备份还是存档?了解这两种数据管理方法的对比。

一个人坐在办公桌前对着打开的笔记本电脑,试图决定应当备份还是存档文件。

最糟糕的情况发生了 — 您不小心清除了电脑,所有重要文件都丢失了。此时此刻,您可能已经厌烦了听人说您应当部署一个数据备份或存档系统。

您可能想知道备份与存档有什么区别。它们都是用于存储数据的存储空间,对吧?是这样没错,但它们的用途不同,需要做出一些重要的区分。简而言之:

  • 备份是在数据受损、丢失或损坏的情况下用于还原或恢复数据的数据副本
  • 存档是长期存储数据的存储库,通常用于满足信息保留要求和合规性要求

在介绍保护和存储数据的最佳策略之前,我们先详细解释一下“备份”和“存档”的意思。

文件被安全、可靠地备份到云端。

“备份”究竟是什么?

“备份”是指创建文档、文件、文件夹或系统等数据源的一个副本(或多个副本)以便在该数据丢失、受损或损坏的情况下还原和恢复相应数据的过程。

重要的是,备份与主数据源同时存在,原始文件或文件夹并未删除或被备份副本替换。

归根结底,备份的目的是帮助您将文件恢复到数据丢失事件发生前的状态。

您可以使用外置硬盘等本地备份方法手动进行备份。另外一种更快速、更安全、更方便的解决方案是自动云备份。

Dropbox Backup 等云服务会在原始数据受到任何更改时自动备份文件,而不是安排定期备份

适合使用备份的情况

建议将备份用于个人文件和专业文件,特别是那些一旦丢失就不可替代的文件。制定备份策略能够提供宝贵的安全保障,它在任何灾难恢复计划中都应该发挥重要作用。

理想情况下,您应当备份整个电脑。不过,在以下一些特定情况下,备份能够带来最大益处:

  • 定期修改的文件或者以后可能需要恢复旧版本文件的协作项目,例如网页开发和视频编辑
  • 需要在多台设备上处理的文件,特别是与云备份关联时(相对于本地备份而言)
  • 当文件安全是第一要务时,云备份可提供针对硬件故障、勒索软件和网络攻击的最佳保护
一个人正在计划如何保护文件免受网络攻击。

…那么,所谓的“存档”又是什么意思?

备份是比较活跃的存储空间,适用于经常更新的数据,而存档则完全用于长期保留数据。

文件存档后,您可以根据自己的意愿或需要删除原始版本。通常,只有不需要经常访问的数据才会发送到存档,想想包含敏感数据的合同和金融交易记录。

存档本质上是用于存储历史数据的存储库,可以在其中存储对日常业务运营不重要的文档和文件。

适合使用存档的情况

数据存档的主要用途是长期存储不可替代且需要保存但不需要时常修改或访问的文件。

您可以将存档用于已经达到一定年限或已有一段时间不活跃的数据。当您将项目标记为完成时,应将整个项目中创建的数据发送到存档而非备份系统。

这样将释放主存储系统中的存储空间,但也可以让您在未来需要时恢复这些数据。

总之,您可以通过数据存档:

  • 证明您遵守信息保留政策和法规
  • 为法律文档和信函等重要的商业通信内容建立永久记录
  • 访问需要的重要历史数据,以解决与业务运营、合同、金融交易等有关的争议或询问

备份与存档之间有何区别?

备份和存档都能提供用于存储数据以便将来进行恢复的存储空间,这是二者的相似之处。

不过,备份与存档之间也有许多不同之处,其中包括它们的主要用途和工作方式。

备份

存档

适用于短期和长期存储

仅适用于长期存储数据

建议用于活跃、总是更改且经常访问的文件和文件夹

建议用于需要保留但不需要时常访问的文件和文件夹

速度对于快速完成备份和恢复数据至关重要

速度不太重要

创建文件的多个副本,以确保在需要时可以恢复旧版本

通常只有文件的一个副本,而且一经存档就无法修改或更改

用于在原始文件丢失、受损或覆盖后还原和恢复数据的旧版本

用于检索自最初存储到存档中以来就未曾更改过的数据

那么,您应该怎么办?

无论您认为您当前的文件管理策略有多强大,部署备份解决方案存档都是保护重要文件的最佳方式。

  • 备份解决方案用于保护既需要防止意外或恶意丢失但又需要快速访问和/或恢复的当前活跃数据。
  • 存档用于无限期地保留对业务运营和法律合规性至关重要并且需要易于检索但不需要始终可用的文件

部署这二者之后,您的文件就能获得最强大的保护。

想要让文件适合未来的需要,使用 Dropbox Backup 是最轻松的方式。您的文件、文件夹和文档安全地保存在您的 Dropbox 帐户中,您可以根据需要随时随地对其进行访问,即使是若干年后也可以访问。

用户使用 Dropbox Backup 备份多台设备的屏幕截图。

Dropbox Backup:理想的备份和存档解决方案

借助 Dropbox Backup,您可以轻松地将文件自动备份到云端,这样您就可以快速、平稳地从生活中遇到的任何问题中恢复过来。