Sauvegarde ou archivage : quelle option choisir ?

Le pire est arrivé : vous avez effacé par mégarde tous les contenus de votre ordinateur, et tous vos fichiers importants sont perdus. À ce stade, vous en avez probablement assez qu'on vous répète que vous auriez dû mettre en place un système de sauvegarde ou d'archivage pour vos données.

Vous vous demandez peut-être quelles sont les différences entre une sauvegarde et une archive. Ce sont bien tous deux des systèmes de stockage pour les données, non ? Certes. Mais ils ont des objectifs distincts et présentent des différences importantes. En bref :

• Une sauvegarde est une copie des données utilisée pour restaurer ou récupérer ces données si celles-ci sont endommagées, perdues ou corrompues.
• Une archive est un espace de stockage de données à long terme, généralement utilisé pour se conformer aux réglementations en vigueur et répondre aux exigences de conservation des informations.

Avant d'expliquer la meilleure stratégie de protection et de stockage de vos données, voyons en détail ce que nous entendons par "sauvegarde" et "archivage".

Qu'est-ce qu'une sauvegarde ?

La sauvegarde est le processus de création d'une copie (ou de plusieurs copies) d'une source de données, telle qu'un document, un fichier, un dossier ou un système, afin que ces données puissent être restaurées et récupérées en cas de perte, d'endommagement ou de corruption.

Il est important de noter que la sauvegarde co-existe avec la source de données principale : le fichier ou le dossier d'origine n'est pas supprimé ni remplacé par la copie de sauvegarde.

Le rôle d'une sauvegarde est de vous permettre de retrouver vos fichiers dans l'état où ils se trouvaient avant un événement de perte de données.

Les sauvegardes peuvent être effectuées manuellement à l'aide de méthodes de sauvegarde locale utilisant, par exemple, des disques durs externes. Mais la solution de sauvegarde la plus rapide, la plus sûre et la plus pratique est la sauvegarde automatique dans le cloud.

Au lieu de planifier des sauvegardes à intervalles réguliers, des services cloud comme Dropbox Backup enregistrent automatiquement vos fichiers chaque fois que des modifications sont apportées aux données d'origine.

Dans quel cas utiliser une sauvegarde ?

Les sauvegardes sont recommandées pour les fichiers personnels et professionnels, surtout s'ils sont irremplaçables en cas de perte. La mise en place d'une stratégie de sauvegarde constitue un précieux filet de sécurité et doit avoir une place centrale dans tout plan de reprise d'activité.

Idéalement, nous vous conseillons de sauvegarder l'ensemble de votre ordinateur. Mais il existe des cas précis où une sauvegarde offre un intérêt particulier, à savoir :

• Les fichiers régulièrement révisés ou les projets collaboratifs dans lesquels il est important de pouvoir récupérer a posteriori des versions précédentes de fichiers (par exemple, le développement Web et le montage vidéo)
• Les fichiers modifiés depuis plusieurs appareils, en particulier s'ils sont sauvegardés dans le cloud (et non en local)
• Les fichiers dont la sécurité est primordiale : la sauvegarde dans le cloud offre la meilleure protection contre les pannes matérielles, les ransomware et les attaques informatiques

Qu'entendez-vous par "archive" ?

Les archives ne sont pas des espaces de sauvegarde sujets à de fréquentes modifications, car elles sont réservées à la conservation des données à long terme.

Une fois qu'un fichier est archivé, vous pouvez en supprimer la version d'origine si vous le souhaitez. En général, seules les données auxquelles il n'est pas nécessaire d'accéder régulièrement sont envoyées dans une archive. Cela peut être le cas de contrats contenant des données sensibles et de relevés de transactions financières.

En réalité, les archives sont des référentiels de données historiques où vous pouvez stocker les documents et les fichiers qui ne sont pas essentiels à vos opérations quotidiennes.

Dans quels cas utiliser une archive ?

Le rôle principal d'une archive de données est de stocker durablement des fichiers irremplaçables à conserver qui n'ont pas vocation à être modifiés ni consultés fréquemment.

Vous pouvez utiliser une archive pour les données relativement anciennes ou qui sont restées inactives pendant un certain temps. Lorsqu'un projet est terminé, il est préférable d'envoyer les données créées au fil de ce projet vers une archive plutôt qu'un système de sauvegarde. 

Cela libérera de l'espace dans votre système de stockage principal, tout en vous permettant de récupérer ces données ultérieurement en cas de besoin. 

En résumé, une archive de données présente les avantages suivants :

• Assurer la conformité aux politiques et réglementations en matière de conservation des informations
• Créer un enregistrement permanent des communications commerciales importantes, notamment les documents juridiques et la correspondance
• Accéder à des données historiques importantes dont vous pourriez avoir besoin pour résoudre des litiges ou des demandes de renseignements liés à vos opérations commerciales, contrats, transactions financières, etc.

Quelle est la différence entre les sauvegardes et les archives ?

Les sauvegardes et les archives offrent un espace de stockage des données permettant leur récupération ultérieure, mais c'est là leur seul point commun. 

Ces deux types d'opérations présentent de nombreuses différences, à commencer par leur objectif principal et la façon dont elles fonctionnent.

Qu'est-ce qui vous reste à faire ?

Quelle que soit la fiabilité de votre stratégie actuelle de gestion des fichiers, la meilleure façon de protéger vos fichiers importants est de disposer à la fois d'une solution de sauvegarde et d'un système d'archivage.

• Utilisez votre solution de sauvegarde pour les données récentes et actives qui nécessitent une protection contre les pertes accidentelles ou malveillantes, mais doivent également rester accessibles et pouvoir être récupérées rapidement.
• Utilisez votre système d'archivage pour conserver indéfiniment les fichiers essentiels pour vos opérations commerciales, en conformité avec vos obligations réglementaires, sachant que ces éléments doivent être faciles à récupérer, mais n'ont pas besoin de rester constamment disponibles.

En vous dotant des deux systèmes, vous disposerez de la protection la plus avancée pour vos fichiers. 

Dropbox Backup est le moyen le plus simple d'assurer la protection à long terme de vos fichiers. Vos fichiers, dossiers et documents seront sécurisés dans votre compte Dropbox, où vous pourrez y accéder quand et où vous en aurez besoin, même dans plusieurs années.

Dropbox Backup : la solution idéale de sauvegarde et d'archivage

Dropbox Backup facilite la sauvegarde automatique de vos fichiers dans le cloud, ce qui vous permet de restaurer rapidement et facilement vos fichiers en toutes circonstances.