Een back-up maken of archiveren: wat moet ik doen?

Stel je voor dat het ergste is gebeurd: je hebt per ongeluk je computer gewist, waardoor al je belangrijke bestanden verloren zijn gegaan. Op dat moment ben je het waarschijnlijk zat om te horen dat je een back-up- of archiefsysteem voor je gegevens had moeten hebben.

Misschien vraag je je af wat het verschil is tussen een back-up en een archief. Beide zijn opslagruimtes voor gegevens, nietwaar? Ja, dat klopt. Maar ze dienen elk een ander doel en onderscheiden zich in een aantal belangrijke opzichten van elkaar. Simpel gezegd:

• Een back-up is een kopie van gegevens die wordt gebruikt om deze gegevens terug te zetten in het geval ze zijn beschadigd of verloren zijn gegaan
• Een archief is een langdurige opslagplaats voor gegevens, die meestal wordt gebruikt voor compliance en om aan de vereisten voor het bewaren van gegevens te voldoen

Voordat we uitleggen wat de beste strategie is voor het beschermen en opslaan van je gegevens, leggen we je eerst uit wat we precies bedoelen met een 'back-up' en een 'archief'.

Wat is een 'back-up' precies?

Een 'back-up maken' is het maken van een kopie (of meerdere kopieën) van een gegevensbron, zoals een document, bestand, map of systeem, zodat deze gegevens kunnen worden teruggezet in geval van verlies of beschadiging.

Wat belangrijk is, is dat een back-up naast de primaire gegevensbron bestaat. Dat wil zeggen dat de oorspronkelijke bestanden of mappen niet worden verwijderd of vervangen door de gemaakte back-up.

Uiteindelijk is het doel van een back-up je te helpen je bestanden te herstellen naar de staat waarin ze zich bevonden voordat het gegevensverlies plaatsvond.

Back-ups kunnen handmatig worden gemaakt met lokale back-upmethoden, zoals externe harde schijven. Een snellere, veiligere en handigere oplossing is het automatisch maken van back-ups in de cloud.

In plaats van regelmatige back-ups te plannen, kun je met cloudservices als Dropbox Backup automatisch een back-up van je bestanden maken, wanneer er wijzigingen in de oorspronkelijke gegevens worden aangebracht.

Wanneer je een back-up moet gebruiken

Back-ups worden aanbevolen voor zowel persoonlijke als professionele bestanden, vooral als deze bestanden onvervangbaar zijn als ze verloren zouden gaan. Het hebben van een back-upstrategie biedt een waardevol vangnet en zou een belangrijke rol moeten spelen in elk noodherstelplan.

In het ideale geval, zou je een back-up van je volledige computer moeten maken. Er zijn echter enkele specifieke gevallen, waarin je het meeste baat hebt bij het maken van back-ups, bijvoorbeeld in het geval van:

• Bestanden die regelmatig worden herzien of samenwerkingsprojecten waarbij vorige versies van bestanden op een later tijdstip eventueel moeten worden teruggezet, zoals bij webontwikkeling en videobewerking
• Bestanden waaraan op meerdere apparaten wordt gewerkt, vooral als ze zijn gekoppeld aan een cloudback-upservice (in tegenstelling tot een lokale back-upoplossing)
• Wanneer de veiligheid van bestanden het belangrijkst is. Cloudback-ups bieden namelijk de beste bescherming tegen hardwarestoringen, ransomware en cyberaanvallen

… en wat bedoelen we met een 'archief'?

In tegenstelling tot back-ups, die meer actieve ruimten zijn voor gegevens die vaak worden bijgewerkt, zijn archieven uitsluitend bedoeld voor het langdurig bewaren van gegevens.

Zodra een bestand eenmaal is gearchiveerd, kun je de oorspronkelijke versie verwijderen. Normaliter worden alleen gegevens die niet regelmatig hoeven te worden geraadpleegd naar een archief verzonden. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld contracten die gevoelige gegevens bevatten of records van financiële transacties.

Archieven zijn in wezen opslagplaatsen voor historische gegevens, waar documenten en bestanden kunnen worden opgeslagen die niet essentieel zijn voor je dagelijkse bedrijfsvoering.

Wanneer je een archief moet gebruiken

De belangrijkste toepassing van een gegevensarchief is voor de langdurige opslag van bestanden die onvervangbaar zijn en moeten worden bewaard, maar die niet vaak hoeven te worden herzien of geraadpleegd.

Je kunt een archief gebruiken voor gegevens die een bepaalde leeftijd hebben bereikt of een tijdje inactief zijn geweest. Als je een project als voltooid markeert, moeten de gegevens die gedurende het project zijn aangemaakt niet naar een back-upsysteem, maar naar een archief worden verzonden. 

Hierdoor maak je ruimte in je primaire opslagsysteem vrij, terwijl je deze gegevens eventueel ook kunt terugzetten als je ze in de toekomst nodig hebt. 

Kortom, met een gegevensarchief kun je:

• Aantonen van compliance van het beleid en de voorschriften voor het bewaren van gegevens
• Een permanente record maken van belangrijke zakelijke communicatie, zoals juridische documenten en correspondentie
• Toegang krijgen tot belangrijke historische gegevens die je mogelijk nodig hebt voor het oplossen van geschillen of vragen met betrekking tot je bedrijfsvoering, contracten, financiële transacties, etc.

Wat is het verschil tussen back-ups en archieven?

De enige overeenkomst tussen back-ups en archieven is dat ze beide een opslagruimte voor gegevens bieden, zodat deze in de toekomst kunnen worden teruggezet. 

Er zijn een aantal verschillen tussen back-ups en archieven, waaronder hun belangrijkste doel en de manier waarop ze werken.

Dus: wat moet je doen?

De beste manier om belangrijke bestanden te beschermen, is door een back-upoplossing en een archief te gebruiken, hoe robuust je huidige strategie voor bestandsbeheer ook lijkt.

• Gebruik je back-upoplossing voor actuele en actieve gegevens die moeten worden beschermd tegen onopzettelijk of kwaadwillig verlies, maar die ook snel toegankelijk zijn en/of kunnen worden teruggezet
• Gebruik je archief voor het onbeperkt bewaren van bestanden die essentieel zijn voor je bedrijfsvoering en juridische compliance, en eenvoudig zijn terug te vinden, maar niet altijd beschikbaar hoeven te zijn

Door beide mogelijkheden te benutten, beschik je over de meest robuuste bescherming van je bestanden. 

Dropbox Backup is de eenvoudigste manier om je bestanden toekomstbestendig te maken. Je bestanden, mappen en documenten worden beveiligd in je Dropbox-account, waar je ze altijd en overal kunt openen, zelfs als dat pas na jaren aan de orde is.

Dropbox Backup: de ideale oplossing voor back-ups en archiveren

Dropbox Backup maakt het eenvoudig om automatisch een back-up van je bestanden in de cloud te zetten, zodat je snel en soepel kunt herstellen van alles wat er in het leven op je afkomt.