Copia de seguridad o sistema de archivado: ¿qué opción te conviene más?

¿Cuál es la mejor opción para almacenar y proteger los archivos: una copia de seguridad o un sistema de archivado? Te explicamos las diferencias entre estos dos métodos de gestión de datos.

Persona sentada en un escritorio con un portátil abierto y pensando en si debería proteger sus datos con una copia de seguridad o un sistema de archivado

Ha pasado lo que nadie quería que ocurriera: has borrado el contenido del ordenador sin querer y has perdido todos tus archivos importantes. A estas alturas, seguro que ya te habrán dicho mil veces que deberías haber creado una copia de seguridad de los datos o haber configurado un sistema de archivado.

Quizás no sepas en qué se diferencian estas dos opciones. En ambos casos son espacios de almacenamiento para datos, pero no sirven para lo mismo y presentan diferencias importantes. Te lo resumimos:

  • Una copia de seguridad es una copia de datos que sirve para restaurar o recuperar los datos en cuestión si se dañan, pierden o corrompen.
  • Un sistema de archivado es un repositorio para almacenar datos a largo plazo. Suele usarse para satisfacer los requisitos de retención de información y cumplimiento.

Antes de hablar de cuál es la mejor estrategia para proteger y almacenar datos, definamos más detalladamente “copia de seguridad” y “sistema de archivado”.

Archivos protegidos con una copia de seguridad en la nube

¿Qué es exactamente una “copia de seguridad”?

La “copia de seguridad” es el proceso por el que se crean una o varias copias de un origen de datos —como un documento, archivo, carpeta o sistema— con el objetivo de poder restaurar y recuperar los datos si estos se pierden, dañan o corrompen.

Cabe destacar que las copias de seguridad coexisten con el origen de datos principal; es decir, no se elimina el contenido original ni se sustituye por la copia de seguridad.

Por último, el propósito de una copia de seguridad es ayudar a devolver los archivos al estado que tenían cuando se perdieron los datos.

Las copias de seguridad se pueden hacer manualmente usando métodos de copia de seguridad local, como los discos duros externos. Otra solución, más rápida, segura y práctica, son las copias de seguridad en la nube automáticas.

En lugar de planear copias de seguridad con una determinada frecuencia, los servicios que funcionan en la nube, como Dropbox Backup, se encargan de hacer automáticamente copias de seguridad de los archivos en cuanto se modifican los datos originales.

Cuándo conviene usar una copia de seguridad

Una copia de seguridad es la opción recomendada tanto para archivos personales como de trabajo, sobre todo aquellos que sean irremplazables si se llegan a perder. Diseñar una estrategia de copia de seguridad es una medida de protección muy útil que debería formar parte de cualquier plan de recuperación en caso de incidente.

Aunque se recomienda hacer una copia de seguridad de todo el ordenador, hay casos en los que una copia de seguridad específica es la opción más beneficiosa:

  • Archivos que se revisan con frecuencia o proyectos colaborativos en los que puede que se tengan que recuperar versiones anteriores de los archivos más adelante, como en los campos del desarrollo web y la edición de vídeo.
  • Archivos en los que se trabaja desde varios dispositivos, especialmente si están conectados a una copia de seguridad en la nube en lugar de local.
  • Casos en los que la seguridad de los archivos es fundamental: la copia de seguridad en la nube ofrece la mejor protección frente a fallos de hardware, ataques de ransomware y otros ciberataques.
Persona planeando su estrategia para proteger los archivos frente a un ciberataque

¿Qué es un sistema de archivado?

Mientras que las copias de seguridad son ubicaciones activas para los datos que se actualizan con frecuencia, los sistemas de archivado están pensados exclusivamente para retener los datos a largo plazo.

Cuando un archivo se añade a un sistema de archivado, se puede eliminar la versión original. Normalmente, un sistema de archivado solo contiene datos a los que no haya que acceder a menudo, como contratos que incluyan datos confidenciales y registros de transacciones financieras.

Los sistemas de archivado son, en esencia, repositorios de datos antiguos en los que se almacenan los documentos y archivos que no son imprescindibles para el día a día.

Cuándo conviene usar un sistema de archivado

El principal uso de un sistema de archivado de datos es almacenar a largo plazo los archivos que son irremplazables y que hay que conservar, pero que no se revisan ni consultan muchas veces.

Es una opción válida para los datos que ya tienen cierta antigüedad o que llevan algún tiempo sin actividad. Cuando se marca un proyecto como completado, es mejor mover los datos que se han creado durante todo el proceso a un sistema de archivado que a una copia de seguridad. 

De este modo, se libera espacio en el sistema de almacenamiento principal y se garantiza la capacidad de recuperar los datos si vuelven a ser necesarios en un futuro. 

En resumen, estas son las posibilidades que crea un sistema de archivado de datos:

  • Demostrar el cumplimiento de políticas y normativas de retención de la información.
  • Crear un registro permanente de comunicaciones empresariales importantes, como documentos y correspondencia legales.
  • Acceder a datos antiguos importantes que pueden ser necesarios para resolver disputas o consultas relacionadas con la actividad de la empresa, los contratos, las transacciones financieras, etc.

¿En qué se diferencian una copia de seguridad y un sistema de archivado?

Tanto las copias de seguridad como los sistemas de archivado ofrecen espacio para almacenar datos y poder recuperarlos más adelante. Esa es la única similitud que encontrarás. 

Por otro lado, existen varias diferencias entre ambas opciones, como su propósito principal y funcionamiento.

Copias de seguridad

Sistemas de archivado

Adecuadas para almacenar contenido a corto y largo plazo.

Adecuados solo para almacenar datos durante mucho tiempo.

Recomendadas para archivos y carpetas activos, que se modifican constantemente y a los que se accede con frecuencia.

Recomendados para archivos y carpetas que hay que retener, pero a los que se accederá ocasionalmente.

La velocidad es muy importante para completar copias de seguridad y recuperar datos rápidamente.

La velocidad es menos importante.

Se crean varias copias de los archivos para garantizar que las versiones anteriores se puedan recuperar en caso necesario.

Se suele hacer una copia de cada archivo, y esta no se puede modificar una vez archivada.

Se usan para restaurar y recuperar versiones anteriores de los datos cuando los archivos originales se han perdido, dañado o sobrescrito.

Se usan para recuperar datos que no han cambiado desde que se almacenaron por primera vez en el sistema.

Qué significa todo esto para ti

Por muy sólida que te parezca tu estrategia de gestión de archivos actual, la mejor manera de proteger los archivos importantes es tener una solución de copia de seguridad y un sistema de archivado preparados:

  • Usa tu solución de copia de seguridad para los datos actuales y activos que tengas que proteger de pérdidas accidentales o malintencionadas y que necesites tener a mano.
  • Usa tu sistema de archivado para retener de forma indefinida archivos que sean muy importantes para la actividad de la empresa y el cumplimiento de la legalidad, y que necesites poder recuperar fácilmente sin llegar a tenerlos a mano en todo momento.

Usar ambas opciones te aportará la protección más potente para tus archivos. 

Dropbox Backup es la forma más sencilla de proteger los archivos pensando en el futuro. Los archivos, carpetas y documentos estarán a salvo en tu cuenta de Dropbox, y podrás acceder a ellos siempre que quieras —incluso dentro de muchos años— y estés donde estés.

Captura de pantalla de un usuario haciendo una copia de seguridad de varios dispositivos con Dropbox Backup

Dropbox Backup: la solución de copia de seguridad y sistema de archivado ideal

Dropbox Backup te lo pone fácil a la hora de crear copias de seguridad automáticas de tus archivos en la nube para que puedas recuperar tu contenido ante cualquier imprevisto de forma rápida y sencilla.

Continúa trabajando desde donde lo dejaste sin problemas.

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