Резервное копирование или архивирование —что лучше?

Случилось самое худшее: вы случайно стерли данные с компьютера и потеряли все свои важные файлы. В создавшейся ситуации, вероятно, вам уже надоело слышать, что нужно было иметь систему резервного копирования или архивации данных.

Возможно, вы хотите узнать, в чем разница между резервным копированием и архивированием И то, и другое — пространство для хранения данных, так? В общем, верно. Но они служат разным целям, и у них есть несколько важных отличий. Проще говоря:

• резервная копия — это копия данных, используемая для восстановления данных при их повреждении, порчи или искажении;
• архив — это хранилище для долгосрочного хранения данных, обычно используемое для соблюдения требований по хранению информации и нормативных требований.

Прежде чем мы расскажем о наилучшей стратегии защиты и хранения данных, позвольте нам подробно объяснить, что мы подразумеваем под понятиями «резервное копирование» и «архивирование».

Что именно означает «резервное копирование»?

«Резервное копирование» — это процесс создания копии (или нескольких копий) источника данных (например, документа, файла, папки или системы) для того, чтобы эти данные можно было восстановить и вернуть в случае их потери, повреждения или порчи.

Важно отметить, что резервная копия существует наряду с основным источником данных (оригинальным файлом или папкой), который не удаляется или не заменяется ею.

В конечном счете, цель резервного копирования — помочь вернуть файлы в то состояние, в котором они находились до потери данных.

Резервное копирование можно осуществлять вручную при помощи таких методов локального резервного копирования, как использование внешних жестких дисков. Автоматическое резервное копирование в облаке является альтернативным, более быстрым, безопасным и удобным решением.

Нет необходимости планировать резервное копирование данных через регулярные промежутки времени, такие облачные сервисы, как Dropbox Backup, будут автоматически создавать копии ваших файлов при любых изменениях исходных данных.

Когда следует использовать резервное копирование

Резервное копирование, рекомендуется осуществлять как для личных, так и для рабочих файлов, особенно для тех, потеря которых будет невосполнимой. Наличие стратегии резервного копирования обеспечивает надежную защиту и должно играть важную роль в любом плане восстановления в аварийных ситуациях.

В идеале следует создавать резервные копии данных для всего компьютера. Однако есть несколько конкретных случаев, когда резервное копирование будет наиболее выгодным, а именно:

• для файлов, которые регулярно пересматриваются, или совместных проектов, в которых может потребоваться восстановление предыдущих версий (к таким проектам, в частности, относятся веб-разработка и редактирование видео);
• для файлов, с которыми работают на нескольких устройствах, особенно при необходимости создания резервной копии в облаке (в отличие от локальной);
• для файлов, безопасность которых имеет первостепенное значение; в этом случае резервное копирование в облаке обеспечивает наилучшую защиту от сбоев оборудования, вымогательства и кибератак.

... и что же подразумевается под «архивированием»?

Если резервные копии — это активно используемое пространство для часто обновляемых данных, то архивы предназначены исключительно для долгосрочного хранения данных.

После помещения файла в архив, можно удалить исходную версию при необходимости. Обычно в архив отправляются только те данные, к которым нет необходимости обращаться регулярно, например договоры, содержащие конфиденциальную информацию, и документы, отражающие финансовые операции.

Архивы — это, по сути, хранилища накопленных данных, в которых могут храниться документы и файлы, не имеющие существенного значения для повседневной деятельности предприятия.

Когда следует использовать архивирование

В основном, архивы данных используются для долгосрочного хранения файлов, которые незаменимы и должны быть сохранены, но которые не нужно пересматривать или к которым не нужно обращаться очень часто.

Можно использовать архивы для данных, которые достигли определенного срока использования или были неактивны в течение некоторого времени. Когда вы помечаете проект как завершенный, данные, созданные в ходе проекта, следует отправить в архив, а не в систему резервного копирования. 

Это освободит место в вашей основной системе хранения данных и позволит вам восстановить файлы, если они вам понадобятся в будущем. 

В целом, архив данных позволяет:

• продемонстрировать соблюдение политики и правил хранения информации;
• постоянно фиксировать важные деловые сообщения, такие как юридические документы и переписка;
• обеспечить доступ к важным данным прошлых периодов, которые могут понадобиться вам для разрешения споров или запросов, связанных с вашей деловой деятельностью, договорами, финансовыми операциями и т. д.

В чем разница между резервными копиями и архивами?

И резервные копии, и архивы обеспечивают место для хранения данных, чтобы их можно было восстановить в будущем. На этом их сходство заканчивается. 

Существует ряд различий между резервным копированием и архивированием, включая их основные цели и принципы работы.

Так что же делать?

Независимо от того, насколько надежной кажется имеющаяся стратегия управления файлами, лучший способ защитить важные данные — иметь решение для резервного копирования и архивирования.

• Используйте резервное копирование для актуального и используемого содержимого, которое необходимо защитить от случайной потери или утечки в результате злонамеренных действий и к которому нужно получить доступ и (или) быстро восстановить.
• Используйте архивирование для бессрочного хранения файлов, имеющих существенное значение для ведения вашего бизнеса, которые должны легко загружаться, но необязательно должны быть постоянно доступны.

Наличие обоих решений обеспечит вашим файлам самую надежную защиту. 

Dropbox Backup — это самый простой способ сохранения данных и их будущего использования. Безопасно размещайте файлы, папки и документы в своем аккаунте Dropbox, который обеспечивает доступ к ним в любое время и в любом месте, даже если это потребуется через много лет.

Dropbox Backup: идеальное решение для резервного копирования и архивирования

Dropbox Backup позволяет автоматически создавать резервные копии ваших файлов в облаке, чтобы вы могли быстро и беспрепятственно их восстановить в любой ситуации, даже самой непредвиденной.