Lo peor ha ocurrido: has borrado accidentalmente tu computadora y has perdido todos tus archivos importantes. En este punto, es probable que esté enfermo de saber que debería haber implementado un sistema de copia de seguridad o archivado de datos.
Quizá te preguntes cuál es la diferencia entre una copia de seguridad y un archivo. Ambos son espacios de almacenamiento para los datos, ¿verdad? Bueno, sí. Pero sirven para diferentes propósitos y hay algunas distinciones importantes que hacer. En pocas palabras:
- Una copia de seguridad es una copia de datos que se utiliza para restaurar o recuperar esos datos en caso de que se dañen, pierdan o se corrompan
- Un archivo es un depósito para el almacenamiento de datos a largo plazo, que generalmente se utiliza para satisfacer los requisitos de retención de información y el cumplimiento
Antes de explicar la mejor estrategia para proteger y almacenar tus datos, vamos a explicar con más detalle lo que entendemos por "copia de seguridad" y "archivo".
¿Qué es exactamente una "copia de seguridad"?
"Copia de seguridad" es el proceso de creación de una copia (o varias copias) de una fuente de datos, como un documento, un archivo, una carpeta o un sistema, para que estos datos se puedan restaurar y recuperar en caso de pérdida, daño o daño."
Es importante destacar que la copia de seguridad existe junto a la fuente de datos principal: el archivo o la carpeta original es y no eliminado o sustituido por la copia de seguridad.
En última instancia, el objetivo de una copia de seguridad es ayudarle a devolver sus archivos al estado en que se encontraban antes de la pérdida de datos.
Las copias de seguridad se pueden realizar manualmente con métodos de copia de seguridad locales, como disco duro externo. Como alternativa, la solución más rápida, segura y cómoda es la copia de seguridad automática en la nube.
En lugar de programar copias de seguridad a intervalos regulares, los servicios en la nube, como la copia de seguridad de Dropbox, crean copias de seguridad de tus archivos de forma automática cuando se realizan cambios en los datos originales.
Cuándo utilizar una copia de seguridad
Las copias de seguridad se recomiendan tanto para los archivos personales como para los profesionales, especialmente aquellos que serían insustituibles si se perdieran. Disponer de una estrategia de copias de seguridad proporciona una valiosa red de seguridad y debería desempeñar un papel importante en cualquier plan de recuperación de desastres.
Idealmente, deberías hacer una copia de seguridad de toda tu computadora. Sin embargo, hay algunos casos específicos en los que una copia de seguridad sería lo más beneficioso, a saber:
- Archivos que se revisan con regularidad, o proyectos de colaboración en los que puede ser necesario recuperar versiones anteriores de los archivos en una fecha posterior, como el desarrollo web y la edición de video
- Archivos en los que se trabaja en varios dispositivos, especialmente cuando se vinculan a la copia de seguridad en la nube (en lugar de a la copia de seguridad local)
- Cuando la seguridad de los archivos es primordial, las copias de seguridad en la nube ofrecen la mejor protección contra fallas de hardware, ransomware y ciberataques.
… y qué quieres decir con un "archivo"?
Mientras que las copias de seguridad son espacios más activos para los datos que se actualizan con frecuencia, los archivos son únicamente para la retención de datos a largo plazo.
Una vez archivado un archivo, puedes eliminar la versión original si quieres o necesitas hacerlo. Normalmente, sólo los datos a los que no es necesario acceder con regularidad se envían a un archivo. Piensa en los contratos que contienen datos sensibles y registros de transacciones financieras.
Los archivos son básicamente repositorios de datos históricos, donde se pueden almacenar documentos y archivos que no son esenciales para sus operaciones comerciales cotidianas.
Cuándo utilizar un archivo
El principal uso de un archivo de datos es el almacenamiento a largo plazo de archivos que son insustituibles y necesitan ser guardados, pero que no necesitan ser revisados o accedidos muy a menudo.
Puedes usar un archivo para datos que hayan alcanzado una determinada edad o que hayan estado inactivos durante un tiempo. Cuando se marca un proyecto como finalizado, los datos creados a lo largo del mismo deben enviarse a un archivo y no a un sistema de copias de seguridad.
Esto liberará espacio en su sistema de almacenamiento primario, pero también te permitirá recuperar estos datos si los necesita en el futuro.
En resumen, un archivo de datos te permite:
- Demuestre el cumplimiento de las políticas y regulaciones de retención de información
- Crear un registro permanente de las comunicaciones empresariales importantes, como los documentos legales y la correspondencia
- Acceda a datos históricos importantes que podría necesitar para resolver disputas o consultas relacionadas con sus operaciones comerciales, contratos, transacciones financieras, etc.
¿Cuál es la diferencia entre copias de seguridad y archivos?
Las copias de seguridad y los archivos proporcionan un espacio para almacenar datos, de modo que se puedan recuperar en el futuro, y eso se trata de ello por similitudes.
Hay varias diferencias entre las copias de seguridad y los archivos, incluidos sus propósitos principales y cómo funcionan.
Copias de seguridad |
Archivos |
Adecuado para el almacenamiento a corto y largo plazo |
Adecuado sólo para almacenar datos durante un largo periodo de tiempo |
Recomendado para archivos y carpetas activos, que cambian constantemente y a los que se accede con regularidad |
Recomendado para archivos y carpetas que se deben conservar, pero a los que no es necesario acceder con mucha frecuencia |
La velocidad es crucial para completar copias de seguridad y recuperar datos rápidamente |
La velocidad es menos importante |
Crea varias copias de los archivos para garantizar que se puedan recuperar las versiones anteriores si es necesario. |
Por lo general, solo una copia de un archivo, que no se puede modificar ni cambiar una vez archivado. |
Se utiliza para restaurar y recuperar versiones anteriores de datos después de que se perdieron, dañaron o sobrescribieron los archivos originales. |
Se utiliza para recuperar datos que no han cambiado desde que se almacenó originalmente en el archivo |
Entonces, ¿qué deberías hacer?
Independientemente de lo sólida que crea que sea tu estrategia de administración de archivos actual, la mejor manera de proteger tus archivos importantes es contar con una solución de copia de seguridad y un archivo.
- Utiliza tu solución de copia de seguridad para los datos actuales y activos que necesitan protección contra pérdidas accidentales o malintencionadas, pero a los que también hay que acceder o recuperar rápidamente
- Usa tu archivo para retener indefinidamente archivos esenciales para las operaciones comerciales y el cumplimiento legal, y debes ser fácil de recuperar, pero no necesitas estar disponible todo el tiempo.
Al disponer de ambos, dispondrás de la protección más sólida para tus archivos.
La copia de seguridad de Dropbox es la forma más sencilla de preparar tus archivos para el futuro. Tus archivos, carpetas y documentos estarán protegidos en tu cuenta de Dropbox, donde podrás acceder a ellos cuando y donde los necesites, incluso si son años en el futuro.
Copia de seguridad de Dropbox: la solución ideal de copia de seguridad y archivado
Dropbox Backup te ayuda a hacer copias de seguridad en la nube de manera automática y sencilla para que puedas recuperarte rápidamente y sin esfuerzo de cualquier problema.