Backup x arquivamento: o que fazer?

O pior aconteceu, você sem querer excluiu vários itens do seu computador e perdeu todos os seus arquivos importantes. Neste momento, você provavelmente não aguenta mais ouvir que deveria ter instalado um sistema de backup ou arquivamento de dados.

Talvez você não saiba qual é a diferença entre backup e arquivamento. Ambos são espaços de armazenamento para dados, certo? Bem, sim. Mas eles têm propósitos diferentes e há algumas distinções importantes. Resumindo:

• Um backup é uma cópia de dados usada para restaurar ou recuperar esses dados caso sejam danificados, perdidos ou corrompidos.
• Um arquivamento é um depósito para armazenamento de dados a longo prazo, normalmente usado para satisfazer as exigências de retenção de informações e conformidade.

Antes de explicarmos a melhor estratégia para proteger e armazenar seus dados, vamos explicar o que queremos dizer com "backup" e "arquivamento" de forma mais detalhada.

O que exatamente é um "backup"?

"Backup" é o processo de criar uma cópia (ou várias cópias) de uma fonte de dados, como um documento, arquivo, pasta ou sistema, para que esses dados possam ser restaurados e recuperados caso sejam perdidos, danificados ou corrompidos.

É importante ressaltar que o backup existe junto com a fonte de dados primária, o arquivo ou pasta original não é excluído nem substituído pela cópia de segurança.

Em última análise, o objetivo de um backup é ajudar você a devolver seus arquivos ao estado em que existiam antes de um evento de perda de dados.

Os backups podem ser feitos manualmente com métodos de backup locais, como dispositivos rígidos externos. Como alternativa, a solução mais rápida, segura e conveniente é o backup em nuvem automático.

Em vez de agendar backups em intervalos regulares, os serviços em nuvem como o Dropbox Backup fazem automaticamente o backup dos arquivos quando os dados originais são alterados.

Quando usar o backup

Os backups são recomendados tanto para arquivos pessoais quanto profissionais, especialmente arquivos insubstituíveis em caso de perda. Uma estratégia de backup proporciona uma rede de segurança valiosa além de desempenhar uma função importante em qualquer plano de recuperação de desastres.

De preferência, você deve fazer backup de todo o computador. No entanto, há alguns casos específicos em que o backup é a opção mais benéfica:

• Arquivos que são revisados regularmente ou projetos colaborativos nos quais as versões anteriores dos arquivos precisem ser recuperadas, como no desenvolvimento web e na edição de vídeo.
• Arquivos que são utilizados em vários dispositivos, especialmente quando são vinculados ao backup em nuvem (não ao backup local).
• Quando a segurança dos arquivos é essencial, o backup em nuvem proporciona a melhor proteção contra falha de hardware, ransomware e ciberataques.

… e o que quer dizer "arquivamento"?

Enquanto os backups são espaços mais ativos para dados que são atualizados com frequência, os arquivamentos são exclusivamente para retenção de dados a longo prazo.

Uma vez arquivado um arquivo, você pode excluir a versão original, se quiser ou precisar. Normalmente, apenas os dados que não precisam ser acessados regularmente são arquivados, por exemplo contratos com dados confidenciais e registros de transações financeiras.

Os arquivamentos são essencialmente repositórios de dados históricos, onde documentos e arquivos que não são essenciais para suas operações diárias de negócios podem ser armazenados.

Quando usar o arquivamento?

O principal uso para o arquivamento de dados é o armazenamento a longo prazo de arquivos que são insubstituíveis e precisam ser salvos, mas que não precisam ser revisados ou acessados com muita frequência.

Você pode usar o arquivamento para dados muito antigos ou que estejam inativos por algum tempo. Quando você marca um projeto como concluído, os dados criados ao longo do projeto devem ser arquivados em vez de passarem pelo sistema de backup. 

Assim, você libera espaço no sistema de armazenamento primário e também pode recuperar esses dados se e quando precisar deles no futuro. 

Em resumo, o arquivamento de dados permite que você:

• Demonstre a conformidade com as políticas e regulamentos de retenção de informações.
• Crie um registro permanente de comunicações empresariais importantes, como documentos jurídicos e correspondência.
• Acesse dados históricos importantes necessários para resolver litígios ou consultas relacionadas às operações empresariais, contratos, transações financeiras etc.

Qual é a diferença entre backups e arquivamentos?

Tanto os backups quanto os arquivamentos oferecem um espaço para armazenar dados para que possam ser recuperados no futuro. E isso é tudo que eles têm em comum. 

Há uma série de diferenças entre backups e arquivamentos, incluindo os propósitos primários e funcionalidades.

Qual método é mais adequado para você?

Por mais robusta que seja sua estratégia atual de gerenciamento de arquivos, a melhor maneira de proteger seus arquivos importantes é contar com uma solução de backup e um arquivamento.

• Use a solução de backup para dados atuais e ativos que precisam de proteção contra perda acidental ou mal-intencionada, mas que também precisam ser acessados e/ou recuperados rapidamente.
• Use o arquivamento para reter indefinidamente os arquivos essenciais para suas operações empresariais e conformidade jurídica. São fáceis de recuperar, mas não precisam estar disponíveis o tempo todo.

Com as duas soluções, você garante uma proteção mais robusta para os arquivos. 

O Dropbox Backup é a maneira mais fácil de proteger seus arquivos no futuro. Seus arquivos, pastas e documentos ficam protegidos em sua conta do Dropbox Backup e é possível acessá-los sempre que precisar, mesmo que seja daqui muitos anos.

Dropbox Backup: a solução ideal de backup e arquivamento

O Dropbox Backup facilita o backup automático dos arquivos na nuvem, para que você se recupere de forma rápida e tranquila de qualquer imprevisto.