Резервне копіювання чи архівування — що краще?

Сталося найгірше — ви випадково стерли дані зі свого комп'ютера та втратили всі важливі файли. Мабуть, вам вже набридло вислуховувати, що потрібно було інсталювати систему резервного копіювання чи архівування даних.

Вам може бути цікаво, чим резервна копія відрізняється від архіву. Це ж сховища для даних, чи не так? Так. Але вони використовуються з різними цілями та суттєво відрізняються один від одного. Простіше кажучи:

• Резервна копія — це копія даних, яка використовується для їхнього відновлення в разі пошкодження чи втрати.
• Архів — це сховище для довгострокового зберігання даних, яке зазвичай використовується для дотримання вимог щодо збереження інформації.

Перш ніж перейти до найкращої стратегії захисту й зберігання даних, ми докладніше пояснимо, що маємо на увазі під «резервним копіюванням» і «архівуванням».

Що таке «резервне копіювання»?

«Резервне копіювання» — це процес створення однієї або кількох копій джерела даних, як-от документа, файлу, папки чи системи, щоб ці дані можна було відновити в разі втрати чи пошкодження.

Важливо відзначити, що резервна копія зберігається разом з основним джерелом даних: вона не виділяє та не замінює вихідний файл або папку.

Зрештою, мета резервного копіювання — допомогти повернути файли до вихідного стану перед втратою даних.

Можна вручну застосовувати локальні методи резервного копіювання, наприклад використовувати зовнішні жорсткі диски. Альтернативне швидше, безпечніше та зручніше рішення — це автоматичне резервне копіювання в хмару.

Замість планового резервного копіювання через регулярні проміжки часу хмарні служби на кшталт Dropbox Backup автоматично створюють резервні копії файлів, коли у вихідні дані вносяться будь-які зміни.

Коли слід використовувати резервне копіювання

Резервні копії рекомендовано створювати як для особистих, так і для професійних файлів, особливо для вкрай важливих. Стратегія резервного копіювання передбачає створення цінної мережі безпеки та має відігравати важливу роль у будь-якому плані аварійного відновлення.

В ідеалі слід створити резервну копію всього комп'ютера. Резервне копіювання вкрай корисне в таких конкретних випадках:

• Якщо ви регулярно вносите зміни у файли або працюєте над спільними проєктами, у межах яких попередні версії файлів може знадобитися відновити пізніше, наприклад під час веброзробки та редагування відеозаписів.
• Коли ви працюєте над файлами на кількох пристроях, особливо якщо їх під'єднано до системи резервного копіювання в хмару (на відміну від локального резервного копіювання).
• Якщо вкрай важливо гарантувати безпеку файлів, резервне копіювання в хмару забезпечує найкращий захист від апаратних збоїв, програм із вимогою викупу й кібератак.

…А що таке під «архів»?

У той час як сховища резервних копій — це активніші простори для даних, що часто оновлюються, архіви призначено виключно для тривалого зберігання даних.

Після архівування файлу ви можете за бажання чи потреби видалити вихідну версію. Зазвичай в архів надсилаються лише дані, до яких не потрібно регулярно отримувати доступ, наприклад контракти з конфіденційними даними та записи фінансових операцій.

Архіви — це, по суті, сховища архівних даних, де можуть зберігатися документи та файли, які не є важливими для повсякденних ділових операцій.

Коли слід використовувати архів

Як правило, архів даних використовується для довгострокового зберігання незамінних файлів, які необхідно зберегти, але не потрібно часто змінювати чи відкривати.

Ви можете архівувати дані, які досягли певного віку чи не використовувалися протягом деякого часу. Коли ви позначаєте проєкт як завершений, створені в його межах дані слід надіслати в архів, а не в систему резервного копіювання. 

Це звільнить місце в основній системі зберігання, а також дасть змогу відновити дані, якщо та коли вони знадобляться вам у майбутньому. 

Таким чином, архів даних дає змогу:

• підтвердити дотримання вимог згідно з політиками й правилами зберігання інформації;
• створити постійне сховище важливих ділових комунікацій, як-от юридичних документів і листів;
• отримати доступ до важливих архівних даних, які можуть знадобитися для вирішення суперечок або запитів, пов'язаних із вашими діловими й фінансовими операціями, договорами тощо.

Яка різниця між резервними копіями й архівами?

Системи резервне копіювання й архіви схожі тим, що використовуються з метою зберігання даних для відновлення в майбутньому. 

Між резервними копіями й архівами існує низка відмінностей, зокрема пов'язаних з основним призначенням і принципом роботи.

Тож що робити?

Незалежно від того, наскільки надійною ви вважаєте свою поточну стратегію керування файлами, найкращий спосіб захистити важливі файли — передбачити рішення для резервного копіювання й архівування.

• Використовуйте рішення для резервного копіювання щодо поточних і активних даних, які потрібно не лише захистити від випадкової чи навмисної втрати, а й швидко відкрити та/або відновити.
• Використовуйте архівування для зберігання протягом невизначеного періоду часу файлів, важливих для ваших ділових операцій і дотримання вимог законодавства, якщо ці файли не потребують можливості швидкого отримання та постійного доступу.

Інсталювавши обидві системи, ви забезпечите найнадійніший захист своїх файлів. 

Dropbox Backup — найпростіший спосіб зберегти файли на майбутнє. Ваші файли, папки та документи безпечно зберігатимуться у вашій обліковці Dropbox, де ви зможете отримати доступ до них у будь-який час і в будь-якому місці — навіть протягом багатьох років.

Dropbox Backup — ідеальне рішення для резервного копіювання й архівування

Dropbox Backup дозволяє автоматично створювати резервні копії ваших файлів у хмарі, щоби ви могли швидко й безперешкодно відновити свої дані після будь-яких непередбачуваних ситуацій.