Säkerhetskopiera eller arkivera: vilket är bäst?

Det värsta har hänt – du har av misstag rensat din dator och blivit av med alla dina viktiga filer. I det här skedet vill du antagligen inte höra snusförnuftiga kommentarer om att du borde haft ett säkerhetskopierings- eller arkivsystem på plats.

Du kanske undrar vilken skillnaden är mellan en säkerhetskopia och ett arkiv. De är båda lagringsutrymmen för data, eller hur? Det stämmer. Men de har olika syften och det finns ett antal viktiga skillnader att lyfta fram. Enkelt uttryckt:

• En säkerhetskopia är en kopia av data som används för att återställa eller återskapa dessa data om de skulle skadas, förloras eller försvinna
• Ett arkiv är en förvaringsplats för långsiktig datalagring som vanligtvis används för att uppfylla retentionskrav i efterlevnadssyfte

Innan vi förklarar den bästa strategin för att skydda och lagra dina data vill vi förklara vad vi menar med ”säkerhetskopiering” och ”arkiv” mer detaljerat.

Vad är en ”säkerhetskopia” egentligen?

”Säkerhetskopiering” är processen när du skapar en kopia (eller flera kopior) av en datakälla, till exempel ett dokument, en fil, en mapp eller ett system, så att dessa data kan återställas och återskapas om de förloras, skadas eller försvinner.

Det är viktigt att säkerhetskopian existerar bredvid den primära datakällan – den ursprungliga filen eller mappen tas inte bort eller ersätts av säkerhetskopian.

I slutändan är syftet med en säkerhetskopia att hjälpa dig att återställa dina filer till det skick de existerade i före en ett eventuellt problem med dataförlust skulle uppstå.

Säkerhetskopior kan skapas manuellt med lokala säkerhetskopieringsmetoder som externa hårddiskar. En alternativ och snabbare, säkrare och mer bekväm lösning är automatisk säkerhetskopiering till molnet.

Istället för att du schemalägger säkerhetskopior med jämna mellanrum kommer molntjänster som Dropbox Backup automatiskt att säkerhetskopiera dina filer när ändringar görs i originalinformationen.

Då ska du använda säkerhetskopiering

Säkerhetskopiering rekommenderas för både personliga och arbetsrelaterade filer – särskilt sådana som är oersättliga om de går förlorade. En säkerhetskopieringsstrategi ger ett värdefullt skyddsnät och bör spela en viktig roll i alla slags katastrofåterställningsplaner.

Helst bör du säkerhetskopiera hela datorn. Det finns emellertid ett antal specialfall där säkerhetskopiering av enskilda filer är den mest fördelaktiga lösningen, nämligen:

• Filer som regelbundet revideras eller samarbetsprojekt där tidigare versioner av filer kan behöva återställas vid ett senare tillfälle, till exempel webbutvecklings- och videoredigeringsinnehåll
• Filer som redigeras på flera enheter, särskilt om de är länkade till säkerhetskopiering i molnet (i motsats till lokal säkerhetskopiering)
• När filsäkerheten är av största vikt – molnsäkerhetskopiering ger det bästa skyddet mot maskinvarufel, ransomware och IT-attacker

... och vad menas med ”arkiv”?

Säkerhetskopior är mer aktiva utrymmen för data som uppdateras ofta, medan arkiv enbart är till för långsiktig lagring av data.

När en fil har arkiverats kan du ta bort originalversionen om du vill eller behöver. Vanligtvis skickas endast data som inte behöver nås regelbundet till ett arkiv – detta kan till exempel vara avtal som innehåller känsliga data och register över finansiella transaktioner.

Arkiv är i huvudsak till för historiska data, och där kan dokument och filer som inte är väsentliga för din dagliga affärsverksamhet lagras.

Då ska du använda arkivering

Huvudanvändningsområdet för ett dataarkiv är långvarig lagring av filer som är oersättliga och behöver sparas, men som inte behöver revideras eller nås så ofta.

Du kan använda arkivering för data som har nått en viss ålder eller har varit inaktiva ett tag. När du markerar ett projekt som slutfört ska de data som skapats under hela projektet skickas till ett arkiv i stället för ett säkerhetskopieringssystem. 

Detta kommer att frigöra utrymme i ditt primära lagringssystem, men låter dig också återställa dessa data om och när du skulle behöva det i framtiden. 

Sammanfattningsvis kan du med dataarkivering:

• Uppvisa efterlevnad av policyer och föreskrifter för informationsretention
• Skapa ett permanent register över viktig affärskommunikation, till exempel juridiska dokument och korrespondens
• Få tillgång till viktiga historiska data som du kan behöva för att lösa tvister eller hantera förfrågningar som rör affärsverksamheten, avtal, finansiella transaktioner etc.

Vad är det för skillnad på säkerhetskopiering och arkivering?

Säkerhetskopiering och arkivering skapar båda ett utrymme för lagring av data så att de kan återställas i framtiden – och det är ungefär här likheterna tar slut. 

Det finns ett antal skillnader mellan säkerhetskopiering och arkivering, inklusive deras primära syften och hur de fungerar.

Så vad ska du välja?

Hur robust du än tycker att din nuvarande filhanteringsstrategi är kan det bästa sättet att skydda dina viktiga filer vara att ha en säkerhetskopieringslösning och ett arkiv på plats.

• Använd din säkerhetskopieringslösning för aktuella och aktiva data som behöver skydd mot oavsiktlig eller skadlig förlust, men som också måste kunna nås och/eller återställas snabbt
• Använd ditt arkiv för att på obestämd tid spara filer som är viktiga för affärsverksamheten och den juridiska efterlevnaden, och som måste vara enkla att hämta – men som inte behöver vara tillgängliga hela tiden

Genom att ha båda alternativ på plats får du det mest robusta skyddet för dina filer. 

Dropbox Backup är det enklaste sättet att framtidssäkra dina filer. Förvara de filer, mappar och dokument du säkerhetskopierar tryggt i ditt säkerhetskopieringskonto. Du kan komma åt dem när det behövs – också många år in i framtiden.

Dropbox Backup: den perfekta säkerhetskopierings- och arkiveringslösningen

Dropbox Backup gör det enkelt att säkerhetskopiera dina filer automatiskt till molnet så att du snabbt och smidigt kan hantera allt som kan hända i livet.