Sikkerhetskopi eller arkivering? Hva bør du gjøre?

Det verste har skjedd – du har ved et uhell slettet alt på datamaskinen og har mistet alle viktige filer. På dette tidspunktet er du sannsynligvis lei av å høre at du burde ha hatt et sikkerhetskopierings- eller arkivsystem på plass.

Du lurer kanskje på hva forskjellen er mellom en sikkerhetskopi og et arkiv. De er begge lagringsplasser for data, ikke sant? Vel, ja. Men de tjener forskjellige formål, og det er noen viktige forskjeller å gjøre. Enkelt sagt:

• En sikkerhetskopi er en kopi av data som brukes til å gjenopprette eller gjenopprette disse dataene hvis de skulle bli skadet, tapt eller ødelagt
• Et arkiv er et depot for langsiktig datalagring, vanligvis brukt for å tilfredsstille krav til informasjonslagring og overholdelse

Før vi forklarer den beste strategien for å beskytte og lagre dataene dine, la oss forklare hva vi mener med «sikkerhetskopiering» og «arkivering»arkivering mer detaljert.

Hva er så en «sikkerhetskopiering»?

«Sikkerhetskopiering» er prosessen med å lage en kopi (eller flere kopier) av en datakilde – for eksempel et dokument, fil, mappe eller system – slik at disse dataene kan gjenopprettes i tilfelle de går tapt, skades, eller blir ødelagt.

Viktigere er at sikkerhetskopien eksisterer ved siden av den primære datakilden – den opprinnelige filen eller mappen blir ikke slettet eller erstattet av sikkerhetskopien.

Til syvende og sist er formålet med en sikkerhetskopi å hjelpe deg med å returnere filene dine til tilstanden de eksisterte i før et datatap.

Sikkerhetskopiering kan utføres manuelt med lokale sikkerhetskopieringsmetoder som eksterne harddisker. Alternativt er den raskere, tryggere og mer praktiske løsningen automatisk sikkerhetskopiering av nettskyen.

I stedet for å planlegge sikkerhetskopier med jevne mellomrom, vil nettskytjenester som Dropbox Backup automatisk sikkerhetskopiere filene dine når det gjøres endringer i de originale dataene.

Når du skal bruke en sikkerhetskopi

Sikkerhetskopier anbefales for både personlige og profesjonelle filer – spesielt de som ville være uerstattelige hvis de går tapt. Å ha en sikkerhetskopi-strategi gir et verdifullt sikkerhetsnett og bør spille en viktig rolle i enhver katastrofegjenopprettingsplan.

Ideelt sett bør du sikkerhetskopiere hele datamaskinen. Det er imidlertid noen spesifikke tilfeller der en sikkerhetskopi vil være mest fordelaktig, nemlig:

• Filer som regelmessig revideres, eller samarbeidsprosjekter der tidligere versjoner av filer kan trenge å gjenopprettes på et senere tidspunkt – for eksempel nettutvikling og videoredigering
• Filer som jobbes med på tvers av flere enheter, spesielt når de er koblet til nettskysikkerhetskopiering (i motsetning til lokal sikkerhetskopiering)
• Når sikkerheten til filer er viktig – nettskysikkerhetskopiering gir den beste beskyttelsen mot maskinvarefeil, løsepengeprogramvare og cyberangrep

… og hva mener du med et «arkiv»?

Mens sikkerhetskopier er mer aktive steder for data som oppdateres ofte, er arkiver utelukkende for langsiktig oppbevaring av data.

Når en fil er arkivert, kan du slette den opprinnelige versjonen hvis du vil eller trenger det. Vanligvis sendes bare data som du ikke trenger å få tilgang til regelmessig til et arkiv – forestill deg kontrakter som inneholder sensitive data og registreringer av økonomiske transaksjoner.

Arkiver er i hovedsak depoter for historiske data, der dokumenter og filer som ikke er avgjørende for din daglige forretningsdrift, kan lagres.

Når du skal bruke et arkiv

Hovedbruken for et dataarkiv er for langsiktig lagring av filer som er uerstattelige og må lagres, men som ikke trenger å revideres eller åpnes veldig ofte.

Du kan bruke et arkiv for data som har nådd en viss alder eller har vært inaktive en stund. Når du merker et prosjekt som fullført, bør dataene som er opprettet gjennom prosjektet sendes til et arkiv i stedet for et sikkerhetskopisystem. 

Dette vil frigjøre plass i ditt primære lagringssystem, men også tillate deg å gjenopprette disse dataene hvis og når du trenger det i fremtiden. 

Oppsummert lar et dataarkiv deg:

• Demonstrere samsvar med retningslinjer og forskrifter for oppbevaring av informasjon
• Lage en permanent oversikt over viktig forretningskommunikasjon, for eksempel juridiske dokumenter og korrespondanse
• Få tilgang til viktige historiske data som du kan trenge for å løse tvister eller forespørsler knyttet til virksomheten din, kontrakter, økonomiske transaksjoner osv.

Hva er forskjellen mellom sikkerhetskopier og arkiver?

Sikkerhetskopier og arkiver gir begge en plass for lagring av data slik at de kan gjenopprettes i fremtiden – og det handler om likheter. 

Det er en rekke forskjeller mellom sikkerhetskopier og arkiver, inkludert deres primære formål og hvordan de fungerer.

Så hvordan gjør du det?

Uansett hvor robust du tror din nåværende filbehandlingsstrategi er, er den beste måten å beskytte viktige filer på å ha en sikkerhetskopiløsning og et arkiv på plass.

• Bruk sikkerhetskopieringsløsningen din for gjeldende og aktive data som trenger beskyttelse mot utilsiktet eller ondsinnet tap, men som du også må få tilgang til og/eller gjenopprettes raskt
• Bruk arkivet ditt til å beholde filer på ubestemt tid som er avgjørende for virksomheten din og overholdelse av lover, og som må være enkle å innhente – men trenger ikke være tilgjengelige hele tiden

Ved å ha begge deler vil du ha den mest robuste beskyttelsen for filene dine. 

Dropbox Backup er den enkleste måten å fremtidssikre filene dine på. Filene, mappene og dokumentene dine vil være sikret i Dropbox-kontoen din, hvor du kan få tilgang til dem når og hvor du måtte trenge dem – selv om det ligger mange år i fremtiden.

Dropbox Backup: den ideelle løsningen for sikkerhetskopiering og arkivering

Dropbox Backup gjør det enkelt å sikkerhetskopiere filene dine til skyen automatisk, slik at du raskt og smidig kan gjenopprette fra uansett hvilke problemer du måtte stå overfor.