Katastrofen er sket – du har ved en fejl slettet hele din computer og mistet alle dine vigtige filer. Lige nu er du sikkert træt af at få at vide, at du skulle have haft et sikkerhedssystem i form af en databackup eller et dataarkiv.

Du undrer dig måske over, hvad forskellen er mellem en backup og et arkiv. Begge dele er vel lagerplads til data, ikke? Jo, det er rigtigt nok. Men de har forskellige formål, og der er nogle vigtige forskelle at holde sig for øje. Kort sagt:

En backup er en kopi af data, som bruges til at gendanne eller genskabe dataene, hvis de skulle blive gå tabt eller blive beskadiget eller ødelagt.
Et arkiv er et fildepot til langsigtet datalagring, der typisk bruges for at opfylde krav til opbevaring af oplysninger og compliance.

Før vi fortæller om den bedste strategi til beskyttelse og lagring af dine data, vil vi lige sætte lidt flere ord på, hvad vi mener med "backup" og "arkiv".

Filer sikkerhedskopieres sikkert til skyen.

Hvad er en "backup" egentlig?

"Backup" er en proces, hvor der oprettes en eller flere kopier af en datakilde – f.eks. et dokument, en fil, en mappe eller et system – så disse data kan gendannes og genskabes, hvis de går tabt eller bliver beskadiget eller ødelagt.

Det er vigtigt, at backuppens sikkerhedskopi findes parallelt med den primære datakilde – originalfilen eller -mappen bliver ikke slettet eller erstattet af backuppen.

I sidste ende er formålet med en backup at hjælpe dig med at få dine filer tilbage i den form, de havde før datatabet opstod.

Backups kan udføres manuelt med lokale backupmetoder, for eksempel med eksterne harddiske. Den alternative løsning, som er hurtigere, nemmere og mere sikker, er automatisk cloudbaseret backup.

I stedet for, at du skal planlægge regelmæssige backups, sikkerhedskopierer tjenester som Dropbox Backup automatisk dine filer, når der sker ændringer i de oprindelige data.

Hvornår skal man bruge en backup?

Backup anbefales til både personlige og professionelle filer – især filer, der er uerstattelige, hvis de går tabt. At have en backupstrategi giver et værdifuldt sikkerhedsnet og bør spille en vigtig rolle i enhver datasikkerhedsplan.

Ideelt set bør du tage backup af hele din computer. Der er dog nogle specifikke tilfælde, hvor en backup er særligt gavnlig. Disse er:

Filer, der ændres hyppigt, eller samarbejdsprojekter, hvor tidligere versioner af filer eventuelt skal gendannes på et senere tidspunkt – f.eks. ved webudvikling og videoredigering
Filer, der arbejdes på på tværs af flere enheder, især når de er knyttet til cloudbaseret backup (i modsætning til lokal backup)
Når filernes sikkerhed er altafgørende – cloudbaseret backup giver den bedste beskyttelse mod hardwarenedbrud, ransomware og cyberangreb

Person, der planlægger, hvordan filer skal beskyttes mod et cyberangreb.

... og hvad mener I med et "arkiv"?

Mens backups udgør mere aktive områder til data, der opdateres ofte, er arkiver udelukkende til langsigtet opbevaring af data.

Når en fil er arkiveret, kan du slette originalversionen, hvis du vil, eller det er nødvendigt. Typisk er det kun data, der ikke skal tilgås regelmæssigt, der sendes til et arkiv – f.eks. kontrakter, der indeholder følsomme data, og bankposteringer.

Arkiver kan betragtes som opbevaringsarkiver til historiske data, hvor du kan gemme dokumenter og filer, der ikke er vigtige for din daglige forretningsdrift.

Hvornår skal man bruge et arkiv?

Det væsentligste formål med et dataarkiv er langsigtet opbevaring af filer, der ikke kan erstattes og skal gemmes, men som det ikke er nødvendigt at opdatere eller tilgå særlig ofte.

Du kan bruge et arkiv til data, der har nået en vis alder eller har været inaktive i et stykke tid. Når du markerer et projekt som fuldført, skal de data, der er blevet skabt i løbet af projektet, sendes til et arkiv i stedet for et backupsystem.

Dette giver mere plads i dit primære lagringssystem, men giver dig også mulighed for at gendanne disse data, hvis du får brug for dem i fremtiden.

I hovedpunkter giver et dataarkiv dig mulighed for at:

Vise, at I overholder politikker og regler for opbevaring af oplysninger
Skabe et permanent arkiv med vigtig virksomhedskommunikation, f.eks. juridiske dokumenter og korrespondance
Have adgang til historiske data, som kan være nødvendige i forbindelse med tvister eller forespørgsler vedrørende jeres virksomhedsdrift, kontrakter, finansielle transaktioner osv.

Hvad er forskellen mellem backups og arkiver?

Backups og arkiver udgør begge et sted til lagring af data, så dataene kan gendannes i fremtiden – og det er det eneste, de har til fælles.

Der er en række forskelle mellem backups og arkiver, f.eks. deres primære formål og hvordan de fungerer.

Backups	Arkiver
Velegnet til kort- og langtidslagring	Kun egnet til lagring af data over en længere periode
Anbefales til filer og mapper, der er aktive, og som bliver ændret og tilgået ofte	Anbefales til filer og mapper, der skal bevares, men som ikke behøver at blive tilgået særlig ofte
Hastigheden er afgørende, da backups og gendannelse af data skal hurtigt	Hastigheden er mindre vigtig
Der oprettes flere kopier af filer for at sikre, at tidligere versioner kan gendannes, hvis det er nødvendigt	Der er typisk kun én kopi af en fil, der ikke kan ændres, når den først er arkiveret
Bruges til at gendanne og genskabe tidligere versioner af data, efter en eller flere filer er gået tabt eller blevet beskadiget eller overskrevet	Bruges til at hente data, der ikke er blevet ændret, siden de oprindeligt blev gemt i arkivet

Så hvad skal du gøre?

Uanset hvor robust du mener, at din nuværende filhåndteringsstrategi er, giver det den bedste beskyttelse af dine vigtige filer at have både en backupløsning og et arkiv.

Brug din backupløsning til opdaterede og aktive data, der skal beskyttes mod datatab som følge af utilsigtede hændelser eller bevidst ondsindede databrud, men som også skal kunne tilgås eller gendannes hurtigt
Brug dit arkiv til at langtidsopbevaring af filer, der er vigtige for din virksomheds drift og lovmæssig compliance, og som skal være nemme at få fat på – uden at de behøver at være tilgængelige hele tiden

Det giver dig den mest robuste beskyttelse af dine filer at have begge dele.

Dropbox Backup er den nemmeste måde at fremtidssikre dine filer på. Dine filer, mapper og dokumenter er i sikkerhed på din Dropbox-konto, hvor du kan få adgang til dem, når du har brug for dem – også selvom det først er om mange år.

Skærmbillede af en bruger, der laver backup af flere enheder med Dropbox Backup.

Dropbox Backup: den ideelle backup- og arkivløsning

Med Dropbox Backup er det nemt at sikkerhedskopiere dine filer automatisk til skyen, så du hurtigt og problemfrit kan komme til hægterne igen, uanset hvad der sker.

Sikkerhedskopiering vs. arkivering: Hvad skal man vælge?