Backup e archiviazione: cosa fare?

Qual è il modo migliore per memorizzare e proteggere i file: backup o archivio? Confronta questi metodi di gestione dei dati.

Persona seduta a una scrivania con un laptop aperto, mentre decide se eseguire il backup dei file o archiviarli.

Il peggio è accaduto: hai accidentalmente eseguito la cancellazione dei dati del computer e hai perso tutti i tuoi file più importanti. A questo punto, probabilmente non ne puoi più di sentirti dire che avresti dovuto eseguire il backup dei tuoi dati o avere un sistema di archiviazione.

Ti starai chiedendo che differenza ci sia tra un backup e un archivio. Sono entrambi spazi di archiviazione per i dati, giusto? Beh, sì. Ma hanno scopi diversi ed è necessario fare alcune distinzioni. In parole semplici:

  • Un backup è una copia dei dati usati per ripristinare o recuperare dati danneggiati, persi o corrotti
  • Un archivio è un repository per l'archiviazione di dati a lungo termine, in genere usato per soddisfare requisiti specifici di conservazione delle informazioni e per motivi di conformità

Prima di parlare della strategia migliore per proteggere e archiviare i tuoi dati, spieghiamo cosa intendiamo con "backup" e "archivio" in modo più dettagliato.

File di cui è stato eseguito il backup in modo sicuro nel cloud.

Cos'è esattamente un "backup"?

"Backup" è il processo di creazione di una copia (o più copie) di un'origine di dati, come un documento, un file, una cartella o un sistema, per poter ripristinare e recuperare i dati in caso di perdita, danneggiamento o corruzione.

È importante notare che il backup esiste accanto all'origine di dati primaria: il file o la cartella originale non viene eliminato o sostituito dalla copia di backup.

In definitiva, lo scopo di un backup è quello di aiutarti a riportare i tuoi file allo stato in cui si trovavano prima di un evento di perdita di dati.

I backup possono essere eseguiti manualmente con metodi di backup locali, ad esempio dischi rigidi esterni. In alternativa, la soluzione più veloce, sicura e comoda è il backup nel cloud automatico.

Invece di pianificare backup a intervalli regolari, i servizi cloud come Dropbox Backup eseguiranno il backup dei file automaticamente quando vengono effettuate modifiche ai dati originali.

Quando usare un backup

I backup sono consigliati per i file personali e professionali, soprattutto per quelli insostituibili qualora venissero persi. Disporre di una strategia di backup significa avere una rete di sicurezza preziosa e una solida base su cui contare nell'ambito di qualsiasi piano di ripristino di emergenza.

Idealmente, dovresti eseguire il backup di tutto il computer. Tuttavia, in alcuni casi specifici, il backup sarebbe più vantaggioso, tra cui:

  • I file che vengono rivisti regolarmente o i progetti di collaborazione in cui potrebbe essere necessario recuperare versioni precedenti dei file, quali di sviluppo web o editing video
  • I file che vengono gestiti su più dispositivi, soprattutto se collegati a un backup nel cloud (rispetto al backup locale)
  • Quando la sicurezza dei file è fondamentale: il backup nel cloud fornisce la miglior protezione da guasti hardware, ransomware e attacchi informatici
Persona che pianifica come proteggere i suoi file da un attacco informatico.

… e cosa si intende con "archivio"?

Se da un lato i backup sono spazi più attivi per dati che vengono aggiornati di frequente, gli archivi sono adatti alla conservazione di dati a lungo termine.

Una volta archiviato un file, puoi eliminare la versione originale, se lo desideri o qualora fosse necessario. In genere, vengono spostati in un archivio solo i dati a cui non è necessario accedere regolarmente, come i contratti che contengono informazioni riservate e i record delle transazioni finanziarie.

Fondamentalmente, gli archivi sono repository di dati storici, in cui archiviare i documenti e i file non essenziali per le attività di business quotidiane.

Quando usare un archivio

Lo scopo principale di un archivio di dati è l'archiviazione a lungo termine di file insostituibili e che necessitano di essere salvati, ma a cui non è necessario accedere spesso per rivederli.

Puoi usare un archivio per i dati memorizzati da molto tempo o rimasti inattivi per un determinato periodo. Quando contrassegni un progetto come completato, i dati creati nell'ambito del progetto dovrebbero essere inviati a un archivio anziché a un sistema di backup. 

Questa operazione libererà spazio nel sistema di archiviazione principale, ma ti consentirà anche di recuperare questi dati se e quando necessari in futuro. 

In breve, un archivio di dati ti consente di:

  • Dimostrare la conformità ai criteri e alle normative di conservazione delle informazioni
  • Creare un record permanente delle comunicazioni di business più importanti, come i documenti legali e la relativa corrispondenza
  • Accedere a dati storici importanti di cui potresti aver bisogno per risolvere controversie o indagini relativi alle operazioni di business, ai contratti, alle transazioni finanziarie, ecc.

Che differenza c'è tra backup e archivi?

Hanno un elemento in comune: entrambi forniscono uno spazio di archiviazione dei dati, che potranno essere recuperati in un secondo momento. 

Presentano però anche molte differenze, soprattutto in relazione al loro scopo principale e alla modalità di funzionamento.

Backup

Archivi

Adatto per archiviazioni a breve e lungo termine

Adatto solo per l'archiviazione di dati a lungo termine

Consigliato per file e cartelle attivi, in continua evoluzione e a cui è necessario accedere regolarmente

Consigliato per file e cartelle che devono essere conservati, ma a cui non è necessario accedere molto spesso

La velocità è fondamentale per completare i backup e recuperare i dati rapidamente

La velocità è meno importante

Crea più copie dei file per garantire che le versioni precedenti possano essere recuperate, se necessario

In genere una sola copia di un file, che non può essere alterata o modificata una volta archiviata

Usato per ripristinare e recuperare versioni precedenti di dati in seguito alla perdita, al danneggiamento o alla sovrascrittura dei file originali

Usato per recuperare i dati non modificati dalla loro memorizzazione originale nell'archivio

Quindi cosa dovrei scegliere?

A prescindere dalla solidità della tua strategia di gestione dei file, il modo migliore per proteggere i tuoi file importanti è disporre di una soluzione di backup e archivio.

  • Usa la tua soluzione di backup per i dati correnti e attivi che necessitano di protezione da perdite accidentali o dannose, ma a cui è anche necessario accedere e/o che devono essere recuperati rapidamente
  • Usa il tuo archivio per conservare a tempo indeterminato i file fondamentali per le tue operazioni di business e per la conformità legale, che devono essere ripristinati facilmente, ma a cui non è necessario accedere spesso

Con entrambi, i tuoi file potranno disporre della massima protezione. 

Dropbox Backup è il modo migliore per rendere i tuoi file "a prova di futuro". File, cartelle e documenti saranno protetti nel tuo account Dropbox, dove potrai accedervi in qualsiasi momento e quando necessario, anche a distanza di anni.

Screenshot di un utente che esegue il backup di più dispositivi con Dropbox Backup.

Dropbox Backup: la soluzione ideale di backup e archiviazione

Dropbox Backup semplifica il backup automatico dei file su cloud, per consentirti di ripristinare in modo semplice e veloce tutti i tuoi file, qualunque situazione si presenti.

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