Kopia zapasowa czy archiwum: którą opcję wybrać?

Stało się najgorsze – zdarzyło Ci się przypadkowo wyczyścić komputer, w wyniku czego przepadły wszystkie Twoje ważne pliki. W tym momencie pewnie masz już dość słuchania, że należało wprowadzić system tworzenia kopii zapasowych lub archiwizacji danych.

Być może zastanawiasz się, jaka jest różnica między kopią zapasową a archiwum. Jedno i drugie to miejsca do przechowywania danych, prawda? Ogólnie rzecz ujmując, tak. Służą jednak różnym celom. Warto wiedzieć, jakim. W skrócie:

• Kopia zapasowa to kopia danych używana do przywrócenia lub odzyskania tych danych w przypadku ich uszkodzenia lub utraty.
• Archiwum to magazyn do długoterminowego przechowywania danych, zwykle używany w celu spełnienia wymagań dotyczących przechowywania informacji i zgodności z przepisami.

Zanim przedstawimy najlepszą strategię w zakresie ochrony i przechowywania danych, wyjaśnijmy bardziej szczegółowo, co rozumiemy pod pojęciami „kopia zapasowa” i „archiwum”.

Czym właściwie jest „kopia zapasowa”?

Termin „kopia zapasowa” odnosi się do procesu tworzenia co najmniej jednej kopii źródła danych, np. dokumentu, pliku, folderu lub systemu, w celu umożliwienia przywrócenia i odzyskania tych danych w przypadku utraty lub uszkodzenia.

Co ważne, kopia zapasowa funkcjonuje równolegle z pierwotnym źródłem danych — oryginalny plik lub folder nie jest usuwany ani zastępowany przez kopię zapasową.

Celem tworzenia kopii zapasowej jest pomoc w przywróceniu plików do stanu, w jakim znajdowały się przed utratą danych.

Kopie zapasowe można wykonywać ręcznie za pomocą lokalnych metod tworzenia kopii zapasowych takich jak zewnętrzne dyski twarde. Szybszym, bezpieczniejszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest jednak automatyczne tworzenie kopii zapasowych w chmurze.

Zamiast planować tworzenie kopii zapasowych w regularnych odstępach czasu, usługi chmurowe takie jak Dropbox Backup będą automatycznie tworzyć kopie zapasowe plików, gdy w oryginalnych danych zostaną wprowadzone jakiekolwiek zmiany.

Kiedy należy korzystać z kopii zapasowej

Kopie zapasowe są zalecane zarówno w przypadku plików osobistych, jak i służbowych – zwłaszcza tych najważniejszych. Strategia w zakresie tworzenia kopii zapasowych stanowi cenne zabezpieczenie i powinna odgrywać ważną rolę w każdym planie odzyskiwania danych po awarii.

Najlepiej jest wykonać kopię zapasową całego komputera. Istnieją jednak pewne przypadki, w których kopia zapasowa jest szczególnie zalecana, a mianowicie:

• Pliki, które są regularnie modyfikowane, lub projekty obejmujące współpracę, w przypadku których może zaistnieć potrzeba odzyskania poprzednich wersji plików na późniejszym etapie, np. związane z tworzeniem stron internetowych i edycją filmów.
• Pliki, nad którymi pracuje się na wielu urządzeniach — w tym przypadku zdecydowanie lepiej jest skorzystać z kopii zapasowej w chmurze niż z kopii lokalnej.
• Gdy bezpieczeństwo plików jest najważniejsze — kopia zapasowa w chmurze zapewnia najlepszą ochronę w przypadku awarii sprzętu, a także przed oprogramowaniem ransomware i cyberatakami.

Jak należy rozumieć termin „archiwum”?

Podczas gdy kopie zapasowe stanowią bardziej aktywną przestrzeń na dane, które są często aktualizowane, archiwa służą wyłącznie do długoterminowego przechowywania danych.

Po zarchiwizowaniu pliku w razie potrzeby można usunąć jego oryginalną wersję. Zazwyczaj do archiwum przenosimy tylko te dane, do których nie musimy regularnie uzyskiwać dostępu, np. umowy zawierające dane wrażliwe czy zapisy transakcji finansowych.

Archiwa to zasadniczo repozytoria danych historycznych służące do przechowywania dokumentów i plików, które nie są niezbędne w codziennej działalności firmy.

Kiedy należy korzystać z archiwum

Głównym zastosowaniem archiwum danych jest długoterminowe przechowywanie najważniejszych plików, które trzeba zachować, ale których nie trzeba zbyt często używać.

Możesz użyć archiwum w przypadku danych, które osiągnęły określony wiek lub od jakiegoś czasu są nieaktywne. Po oznaczeniu projektu jako zakończonego dane utworzone w trakcie jego trwania należy przesłać do archiwum, a nie do systemu kopii zapasowych. 

Spowoduje to zwolnienie miejsca w głównym systemie pamięci masowej, ale także umożliwi odzyskanie tych danych, jeśli będą one potrzebne w przyszłości. 

Podsumowując, archiwum danych pozwala:

• Wykazać zgodność z zasadami i przepisami dotyczącymi przechowywania informacji.
• Utworzyć trwały rejestr ważnych informacji biznesowych, takich jak dokumenty prawne czy korespondencja.
• Uzyskiwać dostęp do ważnych danych historycznych, które mogą być potrzebne do rozstrzygania sporów lub zapytań dotyczących operacji biznesowych, umów, transakcji finansowych itp.

Jaka jest różnica między kopiami zapasowymi a archiwami?

Zarówno kopie zapasowe, jak i archiwa zapewniają miejsce do przechowywania danych, tak aby można je było odzyskać w przyszłości — i to tyle, jeśli chodzi o podobieństwa. 

Istnieje wiele różnic między kopiami zapasowymi a archiwami, w tym ich podstawowe cele i sposób działania.

Z którego rozwiązania mam skorzystać?

Niezależnie od tego, jak solidna jest Twoja obecna strategia zarządzania plikami, najlepszym sposobem ochrony ważnych plików jest wprowadzenie rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych oraz archiwum.

• Korzystaj z rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych w przypadku bieżących i aktywnych danych, które wymagają ochrony przed przypadkową lub złośliwą utratą, ale także muszą być łatwo dostępne i możliwe do szybkiego odzyskania.
• Korzystaj z archiwum do długoterminowego przechowywania plików, które są istotne dla działalności biznesowej i zapewnienia zgodności z przepisami oraz muszą być łatwe do odzyskania, ale nie muszą być dostępne przez cały czas.

Wdrażając oba te rozwiązania, zapewnisz najsolidniejszą ochronę swoich plików. 

Dropbox Backup to najprostszy sposób na zabezpieczenie plików na przyszłość. Twoje pliki, foldery i dokumenty będą bezpiecznie przechowywane na koncie Dropbox, z poziomu którego będziesz mieć do nich dostęp zawsze i wszędzie, nawet za wiele lat.

Dropbox Backup: idealne rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych i archiwizacji

Dropbox Backup ułatwia automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików w chmurze, dzięki czemu możesz szybko i płynnie odzyskać dane w sytuacji awaryjnej.