Säkerhetskopiering med långsiktig lagring: Behöver ditt företag det?

Att hantera data kan vara en utmaning. Hur kan vi allteftersom datalagringstekniken fortsätter att utvecklas se till att våra filer är lätta att hitta, öppna och använda under många år framöver? Svaret på den frågan kan vara säkerhetskopiering med långsiktig lagring.

Rader av pappersdokument i mappar organiserade i fack.

En långsiktig lagring av dina säkerhetskopierade data bör vara en viktig del av företagets planer för cybersäkerhet och katastrofåterställning. 

Du kan inte alltid förutsäga när du kommer att behöva få åtkomst till en fil, mapp eller ett dokument som det var länge sedan du använde. Genom att säkerhetskopiera med långsiktig lagring kan du alltid känna dig trygg med att dina data är skyddade och kan återställas.

Vad är säkerhetskopiering med långsiktig lagring?

Säkerhetskopiering med långsiktig lagring är en strategi för att permanent och beständigt lagra de data som du har säkerhetskopierat.

Det här är något annat än de snabba filåterställningslösningar som ofta erbjuds med molnlagringstjänster. Molnlagring kan rekommenderas för katastrofåterställning efter händelser som oavsiktligt raderade filer eller skadade data. 

Om du istället använder säkerhetskopiering med långsiktig lagring kan du komma åt dina filer många år efter att du säkerhetskopierade dem. Därför kallas tjänsten ofta kort och gott ”långsiktig datalagring”.

Det är värt att notera att säkerhetskopiering med långsiktig lagring inte är samma sak som dataarkivering:

  • Säkerhetskopior är kopior av data som du med jämna mellanrum behöver komma åt.
  • Arkiv används för att lagra viktiga data som du behöver behålla men inte behöver använda eller revidera så ofta
En mobiltelefonanvändare öppnar filer som har säkerhetskopierats i en mapp med namnet Familjeresor.

Vad du behöver tänka på vid säkerhetskopiering med långsiktig lagring

Den lagringslösning du väljer måste vara kostnadseffektiv och prisvärd. Det betyder inte att du måste välja det billigaste alternativet. Varför köpa en bunt billiga CD-skivor när du kan ha något mer skalbart, som säkerhetskopiering till molnet?

Även kompatibiliteten är viktig vid säkerhetskopiering med långsiktig lagring. Den lagringslösning du har valt för säkerhetskopiorna fungerar kanske för företaget idag, men det är inte säkert att den kommer att göra det i framtiden. Det kan hända att detta utesluter eventuella lokala lagringsalternativ. Till exempel har många moderna enheter, såsom MacBook Air, inte längre inbyggda CD- eller DVD-enheter.

Du bör dessutom endast välja lagringslösningar som är tillförlitliga och stabila. Säkerheten för ditt företags digitala data måste vara en prioritet – nöj dig inte med ett lagringssystem som är sårbart för cyberattacker, ransomware eller andra hot mot datasäkerheten.

Så lagrar du säkerhetskopierade data på lång sikt

Många lagringsenheter har genom åren blivit utdaterade. Ta till exempel disketten. Tänk om du idag hade behövt säkerhetskopiera alla dina data på disketter som bara rymmer 2 MB. Något som verkar långsiktigt har ibland en livstid som inte är längre än fem eller tio år.

Med detta i åtanke presenterar vi här några av de effektivaste lösningarna för säkerhetskopiering med långsiktig lagring som finns tillgängliga idag.

En extern hårddisk ansluten till en bärbar dator som används vid säkerhetskopiering.

USB-minnen och externa hårddiskar.

Externa hårddiskar är en väletablerad lösning för långsiktig lagring. Allt du behöver göra är att kopiera dina data till den anslutna enheten på samma sätt som du skulle kopiera en fil från en mapp till en annan.

USB-minnen och minneskort är exempel på flashlagring. De använder flashminne, vilket innebär att dina data bevaras även efter strömavbrott. Denna typ av minnen är idealiska för situationer då du snabbt behöver flytta data, särskilt i de fall det inte finns någon internetuppkoppling till hands. 

Flashminnen är förvisso relativt stabila, men de är inte de mest tillförlitliga. Externa hårddiskar håller längre och har mer kapacitet än flashbaserade enheter. Men såväl USB-minnen som hårddiskar är fysiska enheter och kan lätt gå förlorade, bli stulna eller skadade utan möjlighet till reparation. 

Fördelar

Nackdelar

Lättillgänglig och bärbar

Slits gradvis ut med varje skrivcykel

Blir allt billigare

Risk för skadade data

 

Begränsad kapacitet som inte kan skalas upp

 

En enda felpunkt

 

Stor risk för skada, förlust och stöld

I korthet är det definitivt värt det att inkludera ett USB-minne eller en extern hårddisk i dina förberedelser för akut dataåterställning. Detta bör dock kombineras med en onlinelösning med lagring på en annan fysisk plats, som säkerhetskopiering till molnet, för att hålla dina data och filer säkra långt in i framtiden.
En bild av en person som arbetar med två bärbara datorer med en datalagringsenhet emellan.

RAID-teknik

RAID står för ”Redundant Array of Independent Disks” (redundant serie av oberoende hårddiskar). Den här metoden går ut på att gruppera flera hårddiskar för att på så sätt öka lagringskapaciteten. RAID finns i olika nivåer, från 0 (för den som behöver hög hastighet) till 10 (för maximalt dataskydd).

RAID-system kan lagra säkerhetskopierade data i mycket större skala än enskilda hårddiskar. Du kan konfigurera en RAID-installation så att den fungerar som en enhet med stort lagringsutrymme eller som ett system för säkerhetskopiering i realtid. Om du använder en Mac kan du även ansluta ett RAID-system till det inbyggda säkerhetskopieringsprogrammet Time Machine.

RAID-tekniken har funnits länge, men den fungerar allra bäst för stora organisationer. Den behöver kontinuerlig hantering och underhåll och kommer därför att kräva expertis och resurser som du kanske inte har tillgång till som litet företag eller som soloprenör.

Fördelar

Nackdelar

Mer tillförlitligt än enskilda hårddiskar

En enda felpunkt

Enhetens programvara varnar om systemfel

Svårt att sätta i bruk och komplicerat att optimera

 

Kräver att företaget tillsätter specifika resurser och har egna experter

 

Passar inte så bra för mindre företag

 

Kan vara dyrt

CD-, DVD- och Blu-Ray-skivor

När det gäller lagringsfunktioner fungerar CD-skivor, DVD-skivor och Blu-Ray-skivor på ungefär samma sätt som USB-minnen. Du behöver bara sätta in din skiva i en enhet och sedan kopiera dina filer till skivan.

Dessa metoder för datalagring kan verka lite ålderdomliga. När var till exempel sista gången du faktiskt lyssnade på en CD-skiva? Trots detta är optiska skivor fortfarande ett bra alternativ för den som vill lagra säkerhetskopior under en överskådlig framtid.

Ett lagringssystem baserat på CD, DVD eller Blu-Ray kan fungera bra i årtionden om det lagras på ett säkert sätt, men de kan lätt gå sönder. Jämfört med andra lagringsmedier har de en ganska kort livslängd och begränsad kapacitet.

Allteftersom ditt småföretag växer kommer du att behöva fler och fler skivor för att lagra dina säkerhetskopior. Att hantera allt detta är mycket krävande och inte hållbart på lång sikt. Därför bör du aldrig använda optiska skivor som primär lagringslösning för säkerhetskopior.

Fördelar

Nackdelar

Förhållandevis billigt

Begränsad livslängd och kapacitet

Enkelt och okomplicerat

Data blir otillgängliga om skivorna inte kan läsas av din enhet

 

Måste förvaras på en säker plats

 

Stor risk för skada, förlust och stöld

 

En enda felpunkt

Ett Dropbox Backup-utrymme som heter Min dator med mapparna Skrivbord, Dokument och Nedladdningar.

Lagring av säkerhetskopior i molnet

Med säkerhetskopiering till molnet lagras data på en helt annan plats, i ett datacenter som tillhandahålls online av en tredjepartsleverantör. Du kan samla data från flera enheter och återställa filer när eller var de än behövs, så länge du har en internetanslutning.

Säkerhetskopiering till molnet kan ställas in så att den sker automatiskt. En ny säkerhetskopia kan skapas varje gång du ändrar dina data, utan någon manuell åtgärd. Det innebär att du kan återställa ditt system till en tidigare version av en fil – det är ingen funktion du har tillgång till när du säkerhetskopierar till ett USB-minne!

När det gäller långsiktig datalagring är säkerhetskopiering till molnet den lösning som håller längst. Många lokala lagringsalternativ, som till exempel disketter, har blivit föråldrade. I molnet finns inte denna risk för redundans, och dess tillväxt visar inga tecken på att sakta ner.

En säkerhetskopieringstjänst i molnet som Dropbox Backup, som alltid är tillgänglig, kommer att hålla dina data säkra och uppdaterade. Allt du behöver är en prenumeration – vi tar hand om alla komplexa uppgifter som felsökning och övervakning av säkerhetskopior.

Fördelar

Nackdelar

Dina data är skyddade och säkra tack vare heltäckande kryptering

Internetåtkomst krävs för att bearbeta och komma åt säkerhetskopierade data

Tillförlitligt och flexibelt

 

Lätt att komma åt dina data när och var du än behöver dem

 

Skalbart

 

Ger dig tillgång till tidigare versioner av filer om du behöver återställa ditt system till en viss tidpunkt

 

Kräver inget fysiskt medium och blir därför inte föråldrat

 

Kan ske automatiskt och i bakgrunden

 

En person lagrar filer som har säkerhetskopierats på en extern hårddisk.

Behöver mitt företag verkligen säkerhetskopiering med långsiktig lagring?

Att ha en säkerhetskopia bör vara en viktig del i alla krisplaner för dataskydd. Men att lägga ned detta arbete är meningslöst om filerna du har säkerhetskopierat bara är tillgängliga under en begränsad tid.

Du kanske tänker: ”Jag har gott om internt lagringsutrymme på min dator, så vad är problemet?” Men om den enheten kraschar eller blir stulen kan du förlora massor av viktiga data, som till exempel familjefoton som är helt oersättliga.

Det är därför du behöver säkerhetskopiering med långsiktig lagring. Säkerhetskopieringsprocessen skapar kopior av dina data som du kan använda för att återställa ditt system om något skulle gå fel. Med en långsiktig lagringslösning säkerställer du att dessa data kan hämtas efter flera år – ja, till och med årtionden.

Om du är soloprenör eller småföretagare finns det flera skäl till att säkerhetskopiering med långsiktig lagring är viktigt. Några exempel:

  • Gamla filformat kan vara inkompatibla med ny programvara, vilket gör att data kan bli oläsliga.
  • Filer kan ändras när de öppnas med ny programvara, vilket innebär att de inte längre är tillförlitliga eller att de inte går att läsa.
  • Eftersom lagringsmedier som CD-skivor och externa hårddiskar slits ut med tiden kan data gå förlorade.
  • Informationen i gamla filer som säkerhetskopieras kan vara svår att förstå om ingen stödjande dokumentation har bevarats.
  • Viktiga data kan bevaras så att de kan återställas för granskningar och juridiska förfrågningar, eller för att visa att de efterlever olika datasekretessbestämmelser.
En skärmdump av en skrivbordsmapp som väljs för säkerhetskopiering med Dropbox Backup

Håll ditt digitala liv säkert med Dropbox Backup – idag och i framtiden

Att se till att dina filer är skyddade och enkla att återställa ska inte vara en komplicerad process. 

Framtidssäkra din säkerhetskopiering med Dropbox Backup. Dropbox Backup gör det enkelt att automatiskt säkerhetskopiera dina filer till molnet så att du snabbt och smidigt kan hantera allt som kan hända i livet.

Förvara de filer, mappar och dokument du säkerhetskopierar säkert i ditt säkerhetskopieringskonto. Du kan komma åt dem när du behöver dem – många år in i framtiden.

Fortsätt precis där du slutade.

Läs mer om Dropbox Backup