พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาว: ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องใช้สิ่งนี้หรือไม่

การจัดการข้อมูลของคุณอาจเป็นเรื่องท้าทาย ในขณะที่เทคโนโลยีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลมีการพัฒนาไปอย่างต่อเนื่อง เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าไฟล์ของเราจะถูกค้นพบ เข้าถึง และใช้งานได้อีกหลายปีในอนาคต พื้นที่จัดเก็บข้อมูลระยะยาวสำหรับการสำรองข้อมูลอาจเป็นคำตอบ

แถวของเอกสารกระดาษในโฟลเดอร์ที่จัดเป็นช่องต่างๆ

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลระยะยาวของข้อมูลสำรองควรเป็นส่วนสำคัญของแผนการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์และการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติ 

คุณไม่สามารถคาดเดาได้เสมอว่าคุณจะต้องการเข้าถึงยังไฟล์ โฟลเดอร์ หรือเอกสารที่หายไปอย่างยาวนานเมื่อใด พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวช่วยให้คุณวางใจได้ว่าข้อมูลของคุณได้รับการปกป้องและสามารถกู้คืนได้

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวคืออะไร

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวเป็นกลยุทธ์สำหรับการจัดเก็บข้อมูลที่คุณสำรองไว้อย่างถาวรและต่อเนื่อง

ซึ่งแตกต่างจากโซลูชันการกู้คืนไฟล์อย่างรวดเร็วที่มักมีให้พร้อมกับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ อาจมีการแนะนำบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์สำหรับ การกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติจากเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจและความเสียหายของข้อมูล 

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวทำให้แน่ใจได้ว่าคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้อีกหลายปีหลังจากที่คุณสำรองข้อมูลไฟล์เหล่านั้นไว้ ด้วยเหตุนี้ พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวจึงถูกเรียกว่า “การเก็บรักษาข้อมูลระยะยาว” ในบางครั้ง

เป็นที่น่าสังเกตว่าพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวไม่เหมือนกับการเก็บบันทึกข้อมูลแบบถาวร ดังนี้

  • การสำรองข้อมูลคือสำเนาข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องเข้าถึงเป็นประจำ
  • ที่เก็บบันทึกแบบถาวรมีไว้สำหรับข้อมูลสำคัญที่คุณจำเป็นต้องเก็บไว้แต่ไม่จำเป็นต้องใช้หรือแก้ไขบ่อยๆ
ผู้ใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่เข้าถึงไฟล์ที่สำรองข้อมูลไว้ในโฟลเดอร์ที่ชื่อ “ทริปครอบครัว”

สิ่งที่ต้องพิจารณาด้วยพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาว

โซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลใดๆ ที่คุณเลือกควรมีความคุ้มค่าและราคาไม่แพง ซึ่งไม่ได้หมายความว่าให้เลือกใช้ตัวเลือกที่ถูกที่สุด แต่ทำไมต้องซื้อ CD ราคาถูกเป็นตั้งด้วยล่ะ ในเมื่อคุณสามารถใช้สิ่งที่ปรับขนาดได้ เช่น การสำรองข้อมูลบนคลาวด์

การใช้งานร่วมกันได้ก็มีความสำคัญเช่นกันสำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาว แม้ว่าโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองของคุณจะใช้ได้กับธุรกิจของคุณในตอนนี้ แต่อาจใช้ไม่ได้ในอนาคต ซึ่งอาจไม่ยอมรับตัวเลือกพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น อุปกรณ์ที่ทันสมัยจำนวนมาก เช่น MacBook Air ไม่มีไดรฟ์ CD-DVD ในตัวอีกต่อไป

ในทำนองเดียวกัน เลือกเฉพาะพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองที่คุณรู้ว่าไว้วางใจได้และน่าเชื่อถือ ความปลอดภัยของข้อมูลดิจิทัลของธุรกิจของคุณควรมีความสำคัญสูงสุด อย่าเสียเงินให้กับระบบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เสี่ยงต่อการโจมตีทางไซเบอร์ แรนซัมแวร์ หรือภัยคุกคามด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลอื่นๆ

วิธีจัดเก็บข้อมูลสำรองในระยะยาว

อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลจำนวนมากมีความซ้ำซ้อนเมื่อเวลาผ่านไป ลองดูแค่ฟลอปปีดิสก์ คุณนึกภาพการสำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณบนฟลอปปีดิสก์ขนาด 2 เมกะไบต์สองสามแผ่นในปัจจุบันออกไหม สิ่งที่ดูเหมือนจะใช้งานได้ระยะยาวอาจมีอายุการใช้งานเพียงห้าหรือสิบปีเท่านั้น

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ต่อไปนี้คือโซลูชันการสำรองข้อมูลระยะยาวที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดบางส่วนที่มีอยู่ในปัจจุบัน

ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกที่เสียบเข้ากับแล็ปท็อปเพื่อใช้เป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรอง

แฟลชไดรฟ์และฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก

ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเป็นโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่เป็นที่ยอมรับ ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือคัดลอกข้อมูลของคุณไปยังไดรฟ์ที่เชื่อมต่อในลักษณะเดียวกับที่คุณจะคัดลอกไฟล์จากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่ง

แฟลชไดรฟ์ เช่น USB และการ์ดหน่วยความจำ เป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบแฟลชชนิดหนึ่ง สิ่งเหล่านั้นใช้หน่วยความจำแฟลช ซึ่งหมายความว่าจะเก็บรักษาข้อมูลของคุณไว้ได้แม้ว่าคุณจะสูญเสียการจ่ายไฟก็ตาม แฟลชไดรฟ์เหมาะสำหรับการพกพาและการโอนย้ายไฟล์เมื่อไม่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ 

แม้ว่าแฟลชไดรฟ์จะค่อนข้างเสถียร แต่ก็ไม่น่าเชื่อถือมากนัก ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกมีอายุการใช้งานยาวนานกว่าและมีความจุมากกว่าแฟลชไดรฟ์ แต่เนื่องจากเป็นอุปกรณ์เชิงกายภาพ จึงอาจสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหายได้ง่ายเกินกว่าจะซ่อมแซมได้ 

ข้อดี

ข้อเสีย

พร้อมใช้งานและพกพาสะดวก

จะค่อยๆ ลดคุณภาพลงในแต่ละรอบการเขียนข้อมูล

ราคาถูกขึ้นเรื่อยๆ

ความเสี่ยงที่ข้อมูลจะเสียหาย

 

ความจุอันจำกัดที่ไม่สามารถปรับขนาดได้

 

มีจุดบกพร่องเพียงจุดเดียว

 

เสี่ยงต่อความเสียหาย การจัดเก็บผิดที่ และการโจรกรรม

โดยสรุป การรวมแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกไว้ในการเตรียมการสำหรับการกู้คืนข้อมูลในกรณีฉุกเฉินนั้นคุ้มค่าอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม ควรใช้วิธีนี้ร่วมกับโซลูชันออนไลน์แบบนอกสถานที่ เช่น การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ เพื่อให้ข้อมูลและไฟล์ของคุณปลอดภัยในอนาคต
ภาพของบุคคลกำลังทำงานด้วยแล็ปท็อปสองเครื่องโดยมีอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลอยู่ตรงกลาง

เทคโนโลยี RAID

RAID ย่อมาจาก “Redundant Array of Independent Disks” วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการจัดกลุ่มฮาร์ดไดรฟ์หลายๆ ตัวเพื่อเพิ่มความจุพื้นที่จัดเก็บข้อมูล RAID มีระดับต่างๆ ตั้งแต่ 0 (เหมาะสำหรับความเร็ว) ถึง 10 (เหมาะสำหรับการปกป้องข้อมูลสูงสุด)

ระบบ RAID สามารถจัดเก็บข้อมูลสำรองในขนาดที่ใหญ่กว่าฮาร์ดไดรฟ์แบบตัวเดียวมาก คุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่า RAID เพื่อให้ทำหน้าที่เป็นไดรฟ์ที่มีปริมาณมากขนาดใหญ่ หรือเป็นระบบสำรองข้อมูลแบบเรียลไทม์ หากคุณใช้ Mac คุณยังสามารถเชื่อมต่อระบบ RAID เข้ากับ Time Machine ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลในตัวของคุณได้อีกด้วย

เทคโนโลยี RAID มีมานานแล้ว แต่จะได้ผลดีที่สุดสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ เทคโนโลยีนี้จำเป็นต้องมีการจัดการและบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจะต้องใช้ความเชี่ยวชาญและทรัพยากรที่คุณอาจไม่มีในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก หรือในฐานะเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียว

ข้อดี

ข้อเสีย

น่าเชื่อถือมากกว่าฮาร์ดไดรฟ์แบบตัวเดียว

มีจุดบกพร่องเพียงจุดเดียว

ซอฟต์แวร์ของอุปกรณ์จะเตือนคุณเมื่อระบบทำงานล้มเหลว

ยากที่จะนำไปใช้และมีความซับซ้อนในการเพิ่มประสิทธิภาพ

 

ต้องใช้ทรัพยากรและความเชี่ยวชาญภายใน

 

ไม่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

 

อาจมีราคาแพง

แผ่น CD, DVD และ Blu-Ray

ในแง่ของความสามารถในการจัดเก็บข้อมูล แผ่น CD, DVD และ Blu-Ray นั้นทำงานในลักษณะเดียวกันกับแฟลชไดรฟ์ ทั้งหมดที่คุณต้องทำจริงๆ ก็คือใส่แผ่นดิสก์ของคุณลงในไดรฟ์ จากนั้นคัดลอกไฟล์ของคุณลงในแผ่นดิสก์

วิธีการจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้อาจดูค่อนข้างล้าสมัยไปแล้ว ลองคิดดู ครั้งสุดท้ายที่คุณฟังเพลงจาก CD จริงๆ คือเมื่อไหร่ อย่างไรก็ตาม จานแสงยังคงเป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บสำเนาสำรองของข้อมูลสำหรับอนาคตอันใกล้

ระบบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบ CD, DVD หรือ Blu-Ray สามารถทำงานได้ดีเป็นเวลาหลายสิบปีหากมีการจัดเก็บอย่างปลอดภัย แต่ก็อาจชำรุดได้ง่าย เมื่อเทียบกับสื่อจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ สิ่งเหล่านี้มีอายุการใช้งานที่ค่อนข้างสั้นและความจุที่จำกัด

เมื่อธุรกิจขนาดเล็กของคุณเติบโตขึ้น จำนวนแผ่นดิสก์ที่คุณต้องใช้สำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองจะเพิ่มขึ้น การจัดการสิ่งนี้จะเป็นเรื่องยุ่งยากและไม่ยั่งยืนในระยะยาว ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่ควรใช้จานแสงเป็นโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองหลักของคุณ

ข้อดี

ข้อเสีย

ราคาค่อนข้างถูก

อายุการใช้งานและความจุที่จำกัด

ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนและไม่ยุ่งยาก

ข้อมูลจะไม่สามารถเข้าถึงได้หากอุปกรณ์ของคุณไม่สามารถอ่านแผ่นดิสก์ได้

 

จะต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัย

 

เสี่ยงต่อความเสียหาย การจัดเก็บผิดที่ และการโจรกรรม

 

มีจุดบกพร่องเพียงจุดเดียว

พื้นที่ Dropbox Backup ที่เรียกว่าคอมพิวเตอร์ของฉันที่มีโฟลเดอร์สำหรับเดสก์ท็อป เอกสาร และการดาวน์โหลด

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองบนคลาวด์

การสำรองข้อมูลบนคลาวด์จัดเก็บข้อมูลไว้ในกลุ่มเซิร์ฟเวอร์ศูนย์ข้อมูลภายนอกที่มีการโฮสต์ออนไลน์โดยผู้ให้บริการภายนอก คุณสามารถรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ อุปกรณ์และกู้คืนไฟล์ได้ทุกที่หรือทุกเวลาที่ต้องการใช้งานไฟล์เหล่านั้น ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

คุณสามารถตั้งค่าการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ให้ทำงานโดยอัตโนมัติได้ โดยจะสามารถทริกเกอร์ข้อมูลสำรองใหม่ได้ทุกครั้งที่คุณแก้ไขข้อมูลของคุณ โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง วิธีนี้ทำให้คุณสามารถย้อนระบบของคุณกลับไปเป็นไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้ ซึ่งคุณจะทำแบบนั้นไม่ได้หากใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบแฟลช!

สำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในระยะยาว การสำรองข้อมูลบนคลาวด์คือโซลูชันที่มีพลังทนทานมากที่สุด ตัวเลือกพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในสถานที่จำนวนมาก เช่น ฟลอปปีดิสก์ นั้นล้าสมัยแล้ว คลาวด์ไม่มีความเสี่ยงที่จะเกิดความซ้ำซ้อน และการจัดเก็บข้อมูลที่เพิ่มขึ้นก็ไม่แสดงสัญญาณของการทำงานที่ช้าลง

บริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ที่ทำงานอยู่ตลอดเวลา เช่น Dropbox Backup จะรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยและเป็นปัจจุบัน ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือการสมัครสมาชิก และปล่อยให้ความซับซ้อนของการแก้ไขปัญหาและการตรวจสอบการสำรองข้อมูลเป็นหน้าที่ของเรา

ข้อดี

ข้อเสีย

ข้อมูลได้รับการปกป้องและรักษาความปลอดภัยผ่านการเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทาง

ต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อดำเนินการและเข้าถึงข้อมูลสำรอง

น่าเชื่อถือและยืดหยุ่น

 

เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการใช้งานข้อมูลนั้น

 

ปรับขนาดได้

 

ช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้หากคุณต้องการย้อนกลับระบบของคุณเมื่อใดก็ได้

 

ไม่ต้องใช้สื่อเชิงกายภาพ จึงไม่เกิดความเก่าหรือความล้าสมัย

 

สามารถทำงานอัตโนมัติและทำงานในพื้นหลังได้

 

มืออาชีพกำลังจัดเก็บไฟล์ที่สำรองข้อมูลไว้ไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก

ธุรกิจของฉันจำเป็นต้องใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวจริงๆ หรือไม่

การมีการสำรองข้อมูลควรเป็นส่วนสำคัญของแผนปกป้องข้อมูลในกรณีฉุกเฉิน แต่การทุ่มเทนี้จะไม่มีประโยชน์หากไฟล์ที่คุณสำรองข้อมูลไว้นั้นสามารถให้คุณใช้งานได้ในช่วงเวลาสั้นๆ เท่านั้น

คุณอาจกำลังคิดว่า “ฉันมีพื้นที่เก็บข้อมูลภายในบนคอมพิวเตอร์เหลือเฟือ แล้วจะมีปัญหาอะไรล่ะ” แต่ถ้าอุปกรณ์นั้นทำงานล้มเหลวหรือถูกขโมย คุณอาจสูญเสียข้อมูลสำคัญมากมาย เช่น รูปภาพครอบครัวที่ไม่สามารถแทนที่ได้

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณจำเป็นต้องใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาว กระบวนการสำรองข้อมูลจะสร้างสำเนาข้อมูลของคุณซึ่งคุณสามารถกู้คืนได้หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น โซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลระยะยาวจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลนี้สามารถเรียกคืนกลับมาได้หลังจากผ่านไปหลายปีหรือหลายสิบปี

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียวหรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวนั้นมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ตัวอย่างเช่น

  • รูปแบบไฟล์แบบเก่าอาจเข้ากันไม่ได้กับซอฟต์แวร์ใหม่ ทำให้ไม่สามารถอ่านข้อมูลได้
  • ไฟล์อาจมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อเปิดด้วยซอฟต์แวร์ใหม่ หมายความว่าจะไม่สามารถเข้าใจหรือเชื่อถือไฟล์เหล่านั้นได้อีกต่อไป
  • เนื่องจากสื่อจัดเก็บข้อมูล เช่น CD และฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกจะลดคุณภาพลง จึงมีความเป็นไปได้ที่ข้อมูลจะสูญหาย
  • ข้อมูลที่อยู่ในไฟล์เก่าที่สำรองข้อมูลไว้อาจเข้าใจได้ยากหากไม่มีเอกสารประกอบที่ช่วยสนับสนุนหลงเหลืออยู่
  • ข้อมูลสำคัญสามารถเก็บรักษาไว้เพื่อให้สามารถกู้คืนได้สำหรับการตรวจสอบ คำขอทางกฎหมาย หรือเพื่อแสดงการปฏิบัติตามข้อบังคับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
ภาพหน้าจอของโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อปที่กำลังถูกเลือกเพื่อทำการสำรองข้อมูลด้วย Dropbox Backup

ปกป้องชีวิตในโลกดิจิทัลของคุณให้ปลอดภัยทั้งในปัจจุบันและในอนาคตด้วย Dropbox Backup

การทำให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณปลอดภัยและง่ายต่อการกู้คืนไม่ควรเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน 

รองรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองของคุณในอนาคตด้วย Dropbox Backup Backup ทำให้การสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัติเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็วและราบรื่นไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นในชีวิตของคุณก็ตาม

ปกป้องไฟล์ โฟลเดอร์ และเอกสารที่คุณสำรองข้อมูลไว้ให้ปลอดภัยในบัญชี Backup ของคุณ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ แม้ว่าจะผ่านไปอีกหลายปีในอนาคต