Almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo: ¿tu empresa lo necesita?

Gestionar tus datos puede ser un desafío. A medida que las tecnologías de almacenamiento de datos siguen evolucionando, ¿cómo podemos asegurarnos de que nuestros archivos se pueden encontrar, acceder y utilizar de aquí a años en el futuro? El almacenamiento a largo plazo para la copia de seguridad de datos podría ser la respuesta.

Filas de documentos de papel en carpetas organizadas en compartimentos.

El almacenamiento a largo plazo de tus datos de copia de seguridad debe ser una parte esencial de tu ciberseguridad y tus planes de recuperación de desastres. 

No siempre puedes predecir cuándo vas a necesitar acceso a un archivo, carpeta o documento que ya no esté disponible. El almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo te da la tranquilidad de saber que tus datos están protegidos y se pueden recuperar.

¿Qué es el almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo?

El almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo es una estrategia para almacenar de forma permanente y persistente los datos de los que has realizado una copia de seguridad.

Esto difiere de las soluciones de recuperación rápida de archivos que suelen ofrecerse con el almacenamiento en la nube. El almacenamiento en la nube puede ser recomendado para la recuperación después de un desastre como la eliminación accidental de archivos y la corrupción de datos. 

El almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo garantiza que puedas acceder a tus archivos años después de haber realizado la copia de seguridad. Como resultado, el almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo también se conoce a veces como "retención de datos a largo plazo".

Cabe destacar que el almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo no es lo mismo que archivar datos:

  • Copias de seguridad son copias de datos a las que necesitas acceder regularmente
  • Los archivos son para los datos importantes que debes conservar, pero que no necesitas usar ni revisar con frecuencia.
Un usuario de teléfono móvil accede a los archivos de los que ha hecho una copia de seguridad en una carpeta llamada "Viajes en familia".

Qué hay que tener en cuenta con el almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo

Cualquier solución de almacenamiento que elijas debe ser rentable y accesible. Esto no significa elegir la opción menos costosa: ¿por qué comprar una pila de CD baratos cuando puedes tener algo escalable como la copia de seguridad en la nube?

La compatibilidad también es importante para el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo. Incluso si tu solución de almacenamiento de copia de seguridad funciona para tu empresa ahora, puede no funcionar en el futuro. Esto podría descartar cualquier opción de almacenamiento local. Por ejemplo, muchos dispositivos modernos como el MacBook Air ya no tienen unidades de CD-DVD integradas.

Del mismo modo, elige solo almacenamiento de copias de seguridad que sepas que es confiable. La seguridad de los datos digitales de tu empresa debe ser una prioridad: no te conformes con un sistema de almacenamiento que sea vulnerable a ciberataques, ransomware o cualquier otra amenaza a la seguridad de los datos.

Almacenar los datos de las copias de seguridad a largo plazo

Muchos dispositivos de almacenamiento se han vuelto obsoletos con el tiempo. Solo mira el disquete. ¿Puedes imaginar hacer una copia de seguridad de todos tus datos en unos cuantos disquetes de 2 MB hoy? Algo que parece a largo plazo solo puede tener una vida útil de cinco o 10 años.

Teniendo esto en cuenta, las siguientes son algunas de las soluciones de copia de seguridad a largo plazo más eficaces disponibles en la actualidad.

Un disco duro externo conectado a una computadora portátil para ser utilizado como copia de seguridad

Unidades Flash y discos duros externos

Los discos duros externos son una solución de almacenamiento a largo plazo bien consolidada. Todo lo que tienes que hacer es copiar tus datos en la unidad conectada de la misma manera que copiarías un archivo de una carpeta a otra.

Las unidades flash, como los USB y las tarjetas de memoria, son un tipo de almacenamiento flash. Utilizan memoria flash, lo que significa que conservarán sus datos incluso si se corta la energía. Las unidades Flash son ideales para la portabilidad y la transferencia de archivos cuando no es posible una conexión a Internet. 

Aunque las unidades flash son relativamente estables, no son muy confiables. Los discos duros externos duran más y tienen más capacidad que las unidades flash. Pero, al tratarse de dispositivos físicos, pueden perderse fácilmente, ser robados o sufrir daños irreparables. 

Ventajas

Desventajas

Disponible de inmediato y portátil

Se degradará gradualmente con cada ciclo de escritura

Cada vez más accesible

Riesgo de corrupción de datos

 

Capacidad limitada que no se puede ampliar

 

Un único punto de fallo

 

Vulnerable a daños, extravío y robo

En resumen, definitivamente vale la pena incluir una unidad flash o un disco duro externo en tus preparativos para la recuperación de datos de emergencia. Sin embargo, esto debería combinarse con una solución en línea externa, como la copia de seguridad en la nube, para mantener tus datos y archivos seguros durante mucho tiempo.
Imagen de una persona trabajando en dos equipos portátiles con un dispositivo de almacenamiento de datos en el medio.

Tecnología RAID

RAID significa "Redundant Array of Independent Disks". Este método implica agrupar múltiples discos duros para aumentar la capacidad de almacenamiento. Hay diferentes niveles de RAID, desde 0 (ideal para la velocidad) hasta 10 (ideal para la máxima protección de datos).

Los sistemas RAID pueden almacenar datos de copia de seguridad a una escala mucho mayor que los discos duros individuales. Puedes establecer una configuración RAID para que actúe como una unidad de gran volumen o como un sistema de copia de seguridad en tiempo real. Si utilizas una Mac, también puedes conectar un sistema RAID a tu software de copia de seguridad integrado Time Machine.

La tecnología RAID existe desde hace mucho tiempo, pero funciona mejor para las grandes organizaciones. Necesita gestión y mantenimiento continuos, por lo que requerirá experiencia y recursos de los que quizás no dispongas como pequeña empresa, o como solopreneur.

Ventajas

Desventajas

Más confiable que los discos duros individuales

Punto único de fallos

El software del dispositivo te avisará de cualquier falla del sistema

Difícil de implementar y complejo de optimizar

 

Requiere recursos y experiencia internos

 

No es ideal para las pequeñas empresas

 

Puede ser costoso

CD, DVD, y discos Blu-Ray

En términos de capacidad de almacenamiento, los CD, DVD y discos Blu-Ray funcionan de forma similar a las unidades flash. Lo único que realmente tienes que hacer es insertar el disco en una unidad y, a continuación, copiar los archivos en el disco.

Estos métodos de almacenamiento de datos pueden parecer bastante anticuados en la actualidad. Solo piensa, ¿cuándo fue la última vez que escuchaste un verdadero CD? Sin embargo, los discos ópticos pueden ser una buena manera de almacenar copias de seguridad de datos para el futuro previsible.

Un sistema de almacenamiento en CD, DVD o Blu-Ray puede funcionar bien durante décadas si se almacena de forma segura, pero puede romperse fácilmente. En comparación con otros medios de almacenamiento, tienen una vida útil bastante corta y capacidades restringidas.

A medida que tu pequeña empresa crezca, aumentará el número de discos que necesitarás para el almacenamiento de copias de seguridad. Gestionar esto será una molestia, y no sostenible a largo plazo. Por este motivo, nunca debes utilizar discos ópticos como tu solución de almacenamiento de copia de seguridad principal.

Ventajas

Desventajas

Relativamente barato

Vida útil y capacidades limitadas

Simple y sencillo

Los datos se vuelven inaccesibles si los discos no pueden ser leídos por tu dispositivo

 

Deberá almacenarse en un lugar seguro

 

Vulnerable a daños, extravío y robo

 

Punto único de fallos

Un espacio de Dropbox Backup llamado Mi computadora, con carpetas para escritorio, documentos y descargas.

Almacenamiento de copias de seguridad en la nube

La copia de seguridad en la nube almacena datos en un centro de datos externo alojado en línea por un proveedor externo. Puedes consolidar los datos de varios dispositivos y recuperar los archivos cuando o donde los necesites, siempre que tengas una conexión a Internet.

La copia de seguridad en la nube se puede configurar para que funcione automáticamente. Se puede activar una nueva copia de seguridad cada vez que se revisan los datos, sin necesidad de introducir nada manualmente. Esto te permite revertir tu sistema a cualquier versión anterior de un archivo: ¡no obtendrás eso con almacenamiento flash!

Para el almacenamiento de datos a largo plazo, la copia de seguridad en la nube es la solución con la mayor resistencia. Muchas opciones de almacenamiento in-situ, como los disquetes, han quedado obsoletas. La nube no tiene este riesgo de obsolescencia, y su crecimiento no muestra signos de desaceleración.

Un servicio de copia de seguridad en la nube siempre activo como Dropbox Backup mantendrá tus datos seguros y actualizados. Todo lo que necesitas es una suscripción: deja en nuestras manos las complejidades de la resolución de problemas y la supervisión de las copias de seguridad.

Ventajas

Desventajas

Los datos están protegidos y asegurados a través de la encriptación de extremo a extremo

Requiere acceso a Internet para procesar y acceder a los datos de las copias de seguridad

Confiable y flexible

 

Los datos son fáciles de acceder cuando y donde sea necesario

 

Escalable

 

Te permite acceder a versiones anteriores de los archivos si necesitas revertir el sistema en cualquier momento

 

No requiere un soporte físico, por lo que no quedará obsoleto

 

Puede ser automático y funcionar en segundo plano

 

Un profesional almacenando los archivos de los que ha realizado copias de seguridad en un disco duro externo.

¿Mi empresa realmente necesita almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo?

Disponer de una copia de seguridad debería ser una parte importante de cualquier plan de protección de datos en caso de emergencia. Pero hacer este esfuerzo no tiene sentido si los archivos de los que has hecho una copia de seguridad sólo están disponibles durante un corto periodo de tiempo.

Quizá pienses: "Tengo mucho espacio de almacenamiento interno en mi computadora, ¿qué problema hay?". Pero si ese dispositivo falla o te lo roban, puedes perder muchos datos importantes, como fotos familiares, que no se pueden reemplazar.

Es por eso que necesitas almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo. El proceso de copia de seguridad creará copias de tus datos que podrás recuperar si algo sale mal. Una solución de almacenamiento a largo plazo garantizará que estos datos sean recuperables después de años e incluso décadas.

Si eres un emprendedor independiente o propietario de una pequeña empresa, el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo es importante por varias razones. Por ejemplo:

  • Los formatos de archivo antiguos pueden ser incompatibles con el nuevo software, haciendo que los datos sean ilegibles
  • Los archivos pueden alterarse al abrirse con un nuevo software, lo que significa que ya no son comprensibles ni confiables
  • A medida que los medios de almacenamiento como los CD y los discos duros externos se degradan, existe la posibilidad de pérdida de datos.
  • La información contenida en archivos antiguos con copia de seguridad puede ser difícil de entender si no ha sobrevivido ninguna documentación de respaldo
  • Los datos importantes se pueden conservar para recuperarlos en caso de auditorías, solicitudes legales o para demostrar el cumplimiento de la normativa sobre privacidad de datos
Captura de pantalla de una carpeta de escritorio siendo seleccionada para la copia de seguridad con Dropbox Backup

Protege tu vida digital ahora y para el futuro con Dropbox Backup

Cerciorarte de que tus archivos estén seguros y sean fáciles de recuperar no debería ser un proceso complicado. 

Prepara tu almacenamiento de copias de seguridad para el futuro con Dropbox Backup. Backup facilita la realización de copias de seguridad automáticas de tus archivos en la nube, para que puedas recuperarte rápidamente y sin problemas de lo que la vida te depare.

Mantén a salvo los archivos, las carpetas y los documentos de los que haces copias de seguridad en tu cuenta de Backup, donde podrás acceder a ellos cuando los necesites, incluso dentro de años en el futuro.