Długoterminowe przechowywanie kopii zapasowych: czy przyda się w Twojej firmie?

Zarządzanie danymi wcale nie jest łatwe. Technologie przechowywania danych wciąż się zmieniają. W jaki sposób możemy zapewnić, że nasze pliki będzie można znaleźć, otworzyć i wykorzystać nawet po wielu latach? Rozwiązaniem tego problemu może być długoterminowe przechowywanie kopii zapasowych danych.

Rzędy papierowych dokumentów w teczkach posortowanych w przegródkach.

Długoterminowe przechowywanie kopii zapasowych danych powinno być istotnym elementem strategii cyberbezpieczeństwa oraz planu odzyskiwania plików w razie awarii. 

Nie zawsze da się przewidzieć, kiedy potrzebny będzie dostęp do pliku, folderu lub dokumentu, którego już dawno nie ma. Długoterminowe przechowywanie kopii zapasowych zapewnia spokój ducha oraz poczucie, że wszystkie dane są chronione i można je odzyskać.

Czym jest długoterminowe przechowywanie kopii zapasowych?

Długoterminowe przechowywanie kopii zapasowych to strategia trwałego przechowywania danych, które zostały objęte kopią zapasową.

To nie to samo co rozwiązania do szybkiego przywracania plików, które są często oferowane razem z przechowywaniem w chmurze. Przechowywanie w chmurze pomaga przy odzyskiwaniu danych po takich zdarzeniach, jak przypadkowe usunięcie pliku czy uszkodzenie go. 

Długoterminowe przechowywanie kopii zapasowych z kolei zapewnia dostęp do plików przez wiele lat po utworzeniu ich kopii. Z tego względu takie rozwiązanie określa się również mianem długoterminowego przechowywania danych.

Warto zauważyć, że długoterminowe przechowywanie danych to nie to samo co archiwizowanie ich:

  • Kopie zapasowe to kopie danych, których chcesz regularnie używać.
  • Archiwa służą do przechowywania ważnych danych, które musisz mieć, ale nie potrzebujesz ich zbyt często używać ani sprawdzać.
Użytkownik telefonu komórkowego otwiera pliki, których kopię zapasową ma zapisaną w folderze „Family trips” (Wycieczki rodzinne).

Co jest ważne w kontekście długoterminowego przechowywania kopii zapasowych

Rozwiązanie do przechowywania danych powinno być opłacalne i przystępne cenowo. Nie znaczy to wcale, że najlepiej wybrać najtańszą opcję. Po co kupować sterty tanich płyt CD, skoro można użyć skalowalnej strategii, takiej jak kopie zapasowe w chmurze?

W przypadku długoterminowego przechowywania kopii zapasowych ważna jest również kompatybilność. Nawet jeśli Twoje rozwiązanie do przechowywania firmowych kopii zapasowych sprawdza się obecnie, w przyszłości może się to zmienić. Dotyczy to przede wszystkim lokalnych opcji przechowywania. Na przykład wiele nowoczesnych urządzeń, takich jak MacBook Air, nie ma już wbudowanego napędu CD i DVD.

Najlepiej wybierać też metodę przechowywania, której ufasz i która jest niezawodna. Bezpieczeństwo danych cyfrowych Twojej firmy powinno być priorytetem – nie zadowalaj się systemem przechowywania, który jest podatny na cyberataki, oprogramowanie ransomware czy inne zagrożenia bezpieczeństwa danych.

Jak długoterminowo przechowywać kopie zapasowe

Wiele urządzeń pamięci masowej wyszło z czasem z użycia. Wystarczy przypomnieć sobie dyskietki. Wyobrażasz sobie, żeby zapisywać teraz wszystkie swoje dane na kilku dyskietkach o pojemności 2 MB? Coś, co wydaje się długoterminowym rozwiązaniem, może być przestarzałe za 5 lub 10 lat.

Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się teraz kilku najskuteczniejszym dostępnym obecnie sposobom długoterminowego przechowywania kopii zapasowych.

Zewnętrzny dysk twardy podłączony do laptopa i używany do przechowywania kopii zapasowych.

Nośniki flash i zewnętrzne dyski twarde

Zewnętrzne dyski twarde to dobrze znane rozwiązanie do długoterminowego przechowywania plików. Wystarczy skopiować dane na podłączony dysk twardy – tak samo, jak kopiuje się plik z jednego folderu do drugiego.

Nośniki flash, takie jak pendrive'y i karty pamięci, to rodzaj pamięci flash. Przechowują dane nawet wtedy, gdy nie mają zasilania. Nośniki flash bardzo łatwo przenosić i doskonale nadają się one do transferowania plików, kiedy nie jest możliwe przesłanie ich przez Internet. 

Chociaż nośniki flash są stosunkowo stabilne, są też raczej zawodne. Zewnętrzne dyski twarde działają dłużej i mają większą pojemność. Jednak ponieważ są urządzeniami fizycznymi, można je łatwo zgubić lub nieodwracalnie uszkodzić albo mogą zostać skradzione. 

Zalety

Wady

Łatwo dostępne i przenośne

Ulegają stopniowej degradacji po każdym cyklu zapisu

Stają się coraz tańsze

Ryzyko uszkodzenia danych

 

Ograniczona pojemność, której nie można skalować

 

Pojedynczy punkt podatności na awarię

 

Podatne na uszkodzenia, zgubienie i kradzież

Jednym słowem: warto włączyć napęd flash albo zewnętrzny dysk twardy do swojej strategii odzyskiwania danych po awarii. Jednak należy połączyć je ze znajdującym się w innym miejscu rozwiązaniem online, takim jak kopie zapasowe w chmurze. Dzięki temu dane i pliki będą bezpieczne nawet w dalekiej przyszłości.
Zdjęcie przedstawiające osobę pracującą na dwóch laptopach, pomiędzy którymi stoi urządzenie do przechowywania danych.

Technologia RAID

RAID to po angielsku „Redundant Array of Independent Disks”, czyli nadmiarowa macierz niezależnych dysków. Ta metoda polega na łączeniu dysków twardych w grupy, dzięki czemu można zwiększyć ich całkowitą pojemność. RAID ma kilka poziomów, od 0 (najszybszego) do 10 (z maksymalną ochroną danych).

Systemy RAID mogą przechowywać kopie zapasowe danych na o wiele większą skalę niż pojedyncze dyski twarde. Konfiguracja RAID może działać jako jeden duży wolumin lub jako system tworzenia kopii zapasowych w czasie rzeczywistym. Jeśli używasz komputera Mac, możesz podłączyć system RAID do wbudowanego oprogramowania Wehikuł Czasu.

Technologia RAID istnieje od dawna. Najlepiej sprawdza się w dużych organizacjach. Wymaga ciągłego zarządzania i konserwacji, więc w małej lub jednoosobowej firmie może brakować potrzebnej wiedzy i zasobów.

Zalety

Wady

Bardziej niezawodna niż pojedyncze dyski twarde

Pojedynczy punkt podatności na awarię

Oprogramowanie na urządzeniu powiadamia o awariach systemu

Trudno ją wdrożyć, a optymalizacja jest skomplikowana

 

Wymaga zasobów i wiedzy w firmie

 

Nie nadaje się do małych firm

 

Może być droga

Płyty CD, DVD i Blu-ray

Pod względem możliwości przechowywania płyty CD, DVD i Blu-ray działają podobnie do napędów flash. Wystarczy włożyć płytę do napędu i skopiować na nią pliki.

Te metody przechowywania danych mogą wydawać się dość przestarzałe – kiedy ostatni raz zdarzyło Ci się słuchać muzyki z płyty CD? Jednak nośniki optyczne wciąż nadają się do przechowywania kopii zapasowych danych przez długie lata.

Płyty CD, DVD lub Blu-ray z danymi mogą działać przez dziesięciolecia, jeśli będą odpowiednio przechowywane, ale łatwo mogą się zepsuć. W porównaniu z innymi metodami przechowywania mają dość krótką żywotność i ograniczone możliwości.

Wraz z rozwojem Twojej małej firmy liczba płyt potrzebnych do przechowywania kopii zapasowych też będzie rosła. Zarządzanie takim systemem będzie kłopotliwe, a w dłuższej perspektywie niewykonalne. Z tego powodu nośniki optyczne nigdy nie powinny być głównym rozwiązaniem do przechowywania kopii zapasowych.

Zalety

Wady

Stosunkowo tanie

Ograniczona żywotność i możliwości

Proste i nieskomplikowane

Jeśli Twoje urządzenie nie może odczytać płyty, dane są niedostępne

 

Trzeba je przechowywać w bezpiecznym miejscu

 

Podatne na uszkodzenia, zgubienie i kradzież

 

Pojedynczy punkt podatności na awarię

Obszar Dropbox Backup o nazwie Mój komputer z folderami Pulpit, Dokumenty i Pobrane.

Przechowywanie kopii zapasowych w chmurze

Kopia zapasowa w chmurze przechowuje dane w zewnętrznym centrum danych hostowanym online przez zewnętrznego dostawcę. Można w niej łączyć dane z różnych urządzeń oraz odzyskiwać pliki w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca – potrzebne jest tylko połączenie z Internetem.

Kopie zapasowe w chmurze mogą działać automatycznie. Nowa kopia może powstawać za każdym razem, gdy zmieniasz dane, i nie trzeba tworzyć jej ręcznie. Dzięki temu można przywrócić plik do dowolnej poprzedniej wersji. Z nośnikiem flash nie jest to możliwe!

Jeśli chodzi o długoterminowe przechowywanie danych, kopie zapasowe w chmurze to najbardziej przyszłościowe rozwiązanie. Wiele lokalnych opcji przechowywania, takich jak dyskietki, wyszło już z użycia. Nie ma ryzyka, że to samo spotka chmurę, i nic nie wskazuje na to, żeby jej rozwój miał spowalniać.

Dzięki zawsze dostępnej usłudze tworzenia kopii zapasowych w chmurze, takiej jak Dropbox Backup, Twoje dane będą zawsze bezpieczne i aktualne. Wystarczy, że kupisz subskrypcję, a my zajmiemy się rozwiązywaniem problemów i monitorowaniem kopii zapasowych.

Zalety

Wady

Dane są chronione kompleksowym szyfrowaniem

Wymaga dostępu do Internetu, by można było tworzyć kopie zapasowe i uzyskiwać do nich dostęp

Niezawodna i elastyczna

 

Dane są łatwo dostępne w każdej chwili i dowolnym miejscu

 

Skalowalna

 

Pozwala przywrócić poprzednie wersje plików, jeśli chcesz odzyskać system

 

Nie wymaga fizycznych nośników, więc nie stanie się przestarzała

 

Może działać automatycznie w tle

 

Osoba zgrywająca kopię zapasową plików na zewnętrzny dysk twardy.

Czy moja firma naprawdę potrzebuje rozwiązania do długoterminowego przechowywania kopii zapasowych?

Kopie zapasowe powinny być ważną częścią każdego planu ochrony danych w razie awarii. Jednak ich tworzenie nie ma większego sensu, jeśli będą dostępne tylko przez krótki czas.

Może Ci się wydawać, że ten problem Cię nie dotyczy, bo masz wystarczająco dużo wewnętrznej pamięci na komputerze. Jeśli jednak to urządzenie się zepsuje lub zostanie skradzione, możesz stracić sporo ważnych plików – takich jak zdjęcia rodzinne, których nie da się zastąpić.

Dlatego przydają się kopie zapasowe przechowywane długoterminowo. Proces tworzenia kopii zapasowych generuje kopie danych, które można w razie potrzeby odzyskać. A dzięki rozwiązaniu do długoterminowego przechowywania danych odzyskać je będzie można jeszcze po latach, a nawet po dziesięcioleciach.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą indywidualnym lub właścicielem małej firmy, długoterminowe przechowywanie danych jest istotne z kilku powodów. Na przykład:

  • Stare formaty plików mogą być niekompatybilne z nowym oprogramowaniem, przez co nie da się odczytać danych.
  • Nowe oprogramowanie może zmienić otwierane pliki, przez co nie będzie ich już można odczytać lub na nich polegać.
  • Nośniki danych (takie jak płyty CD i zewnętrzne dyski twarde) się niszczą, więc istnieje ryzyko utraty danych.
  • Informacje zawarte w starych plikach w kopiach zapasowych mogą być trudne do zrozumienia, jeśli nie zachowała się żadna dokumentacja pomocnicza.
  • Ważne dane można zachować na potrzeby audytów, postępowań prawnych lub jako dowód zgodności z przepisami o prywatności danych.
Zrzut ekranu przedstawiający folder na komputerze wybierany do utworzenia kopii zapasowej w Dropbox Backup

Zabezpiecz swoje cyfrowe życie z Dropbox Backup – teraz i na przyszłość

Przechowywanie kopii plików w bezpieczny i łatwy do odzyskania sposób nie powinno być skomplikowane. 

Dropbox Backup to przyszłościowy sposób przechowywania kopii zapasowych. Ułatwia automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików w chmurze, dzięki czemu możesz szybko i płynnie odzyskać dane w nagłych przypadkach.

Pliki, foldery i dokumenty objęte kopią zapasową będą bezpiecznie przechowywane na Twoim koncie Backup i zawsze będziesz mieć do nich dostęp – nawet w dalekiej przyszłości.

Kontynuuj pracę dokładnie od tego samego miejsca.

Poznaj lepiej Dropbox Backup