Back-upopslag voor de lange termijn: heeft jouw bedrijf dat nodig?

Het beheren van je gegevens kan uitdagend zijn. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze bestanden ook in de toekomst kunnen worden gevonden, geraadpleegd en gebruikt, nu de technologieën voor gegevensopslag zich blijven ontwikkelen? Langetermijnopslag voor de back-ups van gegevens zou een passende oplossing kunnen zijn.

Rijen papieren documenten in mappen die zijn georganiseerd in compartimenten.

De langetermijnopslag van je back-upgegevens zou een onmisbaar onderdeel van je cybersecurity- en noodherstelplannen moeten zijn. 

Je kunt immers nooit voorspellen wanneer je toegang nodig hebt tot bestanden, mappen of documenten die allang zijn verdwenen. De langetermijnopslag van back-ups biedt je de zekerheid dat je gegevens beschermd en terug te zetten zijn.

Wat houdt langetermijnopslag van back-ups in?

Langetermijnopslag van back-ups is een strategie waarbij de gegevens waarvan je een back-up hebt gemaakt, permanent en blijvend zijn opgeslagen.

Dit verschilt van snelle oplossingen voor het terugzetten van bestanden die vaak bij cloudopslag worden aangeboden. Cloudopslag is bijvoorbeeld handig voor het noodherstel van gebeurtenissen, zoals het per ongeluk wissen van bestanden en gegevensbeschadiging. 

Langetermijnopslag van back-ups zorgt ervoor dat je zelfs jaren nadat je een back-up hebt gemaakt, toegang tot je bestanden hebt. Daarom wordt langetermijnopslag van back-ups ook wel 'langdurige gegevensretentie' genoemd.

Hierbij moet worden opgemerkt dat langetermijnopslag van back-ups iets anders is dan de archivering van gegevens:

  • Back-ups zijn kopieën van gegevens waartoe je regelmatig toegang nodig hebt
  • Archieven zijn bedoeld voor belangrijke gegevens die je moet bewaren, maar niet regelmatig hoeft te gebruiken of te herzien
Een gebruiker van een mobiele telefoon opent bestanden waarvan hij een back-up heeft gemaakt in een map die 'Familiereizen' heet.

Aandachtspunten bij de langetermijnopslag van back-ups

Een opslagoplossing moet kosteneffectief en betaalbaar zijn. Dit betekent niet dat je voor de goedkoopste optie moet kiezen; waarom zou je een stapel goedkope cd's kopen als je ook iets schaalbaars voorhanden kunt hebben, zoals cloudback-up?

Compatibiliteit speelt ook een belangrijke rol in de langetermijnopslag van back-ups. Dat je huidige zakelijke oplossing voor back-upopslag nu goed werkt, wil dat niet zeggen dat dit in de toekomst ook zo zal zijn. Dit zou alle overige opties voor lokale opslag kunnen uitsluiten. Veel moderne apparaten als de MacBook Air hebben bijvoorbeeld geen ingebouwd cd-/dvd-station meer.

Kies daarom alleen een back-upopslag waarvan je weet dat deze degelijk en betrouwbaar is. De veiligheid van de digitale gegevens van je bedrijf moet een prioriteit zijn. Neem vooral geen genoegen met een opslagsysteem dat kwetsbaar is voor cyberaanvallen, ransomware of andere dreigingen voor de gegevensbeveiliging.

Back-upgegevens bewaren op de lange termijn

Veel opslagapparaten zijn in de loop van de tijd overbodig geworden. Kijk maar naar de floppydisk. Stel je voor dat je vandaag de dag een back-up van al je gegevens zou moeten maken op een paar floppydisks van 2 MB. Iets wat nu een langdurige opslagoplossing lijkt, heeft misschien maar een levensduur van vijf of tien jaar.

Met dit in het achterhoofd volgen hier enkele van de meest effectieve, hedendaagse langetermijnoplossingen voor het maken van back-ups.

Een externe harde schijf die in een laptop is gestoken om als back-upopslag te dienen.

Flashdrives en externe harde schijven

Externe harde schijven zijn een bewezen oplossing voor langdurige opslag. Het enige wat je hoeft te doen, is je gegevens naar de verbonden schijf te kopiëren op dezelfde manier waarop je een bestand van de ene naar de andere map zou kopiëren.

Flashdrives, zoals USB-sticks en geheugenkaarten, zijn een type flashopslag. Ze maken gebruik van flashgeheugen, wat betekent dat je gegevens bewaard blijven, zelfs als de stroom uitvalt. Flashdrives zijn draagbaar en ideaal voor de overdracht van bestanden wanneer een internetverbinding niet beschikbaar is. 

Hoewel flashdrives relatief stabiel zijn, zijn ze niet erg betrouwbaar. Externe harde schijven gaan langer mee en hebben meer capaciteit dan flashdrives. Doordat het echter fysieke apparaten zijn, kunnen ze eenvoudig verloren gaan, worden gestolen of onherstelbaar worden beschadigd. 

Voordelen

Nadelen

Direct beschikbaar en draagbaar

Degradeert geleidelijk na elke schrijfcyclus

Wordt steeds betaalbaarder

Risico op gegevenscorruptie

 

Beperkte capaciteit die niet kan worden geschaald

 

Enkel storingspunt

 

Kwetsbaar voor beschadiging, zoekraken en diefstal

Het is dus beslist de moeite waard om in je voorbereidingen voor noodherstel van gegevens een flashdrive of externe harde schijf op te nemen. Dit moet echter worden gecombineerd met een externe, online oplossing als cloudback-up, zodat je gegevens en bestanden ook op de lange termijn veilig blijven.
Een afbeelding van een persoon die aan twee laptops werkt met een gegevensopslagapparaat ertussen.

RAID-technologie

'RAID' is de afkorting voor 'Redundant Array of Independent Disks'. Bij deze methode worden meerdere harde schijven gegroepeerd om de opslagcapaciteit te vergroten. Er zijn verschillende RAID-niveaus, variërend van 0 (ideaal voor snelheid) tot 10 (ideaal voor maximale gegevensbescherming).

RAID-systemen kunnen back-upgegevens op een veel grotere schaal opslaan dan afzonderlijke harde schijven. Je kunt een RAID-configuratie instellen als een schijf met een groot volume of als een realtimesysteem voor back-ups. Als je een Mac gebruikt, zou je ook een RAID-systeem kunnen koppelen aan Time Machine, je ingebouwde back-upsoftware.

RAID-technologie bestaat al heel lang en is het meest geschikt voor grote organisaties. RAID vergt een voortdurend beheer en onderhoud, waardoor je over kennis en middelen moet beschikken die voor kleine bedrijven of solopreneurs niet haalbaar zijn.

Voordelen

Nadelen

Betrouwbaarder dan afzonderlijke harde schijven

Enkel storingspunt

De apparaatsoftware waarschuwt voor eventuele systeemstoringen

Moeilijk te implementeren en ingewikkeld om te optimaliseren

 

Vereist interne middelen en kennis

 

Niet ideaal voor kleine bedrijven

 

Kan duur zijn

Cd's, dvd's en blu-rayschijven

Wat betreft opslagmogelijkheden, werken cd, dvd's en blu-rayschijven op dezelfde manier als flashschijven. Het enige wat je hoeft te doen, is je schijf in een station te steken en vervolgens je bestanden naar de schijf te kopiëren.

Deze methoden van gegevensopslag lijken misschien een beetje ouderwets. Wanneer heb je bijvoorbeeld voor het laatst naar een cd geluisterd? Desondanks zijn optische schijven nog steeds een goede manier om op een redelijk lange termijn back-ups van gegevens op te slaan.

Een opslagsysteem dat gebruikmaakt van cd's, dvd's en blu-rays kan nog tientallen jaren meegaan, mits de schijven veilig worden opgeslagen. Helaas gaan ze echter makkelijk stuk. Vergeleken met andere opslagmedia, hebben ze een vrij korte levensduur en beperkte capaciteiten.

Naarmate je kleine bedrijf zich uitbreidt, neemt het aantal benodigde schijven voor back-upopslag ook toe. Het bijbehorende beheer wordt daardoor een heel gedoe en is op de lange termijn onhoudbaar. Om die reden moet je optische schijven nooit als je primaire back-upopslag gebruiken.

Voordelen

Nadelen

Relatief goedkoop

Beperkte levensduur en capaciteit

Eenvoudig en overzichtelijk

Gegevens worden ontoegankelijk als de schijf of schijven niet door je apparaat kunnen worden gelezen

 

Moet op een veilige plek worden opgeslagen

 

Kwetsbaar voor beschadiging, zoekraken en diefstal

 

Enkel storingspunt

Een Dropbox Backup-ruimte met de naam Mijn computer met mappen voor Bureaublad, Documenten en Downloads.

Back-upopslag in de cloud

Bij een back-up in de cloud worden gegevens opgeslagen in een extern datacenter dat online wordt gehost wordt door een derde partij. Je kunt gegevens van meerdere apparaten samenvoegen en bestanden terugzetten waar en wanneer ze nodig zijn, zolang je maar over een internetverbinding beschikt.

Je kunt cloudback-ups dusdanig instellen dat ze automatisch worden gemaakt. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat telkens automatisch een nieuwe back-up wordt gemaakt nadat je je gegevens herziet. Op die manier kun je je systeem terugdraaien naar een vorige versie van een bestand, wat met flashopslag niet mogelijk is.

Voor de langetermijnopslag van gegevens, is cloudback-up de meest toekomstbestendige oplossing. Veel interne opslagopties, zoals floppydisks, zijn inmiddels achterhaald. Daarnaast brengt de cloud geen risico op overbodigheid met zich mee en vertoont de ontwikkeling ervan geen tekenen van vertraging.

Een always-on back-upservice in de cloud, zoals Dropbox Backup, houdt je gegevens veilig en bijgewerkt. Het enige wat je daarvoor nodig hebt, is een abonnement; laat de complexiteit van de probleemoplossing en de bewaking van back-ups maar aan ons over.

Voordelen

Nadelen

Gegevens worden beschermd en beveiligd met end-to-end versleuteling

Vereist internettoegang voor de verwerking van en de toegang tot back-upgegevens

Betrouwbaar en flexibel

 

Gegevens zijn altijd en overal eenvoudig toegankelijk

 

Schaalbaar

 

Stelt je in staat vorige versies van bestanden terug te zetten als je op een gegeven moment je systeem wilt terugdraaien

 

Vereist geen fysiek opslagmedium en veroudert daardoor niet

 

Functioneert automatisch en op de achtergrond

 

Een professional slaat de bestanden waarvan hij een back-up heeft gemaakt op een externe harde schijf op.

Heeft mijn bedrijf echt langetermijnopslag voor back-ups nodig?

Het hebben van een back-upoplossing zou een belangrijk onderdeel van elk noodplan voor gegevensbescherming moeten zijn. Alle moeite is echter voor niets als de bestanden waarvan je een back-up hebt gemaakt slechts een korte tijd beschikbaar zijn.

Mogelijk zie je het probleem niet in, omdat je genoeg interne opslagruimte op je computer hebt. Als je apparaat echter stukgaat of wordt gestolen, verlies je misschien een hoop belangrijke gegevens die niet kunnen worden vervangen, zoals familiefoto's.

Daarom heb je een langetermijnopslag voor back-ups nodig. Het back-upproces maakt kopieën van je gegevens die je kunt terugzetten als er iets misgaat. Een oplossing voor langetermijnopslag zorgt ervoor dat deze gegevens nog jarenlang terug te vinden zijn.

Als je een solopreneur of eigenaar van een klein bedrijf bent, is de langetermijnopslag van back-ups om een aantal redenen belangrijk. Bijvoorbeeld:

  • Verouderde bestandsformaten kunnen onverenigbaar zijn met nieuwe software, waardoor de gegevens onleesbaar worden
  • Bestanden kunnen worden gewijzigd als je ze opent met nieuwe software, waardoor ze niet meer leesbaar of betrouwbaar zijn
  • Opslagmedia als cd's en externe harde schijven degraderen, waardoor er kans is op gegevensverlies
  • De gegevens in oude bestanden waarvan een back-up is gemaakt, kunnen moeilijk te begrijpen zijn als er geen ondersteunende documentatie bewaard is gebleven
  • Belangrijke gegevens kunnen worden bewaard, zodat ze kunnen worden teruggezet voor audits, juridische verzoeken of om aan te tonen dat aan de voorschriften betreffende gegevensprivacy is voldaan.
Een schermafdruk van een bureaubladmap die wordt geselecteerd voor het maken van een back-up met Dropbox Backup

Houd je digitale leven nu en in de toekomst veilig met Dropbox Backup

Het zou niet ingewikkeld moeten zijn om ervoor te zorgen dat je bestanden veilig zijn en eenvoudig kunnen worden hersteld. 

Maak je back-upopslag toekomstbestendig met Dropbox Backup. Backup maakt het eenvoudig om automatisch een back-up van je bestanden in de cloud te zetten, zodat je snel en soepel kunt herstellen van alles wat er in het leven op je afkomt.

Bewaar je back-ups van bestanden, mappen en documenten veilig in je Backup-account, waar je ze zelfs jaren laten nog kunt openen wanneer je ze nodig hebt.