Almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo: ¿lo necesita tu empresa?

La gestión de los datos puede convertirse en todo un reto. Las tecnologías de almacenamiento de datos evolucionan, pero ¿cómo podemos garantizar que encontraremos nuestros archivos y que podremos acceder a ellos y usarlos en el futuro? El almacenamiento a largo plazo para las copias de seguridad de los datos podría ser la respuesta.

Montones de documentos en papel en carpetas organizadas en distintos compartimentos.

El almacenamiento a largo plazo de las copias de seguridad debe ser una parte esencial de tu ciberseguridad y de tu planificación de recuperación ante desastres. 

Puede ser que en el futuro necesites acceder a un archivo, una carpeta o un documento que ya no exista. El almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo te da la tranquilidad de saber que tus datos estarán protegidos y que se podrán recuperar.

¿En qué consiste el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo?

El almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo es una estrategia para almacenar de forma permanente y continua los datos de los que se ha realizado una copia de seguridad.

Es diferente a las soluciones de recuperación rápida de archivos que suelen ofrecerse con el almacenamiento en la nube. El almacenamiento en la nube puede recomendarse para la recuperación ante desastres en caso de que se eliminen archivos accidentalmente o se dañen los datos. 

El almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo garantiza que puedas acceder a tus archivos años después de haber realizado la copia de seguridad. Por eso, también se conoce como "retención de datos a largo plazo".

Nos gustaría destacar que el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo no es lo mismo que archivar datos:

  • Una copia de seguridad se realiza de aquellos datos a los que necesitas acceder regularmente.
  • El archivo es para los datos importantes que debes conservar, pero que no necesitas usar ni revisar con frecuencia.
Un usuario accediendo a los archivos de los que ha hecho una copia de seguridad en una carpeta llamada "Viajes en familia" desde el móvil.

¿Qué hay que tener en cuenta con el almacenamiento de copias de seguridad a largo plazo?

Cualquier solución de almacenamiento que elijas debe ser rentable y asequible. Esto no significa que tengas que elegir la opción más barata: ¿por qué ibas a comprar un paquete de discos baratos cuando puedes tener algo ampliable como la copia de seguridad en la nube?

La compatibilidad también es importante para este tipo de copias de seguridad. Aunque tu solución de almacenamiento de copias de seguridad funcione ahora para tu empresa, puede que no sea así en el futuro. Esto podría hacerte descartar cualquier opción de almacenamiento local. Por ejemplo, muchos dispositivos modernos, como el MacBook Air, ya no tienen unidades de CD-DVD integradas.

Del mismo modo, elige solo aquel almacenamiento de copia de seguridad en el que sepas que puedes confiar. La seguridad de los datos digitales de tu empresa debe ser una prioridad: no te conformes con un sistema de almacenamiento que sea vulnerable a ciberataques, ransomware o cualquier otra amenaza para la seguridad de los datos.

Cómo se almacenan los datos de las copias de seguridad a largo plazo

Muchos dispositivos de almacenamiento se han vuelto innecesarios con el tiempo. Pensemos en el disquete, por ejemplo. ¿Te imaginas hacer una copia de seguridad de todos tus datos en unos cuantos disquetes de 2 MB hoy en día? Es algo que parece durar, pero que seguramente tenga una vida útil de entre cinco y diez años.

Teniendo esto en cuenta, las siguientes son algunas de las soluciones de copia de seguridad a largo plazo más eficaces que hay disponibles en la actualidad.

Disco duro externo conectado a un portátil para utilizarlo como almacenamiento de seguridad.

Unidades flash y discos duros externos

Los discos duros externos son una solución de almacenamiento a largo plazo muy consolidada. Lo único que debes hacer es copiar los datos en la unidad conectada de la misma manera en que copiarías un archivo de una carpeta a otra.

Las unidades flash, como los USB y las tarjetas de memoria, son un tipo de almacenamiento flash. Utilizan memoria flash, lo que significa que conservarán tus datos sin necesitar energía. Las unidades flash son ideales para la portabilidad y la transferencia de archivos cuando no es posible conectarse a Internet. 

Aunque las unidades flash son relativamente estables, no son muy fiables. Los discos duros externos duran más y tienen más capacidad que las unidades flash. Pero, como se trata de dispositivos físicos, se pueden perder, los pueden robar o se pueden dañar fácilmente sin posibilidad de reparación. 

Pros

Contras

Están fácilmente disponibles y son portátiles.

Se degradarán gradualmente con cada ciclo de escritura.

Cada vez son más asequibles.

Implican un riesgo de corrupción de datos.

 

Tienen una capacidad limitada que no se puede ampliar.

 

Son un punto único de fallo.

 

Son vulnerable a daños, extravíos y robos.

En pocas palabras, está claro que vale la pena incluir una unidad flash o un disco duro externo en tus preparativos para la recuperación de datos de emergencia. Sin embargo, debería combinarse con una solución online, como la copia de seguridad en la nube, para proteger tus datos y archivos durante mucho tiempo.
Imagen de una persona trabajando en dos portátiles con un dispositivo de almacenamiento de datos en el medio.

Tecnología RAID

RAID es la sigla para "Redundant Array of Independent Disks" (matriz redundante de discos independientes). Este método consiste en agrupar varios discos duros para aumentar la capacidad de almacenamiento. Hay diferentes niveles de RAID, desde 0 (ideal para la velocidad) hasta 10 (ideal para la máxima protección de los datos).

Los sistemas RAID pueden almacenar datos de copia de seguridad a una escala mucho mayor que los discos duros individuales. Puedes establecer una configuración RAID para que funcione como una unidad de gran volumen o como un sistema de copia de seguridad en tiempo real. Si utilizas un Mac, también puedes conectar un sistema RAID a tu software de copia de seguridad integrado Time Machine.

La tecnología RAID existe desde hace mucho tiempo, pero funciona mejor para organizaciones de gran tamaño. Necesita una administración y un mantenimiento continuos, por lo que te harán falta experiencia y recursos que quizás no tengas como pequeña empresa o como emprendedor independiente.

Pros

Contras

Es más fiable que los discos duros individuales.

Hay un único punto de error.

El software del dispositivo te avisará de cualquier fallo del sistema.

Es difícil de implementar y complejo de optimizar.

 

Requiere recursos y conocimientos propios.

 

No es ideal para pequeñas empresas.

 

Puede ser una opción cara.

CD, DVD y discos Blu-ray

En términos de capacidad de almacenamiento, los CD, los DVD y los discos Blu-ray funcionan de forma similar a las unidades flash. Lo único que tienes que hacer es insertar el disco en una unidad y, después, copiar los archivos en el disco.

Estos métodos de almacenamiento de datos pueden parecer bastante anticuados hoy en día; ¿cuándo fue la última vez que escuchaste un CD? Sin embargo, los discos ópticos pueden ser una buena manera de almacenar copias de seguridad de los datos para un futuro próximo.

Un CD, DVD o disco Blu-ray puede funcionar bien como sistema de almacenamiento durante décadas si se guarda de forma segura, pero puede romperse fácilmente. En comparación con otros medios de almacenamiento, tienen una vida útil bastante corta y capacidades restringidas.

A medida que tu pequeña empresa crezca, aumentará el número de discos que necesitas para el almacenamiento de copias de seguridad. Gestionar todo eso será un engorro y no será sostenible a largo plazo. Por ello, no deberías utilizar los discos ópticos como solución principal de almacenamiento de copias de seguridad.

Pros

Contras

Son relativamente baratos.

Tienen una duración y una capacidad limitadas.

Son simples y sencillos.

No se puede acceder a los datos si el dispositivo no puede leer los discos.

 

Deben almacenarse en una ubicación segura.

 

Son vulnerable a daños, extravíos y robos.

 

Hay un único punto de error.

Un espacio de Dropbox Backup llamado "Mi ordenador" con carpetas para Escritorio, Documentos y Descargas.

Almacenamiento de copias de seguridad en la nube

La copia de seguridad en la nube almacena los datos en un centro de datos alojado online por un proveedor externo. Puedes consolidar datos de varios dispositivos y recuperar archivos cuando o donde sea necesario, siempre y cuando tengas conexión a Internet.

La copia de seguridad en la nube se puede configurar para que funcione automáticamente. Se puede activar una nueva copia de seguridad cada vez que revises tus datos, sin ninguna modificación manual. Esto te permite revertir el sistema a cualquier versión anterior de un archivo, cosa que no obtienes con el almacenamiento flash.

Para el almacenamiento de datos a largo plazo, la copia de seguridad en la nube es la solución más duradera. Muchas opciones de almacenamiento físicas, como los disquetes, se han quedado obsoletas. La nube no tiene este riesgo, y su crecimiento no muestra signos de desaceleración.

Un servicio de copia de seguridad en la nube siempre activo como Dropbox Backup mantendrá tus datos protegidos y actualizados. Todo lo que necesitas es una suscripción: deja en nuestras manos la compleja tarea de resolver problemas y supervisar las copias de seguridad.

Pros

Contras

Los datos estarán protegidos mediante un cifrado completo.

Se requiere acceso a Internet para procesar los datos de la copia de seguridad y acceder a ellos.

Es fiable y flexible.

 

Es fácil acceder a los datos cuando y donde sea necesario.

 

Es ampliable.

 

Te permite acceder a las versiones anteriores de los archivos si necesitas revertir el sistema a cualquier momento.

 

No requiere un soporte físico, por lo que no quedará obsoleto.

 

Puede ser automático y funcionar en segundo plano.

 

Un profesional almacenando los archivos de los que ha hecho una copia de seguridad en un disco duro externo.

¿Mi empresa realmente necesita un almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo?

Disponer de una copia de seguridad debería ser una parte importante de cualquier plan de protección de datos para casos de emergencia. Pero ese esfuerzo se realiza en vano si los archivos de los que se ha hecho una copia de seguridad solo están disponibles durante un breve tiempo.

Quizá estés pensando lo siguiente: "Tengo mucho espacio de almacenamiento interno en mi ordenador, ¿cuál es el problema?". Y la respuesta es que, si ese dispositivo se estropea o te lo roban, puedes perder muchos datos importantes, como las fotos familiares, que no se pueden reemplazar.

Y es por eso por lo que necesitas un almacenamiento de copia de seguridad a largo plazo. El proceso de copia de seguridad creará copias de tus datos que podrás recuperar si algo va mal. Una solución de almacenamiento a largo plazo garantizará que esos datos sean recuperables después de años e incluso décadas.

Si eres un profesional autónomo o el propietario de una pequeña empresa, este tipo de almacenamiento es importante por una serie de razones. Por ejemplo:

  • Los formatos de archivo antiguos pueden ser incompatibles con el nuevo software, lo que hará que los datos sean ilegibles.
  • Los archivos pueden alterarse al abrirse con un nuevo software, lo que significa que ya no serán descifrables ni fiables.
  • Dado que los medios de almacenamiento como los CD y los discos duros externos se degradan con el tiempo, existe la posibilidad de que se pierdan datos.
  • La información que contengan los archivos antiguos de los que se haya hecho una copia de seguridad puede ser difícil de entender si no existe ya ninguna documentación de respaldo.
  • Los datos importantes se pueden conservar para recuperarlos en caso de auditorías, solicitudes legales o para demostrar el cumplimiento de la normativa sobre la privacidad de los datos.
Captura de pantalla de la selección de una carpeta del escritorio para una copia de seguridad con Dropbox Backup.

Mantén tu vida digital a salvo ahora y en el futuro con Dropbox Backup

Comprobar que tus archivos estén protegidos y se puedan recuperar fácilmente no debería ser complicado. 

Prepara tu almacenamiento de copias de seguridad para el futuro con Dropbox Backup, una herramienta que te lo pone fácil a la hora de crear copias de seguridad automáticas de tus archivos en la nube, para que puedas recuperar tu contenido ante cualquier imprevisto de forma rápida y sencilla.

Protege los archivos, las carpetas y los documentos de los que realices una copia de seguridad en tu cuenta de Backup, donde podrás acceder a ellos cuando los necesites, incluso aunque hayan pasado años.

Continúa trabajando desde donde lo dejaste sin problemas.

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