Penyimpanan cadangan jangka panjang: Apakah bisnis Anda membutuhkannya?

Mengelola data bisa menjadi hal yang menyulitkan. Karena teknologi penyimpanan data terus berkembang, bagaimana caranya memastikan file kita dapat ditemukan, diakses, dan digunakan selama bertahun-tahun di masa mendatang? Penyimpanan jangka panjang untuk cadangan data bisa menjadi jawabannya.

Tumpukan dokumen kertas dalam folder diatur ke dalam kompartemen.

Penyimpanan cadangan data Anda dalam jangka panjang harus menjadi bagian penting dari keamanan siber dan rencana pemulihan bencana Anda. 

Anda tidak selalu dapat memprediksi kapan akan memerlukan akses ke file, folder, atau dokumen yang sudah lama hilang. Penyimpanan cadangan jangka panjang membuat Anda tidak perlu khawatir karena data Anda dilindungi dan dapat dipulihkan.

Apa itu penyimpanan cadangan jangka panjang?

Penyimpanan cadangan jangka panjang adalah strategi untuk menyimpan data yang telah Anda cadangkan secara permanen dan terus-menerus.

Ini berbeda dari solusi pemulihan file cepat yang sering ditawarkan dengan penyimpanan awan. Penyimpanan awan mungkin direkomendasikan untuk pemulihan bencana dari peristiwa seperti penghapusan file yang tidak disengaja dan kerusakan data. 

Penyimpanan cadangan jangka panjang memastikan Anda dapat mengakses file bertahun-tahun setelah Anda mencadangkannya. Hasilnya, penyimpanan cadangan jangka panjang juga kadang-kadang disebut sebagai "retensi data jangka panjang".

Perlu dicatat bahwa penyimpanan cadangan jangka panjang tidak sama dengan pengarsipan data:

  • Cadangan adalah salinan data yang perlu Anda akses secara teratur
  • Arsip diperuntukkan bagi data penting yang perlu Anda simpan tetapi tidak perlu sering digunakan atau direvisi
Pengguna ponsel mengakses file yang telah dicadangkan dalam folder bernama "Perjalanan keluarga".

Hal yang harus dipertimbangkan terkait penyimpanan cadangan jangka panjang

Solusi penyimpanan apa pun yang Anda pilih harus hemat biaya dan terjangkau. Hal ini tidak berarti memilih opsi yang paling murah—mengapa membeli setumpuk CD murah jika Anda dapat memiliki sesuatu yang dapat diskalakan seperti pencadangan awan?

Kompatibilitas juga penting untuk penyimpanan cadangan jangka panjang. Meskipun solusi penyimpanan cadangan bekerja dengan baik untuk bisnis Anda sekarang, ada kalanya solusi tersebut mungkin tidak bekerja di masa depan. Ini dapat menjadi alasan untuk mengesampingkan opsi penyimpanan lokal. Misalnya, banyak perangkat modern seperti MacBook Air tidak lagi memiliki drive CD-DVD internal.

Begitu juga, hanya pilih penyimpanan cadangan yang Anda yakini tepercaya dan andal. Keamanan data digital bisnis Anda harus menjadi prioritas—jangan merasa puas dengan sistem penyimpanan yang rentan terhadap serangan siber, aplikasi penipuan (ransomware), atau ancaman keamanan data lainnya.

Cara menyimpan data cadangan dalam jangka panjang

Banyak perangkat penyimpanan menjadi kurang efektif dari waktu ke waktu. Coba lihat floppy disk. Dapatkah Anda bayangkan mencadangkan semua data Anda pada beberapa floppy disk berkapasitas 2 MB saat ini? Data yang tampaknya diperlukan dalam jangka panjang mungkin hanya memiliki umur lima atau 10 tahun.

Mengingat hal ini, berikut adalah beberapa solusi pencadangan jangka panjang paling efektif yang tersedia saat ini.

Hard drive eksternal yang terhubung ke laptop untuk digunakan sebagai penyimpanan cadangan.

Flash drive dan hard drive eksternal

Hard drive eksternal adalah solusi penyimpanan jangka panjang yang andal. Anda hanya perlu menyalin data ke drive yang terhubung dengan cara yang sama seperti Anda menyalin file dari satu folder ke folder lain.

Flash drive seperti USB dan kartu memori adalah contoh dari penyimpanan flash. Penyimpanan flash menggunakan memori flash, yang akan menyimpan data Anda bahkan jika Anda kehilangan daya. Flash drive sangat cocok untuk portabilitas dan mentransfer file saat koneksi internet tidak memungkinkan. 

Meskipun relatif stabil, flash drive tidak terlalu dapat diandalkan. Hard drive eksternal bertahan lebih lama dan memiliki kapasitas lebih besar dari flash drive. Namun, karena merupakan perangkat fisik, flash drive dan hard drive eksternal dapat dengan mudah hilang, dicuri, atau rusak tanpa dapat diperbaiki. 

Kelebihan

Kekurangan

Banyak tersedia dan portabel

Kemampuan akan menurun secara bertahap dengan setiap siklus penulisan

Lebih hemat biaya

Risiko kerusakan data

 

Kapasitas terbatas yang tidak dapat diskalakan

 

Titik kegagalan tunggal

 

Rentan terhadap kerusakan, salah penempatan, dan pencurian

Singkatnya, flash drive atau hard drive eksternal layak disertakan dalam persiapan Anda untuk pemulihan data darurat. Namun, ini harus dikombinasikan dengan solusi online di luar lokasi seperti pencadangan awan untuk menjaga data dan file Anda tetap aman di masa mendatang.
Gambar seseorang yang bekerja menggunakan dua laptop dengan perangkat penyimpanan data di antaranya.

Teknologi RAID

RAID adalah singkatan dari "Redundant Array of Independent Disks". Metode ini melibatkan pengelompokan beberapa hard drive untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan. Ada beberapa tingkat RAID, dari 0 (ideal untuk kecepatan) hingga 10 (ideal untuk perlindungan data maksimum).

Sistem RAID dapat menyimpan data cadangan dalam skala yang jauh lebih besar daripada hard drive tunggal. Anda dapat mengonfigurasi pengaturan RAID untuk bertindak sebagai drive bervolume besar, atau sebagai sistem pencadangan real-time. Jika menggunakan Mac, Anda juga dapat menghubungkan sistem RAID ke perangkat lunak pencadangan Time Machine bawaan.

Teknologi RAID telah ada sejak lama, tetapi berfungsi paling baik untuk organisasi besar. Teknologi ini membutuhkan manajemen dan pemeliharaan yang berkelanjutan, sehingga akan membutuhkan keahlian dan sumber daya yang mungkin tidak Anda miliki sebagai bisnis kecil, atau sebagai solopreneur.

Kelebihan

Kekurangan

Lebih andal daripada hard drive tunggal

Titik kegagalan tunggal

Perangkat lunak perangkat akan memperingatkan Anda tentang kegagalan sistem apa pun

Sulit untuk diterapkan dan rumit untuk dioptimalkan

 

Membutuhkan sumber daya dan keahlian internal

 

Tidak cocok untuk usaha kecil

 

Mahal

CD, DVD, dan disk Blu-Ray

Dalam hal kemampuan penyimpanan, CD, DVD, dan disk Blu-Ray bekerja dengan cara yang mirip dengan flash drive. Anda hanya perlu memasukkan disk ke drive lalu menyalin file Anda ke disk.

Metode penyimpanan data ini mungkin tampak cukup kuno di era sekarang—coba pikirkan, kapan terakhir kali Anda benar-benar mendengarkan CD? Namun, disk optik masih bisa menjadi alternatif yang baik untuk menyimpan salinan cadangan data di masa mendatang.

Sistem penyimpanan CD, DVD, atau Blu-Ray dapat beroperasi dengan baik selama beberapa dekade jika disimpan dengan aman, tetapi mudah rusak. Dibandingkan dengan media penyimpanan lain, media ini memiliki umur yang cukup pendek dan kapasitas terbatas.

Seiring pertumbuhan bisnis kecil Anda, jumlah disk yang dibutuhkan untuk penyimpanan cadangan juga akan bertambah. Pengelolaannya akan sangat merepotkan, dan tidak dapat dilakukan secara berkelanjutan dalam jangka panjang. Karena itu, Anda sebaiknya tidak menggunakan disk optik sebagai solusi penyimpanan cadangan utama.

Kelebihan

Kekurangan

Relatif murah

Masa pakai dan kapasitas terbatas

Sederhana dan mudah

Data menjadi tidak dapat diakses jika disk tidak dapat dibaca oleh perangkat Anda

 

Perlu disimpan di lokasi yang aman

 

Rentan terhadap kerusakan, salah penempatan, dan pencurian

 

Titik kegagalan tunggal

Ruang Dropbox Backup yang disebut Komputer Saya dengan folder untuk Desktop, Dokumen, dan Unduhan.

Penyimpanan cadangan awan

Pencadangan awan menyimpan data dalam pusat data di luar lokasi yang dihosting secara online oleh penyedia pihak ketiga. Anda dapat menggabungkan data dari beberapa perangkat dan memulihkan file kapan pun dan di mana pun dibutuhkan, selama Anda memiliki koneksi internet.

Pencadangan awan dapat diatur untuk bekerja secara otomatis. Cadangan baru dapat dipicu setiap kali Anda merevisi data, tanpa input manual apa pun. Hal ini memungkinkan Anda untuk memulihkan sistem ke versi file sebelumnya—Anda tidak akan dapat melakukannya dengan penyimpanan flash!

Untuk penyimpanan data jangka panjang, pencadangan awan adalah solusi yang memiliki daya tahan paling lama. Banyak pilihan penyimpanan di tempat, seperti floppy disk, telah ketinggalan zaman. Penyimpanan awan tidak memiliki risiko redundansi, dan pertumbuhannya tidak menunjukkan tanda pelambatan.

Layanan pencadangan awan yang selalu aktif seperti Dropbox Backup akan menjaga data Anda tetap aman dan mutakhir. Anda hanya perlu berlangganan—serahkan kerumitan pemecahan masalah dan pemantauan cadangan data kepada kami.

Kelebihan

Kekurangan

Data dilindungi dan diamankan melalui enkripsi end-to-end

Perlu akses internet untuk memproses dan mengakses data cadangan

Dapat diandalkan dan fleksibel

 

Data mudah diakses kapan pun dan di mana pun dibutuhkan

 

Dapat diskalakan

 

Memungkinkan Anda mengakses file versi sebelumnya kapan pun Anda perlu memulihkan sistem

 

Tidak memerlukan media fisik sehingga tidak akan ketinggalan zaman

 

Dapat digunakan secara otomatis dan bekerja di latar belakang

 

Seorang profesional menyimpan file yang telah dibuat cadangannya ke hard drive eksternal.

Apakah bisnis saya benar-benar membutuhkan penyimpanan cadangan jangka panjang?

Memiliki cadangan harus menjadi bagian penting dari rencana perlindungan data darurat Anda. Namun, upaya ini tidak ada gunanya jika file yang telah Anda cadangkan hanya tersedia untuk Anda dalam waktu yang singkat.

Anda mungkin berpikir, “Saya memiliki banyak ruang penyimpanan internal di komputer saya, jadi apa masalahnya?” Namun jika perangkat itu rusak atau dicuri, Anda mungkin kehilangan banyak data penting seperti foto keluarga yang tidak dapat diganti.

Itulah sebabnya Anda membutuhkan penyimpanan cadangan jangka panjang. Proses pencadangan akan membuat salinan data Anda yang dapat dipulihkan jika terjadi kesalahan. Solusi penyimpanan jangka panjang akan memastikan data ini tetap dapat diakses kembali setelah bertahun-tahun dan bahkan puluhan tahun.

Jika Anda seorang solopreneur atau pemilik usaha kecil, ada beberapa alasan yang menjadikan penyimpanan cadangan jangka panjang itu penting. Misalnya:

  • Format file lama mungkin tidak kompatibel dengan perangkat lunak baru, sehingga data tidak dapat dibaca
  • File dapat diubah saat dibuka dengan perangkat lunak baru, artinya file tersebut tidak lagi dapat dimengerti atau diandalkan
  • Seiring dengan penurunan kinerja media penyimpanan seperti CD dan hard drive eksternal, ada kemungkinan kehilangan data
  • Informasi yang terkandung dalam file lama yang dicadangkan mungkin sulit dimengerti jika tidak ada dokumentasi pendukung yang dapat diakses
  • Data penting dapat disimpan sehingga dapat dipulihkan untuk proses audit, permintaan hukum, atau untuk menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan privasi data
Tangkapan layar folder desktop yang dipilih untuk dicadangkan dengan Dropbox Backup

Jaga keamanan aktivitas digital Anda sekarang dan di masa mendatang dengan Dropbox Backup

Memastikan file Anda aman dan mudah dipulihkan bukanlah proses yang rumit. 

Pastikan keandalan penyimpanan cadangan Anda di masa mendatang dengan Dropbox Backup. Dropbox Backup memudahkan pencadangan file secara otomatis ke awan, sehingga Anda dapat pulih dari semua hambatan yang menghalangi dengan cepat dan lancar.

Simpan file, folder, dan dokumen yang Anda cadangkan dengan aman di akun Dropbox Backup, sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan pun membutuhkannya—bahkan bertahun-tahun yang akan datang.

Lanjutkan tepat di bagian terakhir yang Anda tinggalkan.

Ketahui lebih lanjut tentang Dropbox Backup