您的企業需要長期的備份儲存空間嗎?

管理資料很有挑戰性。隨著資料儲存技術持續進步,如何確保未來數年內可以找到、存取和使用我們的檔案?答案可能是:使用長期儲存空間來儲存備份資料。

成排的紙本文件在資料夾內,整理排放為隔間。

備份資料的長期儲存空間應為網路安全和災難復原計畫中不可或缺的一部分。

您無法隨時預測何時會需要存取久未使用的檔案、資料夾或文件。長期備份儲存空間可確保資料受到保護且可復原,讓您高枕無憂。

什麼是長期備份儲存空間?

長期備份儲存空間是一種策略,用於永久持續儲存已備份的資料。

這與雲端儲存所提供的快速檔案復原解決方案不同。通常會建議針對災難復原使用雲端儲存,例如誤刪檔案和資料損毀等事件。

長期備份儲存能確保您能在備份數年後仍可存取檔案。因此,長期備份儲存有時也會被稱為「長期資料留存」。

值得注意的是,長期備份儲存與資料封存不同:

  • 備份是您需要定期存取的資料複本
  • 封存用於需要保留但不會經常使用或修改的重要資料
手機使用者存取名為「家庭旅遊」的資料夾備份檔案。

長期備份儲存的考慮事項

您所選擇的任何儲存空間解決方案都應具有成本效益且價格實惠。這並不表示要選擇最便宜的方案,畢竟如果可以採用雲端備份這種可擴充的儲存方式,又何須買一堆便宜的 CD 呢?

相容性對於長期備份儲存也很重要。即使您的備份儲存解決方案現在適合您的企業,也無法保證未來能持續為您提供服務。基於這項考量,就可以先將本機存取儲存選項排除在外了。例如 MacBook Air 等許多現代裝置已經沒有內建的 CD-DVD 光碟機了。

同樣地,僅選擇您覺得值得信賴且可靠的備份儲存空間。企業數位資料的安全應為首要目標,別屈就於存在網路攻擊、勒索軟體或其他資安威脅漏洞的儲存空間系統。

如何長期儲存備份資料?

隨著時間經過,許多儲存裝置已成累贅,比方說磁片。您能想像現在要把所有資料備份到容量僅有 2MB 的磁片嗎?看似長期的東西,可能只有五年或十年的壽命。

考量到這點,以下是一些目前可用且最有效的長期備份解決方案。

外接硬碟連接到筆電,作為備份資料儲存空間。

快閃磁碟機和外接硬碟

外接硬碟是一種完善的長期儲存解決方案。就像把檔案從一個資料夾複製到另一個資料夾一樣,您只要把檔案複製到連接的硬碟即可。

USB 和記憶卡等快閃磁碟機是一種快閃儲存空間。快閃磁碟機使用快閃記憶體,也就是說,即便斷電也能保留您的資料。在網路無法連線的情況下,快閃磁碟機是便於攜帶和傳輸檔案的理想選項。

儘管快閃磁碟機相對穩定,卻不是很可靠。外接硬碟比快閃磁碟機耐用,容量也更大。但由於這些都是實體裝置,所以很容易遺失、遭竊或損毀而無法修復。

優點

缺點

隨時可用且方便攜帶

每次寫入都會逐漸降級

越來越實惠

有資料損毀的風險

 

容量有限,無法擴充

 

單點故障

 

容易損壞、放錯位置和遭竊

簡而言之,若要為緊急資料復原做準備,絕對值得將快閃磁碟機和外接硬碟納入其中。然而,還是需要搭配雲端備份這樣的異地線上解決方案,才能確保資料和檔案直至未來仍安全無虞。
圖片:一個人使用兩台筆電工作,中間有一台資料儲存裝置。

RAID 技術

RAID 全名為「容錯式磁碟陣列」(Redundant Array of Independent Disks)這個方法需要分組多個硬碟,以提高儲存空間容量。RAID 分為從 0 (追求速度) 到 10 (適合保護最多資料) 的不同層級。

RAID 系統可以儲存的備份資料規模遠大於單一硬碟。您可以將 RAID 設置設定為大容量硬碟或即時備份系統。若您使用的是 Mac,也可以將 RAID 系統連接到內建的「時光機 (Time Machine)」備份軟體。

RAID 技術已經存在許久,但最適合用在大型組織。這項技術需要持續管理和維護,因此若您是小型企業或一人創業家,可能沒有相關的專業知識和資源。

優點

缺點

比單一硬碟可靠

單點故障

裝置軟體會在系統有任何故障時向您發出警告

難以執行,且最佳化流程複雜

 

需要內部資源和專業知識

 

不適合小型企業

 

可能較昂貴

CD、DVD 和藍光光碟

在儲存功能方面,CD、DVD 和藍光光碟的運作方式與快閃磁碟機相似。您要做的,就是將光碟放進光碟機,然後將檔案複製到光碟上。

這些資料儲存方式如今看來可能很過時,回想一下,您上次聽 CD 是什麼時候?然而在可預見的未來,光碟仍然是儲存備份資料複本的好方法。

安全存放的話,CD、DVD 或藍光光碟儲存系統能順利運作數十年,但也很可能會損壞。相較於其他儲存媒介,這些東西的使用壽命很短,且容量有限。

隨著您的小型企業不斷成長,您會需要更多的光碟作為備份儲存空間。這樣管理起來很麻煩,也非長久之計。有鑑於此,千萬不要將光碟作為主要的備份儲存方案。

優點

缺點

相對便宜

壽命和容量有限

簡單明瞭

若裝置無法讀取光碟,就無法存取資料

 

需要存放在安全的位置

 

容易損壞、放錯位置和遭竊

 

單點故障

名為「我的電腦」的 Dropbox Backup 空間,包括桌面、檔案和下載資料夾。

雲端備份儲存空間

雲端備份會將資料儲存在由第三方供應商線上託管的異地資料中心。只要網路可以連線,您就可以依照需求,隨時隨地整合來自多個裝置的資料以及還原檔案。

雲端備份可設為自動執行。每次修改資料時都會自動產生新的備份資料,無需任何手動操作。這樣您就能將系統回溯至檔案的任何舊版本,這是快閃儲存空間無法做到的!

對於長期資料儲存而言,雲端備份是最持久的解決方案。許多實體儲存選項 (例如磁片) 已經成為過去式。雲端沒有這種被時間淘汰的風險,其成長也毫無停滯的跡象。

Dropbox Backup 這樣不間斷的雲端備份服務,能讓您的資料安全無虞且隨時都是最新的版本。只需要一個訂購方案,複雜的疑難排解和備份監控就交給我們。

優點

缺點

採用端對端加密保護資料安全

需要網路連線才可處理和存取備份資料

可靠且有彈性

 

隨時隨地都能輕鬆存取所需資料

 

可擴充性

 

若需要回溯系統,能隨時存取檔案以前的版本

 

不需要實體媒介,因此不會過時

 

可在背景中自動運作

 

一名專業人士將他們備份的檔案儲存到外接硬碟。

我的企業真的需要長期備份儲存嗎?

任何緊急資料保護計畫都應將備份資料納入其中。但若您備份的檔案只能在短時間內使用,為此付出心血則顯得毫無意義。

您可能會認為:「我電腦上的內部儲存空間已經那麼大了,還會有什麼問題?」但若您的裝置故障或遭竊,就可能會失去許多重要的資料,例如無可取代的家庭相片。

這就是為什麼您需要長期備份儲存。備份過程會建立資料複本,讓您可以在發生問題時還原這些資料。長期儲存解決方案能確保資料能在數年甚至數十年後,仍可找回。

若您是一人創業家或小型企業主,必須採用長期備份儲存的理由有很多。例如:

  • 舊的檔案格式可能與新軟體不相容,因此無法讀取資料
  • 使用新軟體開啟檔案時,檔案有可能遭到變更,導致內容無法辨認或不可靠
  • 由於 CD 和外接硬碟等儲存媒介會降級,可能會造成資料遺失
  • 若支援文件沒有留存下來,則可能難以理解舊檔案備份中的資訊
  • 可以保存重要資料,以便在審計、法律要求或需要證明符合資料隱私權規範時復原資料
螢幕截圖:使用 Dropbox Backup 選擇要備份的桌面資料夾

使用 Dropbox Backup,確保現在和未來的數位生活安全無虞

確保檔案安全性以及輕鬆還原檔案的程序都應該要簡單易用。

Dropbox Backup 讓您的備份儲存空間永不過時。Backup 讓您輕鬆將檔案自動備份至雲端,無論發生什麼意外,都能快速順利地還原資料。

將您備份的檔案、資料夾和文件安全儲存在 Backup 帳戶,即使在未來數年後,仍能隨時存取所需內容。

從中斷的地方繼續前進。

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