Ben & Jerry’s

Busca de arquivos

Para a inovadora rede de sorveterias Ben & Jerry’s, as franquias locais não são apenas canais para distribuição de seus mais novos e atraentes sabores de sorvetes. Elas são também plataformas para a demonstração das missões sociais da Ben & Jerry’s, como o apoio ao comércio justo e a reversão das mudanças climáticas. As sorveterias têm um papel fundamental no sucesso da empresa. Por isso, a interação corporativa com elas é muito importante. Infelizmente, como os arquivos da empresa eram salvos em diversos dispositivos (discos rígidos externos, Microsoft SharePoint, computadores dos membros da equipe), o gerenciamento da documentação associada às sorveterias da Austrália e da Nova Zelândia tornou-se caótico. “Perdíamos muito tempo procurando documentos”, explica Adrian DiTonto, Gerente Nacional de Operações de Varejo da Ben & Jerry’s Unilever Austrália. “Podia levar até uma semana para encontrar um contrato de franquia ou fotos de nossas lojas, tiradas por terceiros. Às vezes, nem conseguíamos encontrar os arquivos.”

Uniformidade e fluxos de trabalho mais diretos

A Unilever, empresa controladora da Ben & Jerry’s, permitiu que DiTonto e seus parceiros começassem a usar o Dropbox para armazenar e compartilhar arquivos. Segundo DiTonto: “O Dropbox permite compartilhar informações relevantes e atualizadas com fornecedores, prestadores de serviço e quem quer que esteja envolvido em um projeto. Se alteramos um arquivo, todos ficam sabendo. Esses processos simples facilitaram muito a nossa vida.” O Dropbox também ajudou a solucionar problemas de compartilhamento de grandes arquivos. Antes, os arquivos tinham de ser compactados ou enviados em uma sequência de e-mails, mas agora DiTonto e sua equipe podem trocá-los usando o recurso de links compartilhados. A equipe também começou a usar o Dropbox Paper para gerenciar projetos. "Criamos tarefas, fazemos @menções para atribuí-las e incorporamos facilmente modelos do Excel para os gerentes de loja usarem", relata DiTonto. "No passado, tudo isso acontecia por e-mail, mas com o Paper literalmente mantemos todos na mesma página."

Mais lojas, mais clientes satisfeitos 

Desde que colocou seus arquivos no Dropbox, a equipe de Operações de Varejo da Ben & Jerry’s passou a ter mais tempo para se concentrar no desenvolvimento de projetos das sorveterias. Em vez de terem de procurar por arquivos extraviados, os funcionários e prestadores de serviço agora podem acessar instantaneamente o que precisam e manter o ritmo do trabalho. “Como a Austrália é o modelo para as implementações de varejo da Ben & Jerry’s, muitos colegas de outros mercados me perguntam quais os métodos de economia de tempo que adotamos aqui”, conta DiTonto. “O Dropbox é a chave para dar mais autonomia às pessoas, pois elimina a necessidade de pequenas conversas que desperdiçam tempo.” Ao estabelecer novas eficiências, o Dropbox tem ajudado a Ben e Jerry’s a otimizar as inaugurações das lojas, o que, essencialmente, é a base do crescimento e da missão social da empresa. “Queremos ter certeza de que os franqueados estão tendo o retorno de seus investimentos”, acrescenta DiTonto. “O Dropbox nos mantém unidos, trabalhando em busca do mesmo objetivo. É bom para o negócio deles e também para o nosso.”