Ben & Jerry’s

Zabawa w chowanego z plikami

Dla Ben & Jerry's, innowacyjnej firmy produkującej lody, lokalne franczyzy to nie tylko kanały dystrybucji najnowszych smaków o chwytliwych nazwach. To platforma prezentacji inicjatyw społecznych Ben & Jerry's – takich jak wspieranie sprawiedliwego handlu i działania na rzecz cofania zmian klimatycznych. Lodziarnie odgrywają kluczową rolę w sukcesie firmy, więc komunikacja z nimi jest niezwykle istotna. Niestety z racji tego, że pliki firmy były zapisywane wszędzie, począwszy od zewnętrznych dysków twardych, przez Microsoft SharePoint, aż po komputery członków zespołu, zarządzanie formalnościami związanymi ze sklepami w Australii i Nowej Zelandii stało się chaotyczne. „Traciliśmy mnóstwo czasu, szukając dokumentów” – wyjaśnia Adrian DiTonto, krajowy menedżer ds. handlu detalicznego w Ben & Jerry’s Unilever Australia. „Znalezienie umowy franczyzy lub wyciągnięcie od kogoś zdjęć mogło zająć nawet tydzień. Czasami w ogóle nie mogliśmy znaleźć danego pliku”.

Spójność i płynna praca

Unilever – spółka będąca właścicielem Ben & Jerry's – zdecydowała, że DiTonto i jego partnerzy mają zacząć korzystać z Dropbox do przechowywania i udostępniania plików. Jak mówi DiTonto: „Dropbox pozwala nam udostępniać istotne, aktualne informacje naszym dostawcom, wykonawcom i wszystkim innym zaangażowanym w projekt. Jeśli wprowadzimy zmiany w pliku, każdy będzie o tym wiedzieć. Nasze życie stało się o wiele łatwiejsze dzięki zastosowaniu tych płynniejszych procesów”. Dropbox pomógł również rozwiązać kłopoty związane z udostępnianiem dużych plików. Wcześniej pliki musiałyby zostać spakowane lub wysłane w kilku e-mailach, ale teraz DiTonto i jego zespół mogą wymieniać je za pomocą łączy udostępnionych. Zespół zaczął też używać Dropbox Paper do zarządzania projektami. „Tworzymy zadania i @wzmianki, które pozwalają je przypisać, a także możemy łatwo osadzić szablony programu Excel, z których następnie mogą korzystać kierownicy sklepów” – mówi DiTonto. „W przeszłości wszystko to odbywało się za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale dzięki Paper o wiele łatwiej jest utrzymać wszystkich na bieżąco”.

Więcej sklepów, więcej zadowolonych klientów

Od czasu przeniesienia plików do Dropbox zespoły operacyjne Ben & Jerry's ds. handlu detalicznego zyskały więcej czasu, aby skupić się na rozwijaniu projektów lodziarni. Zamiast poszukiwać zagubionych plików, pracownicy i wykonawcy mogą z miejsca uzyskać dostęp do tego, czego potrzebują, i utrzymać tempo pracy. „Ponieważ Australia jest punktem odniesienia przy wprowadzaniu nowych punktów sprzedaży detalicznej Ben & Jerry's, miałem wiele zapytań od kolegów z innych rynków dotyczących przyjęcia tych oszczędzających czas metod, które wdrożyliśmy u siebie” – mówi DiTonto. „Dropbox pozwala wyeliminować bezproduktywne konwersacje i zapewnia poszczególnym osobom większą autonomię”. Poprzez ustanowienie nowych standardów wydajności Dropbox pomógł firmie Ben & Jerry's usprawnić uruchamianie nowych punktów sprzedaży detalicznej – wspierając tym samym jej rozwój i misję społeczną. „Zawsze chcemy mieć pewność, że franczyzobiorcy otrzymują to, za co zapłacili” – dodaje DiTonto. „Dropbox trzyma nas wszystkich razem, pozwalając dążyć do tego samego celu. To dobre rozwiązanie zarówno dla poszczególnych franczyzobiorców, jak i dla całej firmy”.