Ben & Jerry’s

Kurragömma med filer

För glassinnovatören Ben & Jerry’s är lokala, franchisebaserade glassbarer inte bara kanaler för att sprida namnen på de senaste smakerna. Glassbarerna är också plattformar för Ben & Jerry’s sociala uppdrag, som att stödja rättvis handel och vända klimatförändringarna. Skopbarer spelar en avgörande roll i företagets framgång, så det är jätteviktigt att hela företaget samarbetar med dem. Eftersom företagets filer sparades på allt från externa hårddiskar till Microsoft SharePoint till teammedlemmars datorer blev tyvärr hanteringen av det pappersarbete som rör butiker i Australien och Nya Zeeland rena kaoset. ”Vi slösade mycket tid på att jaga dokument”, förklarar Adrian DiTonto, nationell detaljhandelschef för Ben & Jerry’s Unilever Australien. ”Det kunde ta en vecka att hitta ett franchiseavtal eller jaga butiksfoton från tredje part. Ibland kunde vi inte hitta filerna överhuvudtaget.”

Enhetlighet och smidigare arbetsflöden

Ben & Jerry’s moderbolag, Unilever, beslutade att DiTonto och hans partner skulle börja använda Dropbox för att lagra och dela filer. DiTonto förklarar: ”Med Dropbox kan vi dela relevant, aktuell information med leverantörer, entreprenörer och alla andra som är involverade i ett projekt. Ändrar vi något i en fil vet alla om det. Tillvaron har blivit så mycket enklare med dessa smidiga processer på plats.” Dropbox har också underlättat delning av stora filer. Förut behövde filerna zippas eller skickas i en mejlkedja, men nu kan DiTonto och hans team utbyta dem med delade länkar. Teamet har också börjat använda Dropbox Paper för att hantera projekt. ”Vi skapar uppgifter, taggar med @ för att tilldela dem, och kan enkelt bädda in Excel-mallar som butikschefer kan använda”, säger DiTonto. ”Förr skulle allt detta skett via e-post, men med Paper är det mycket smidigare att hålla alla på banan.”

Fler butiker, fler nöjda kunder

Sedan de flyttade filerna till Dropbox har Ben & Jerry's detaljhandelsteam haft mer tid till att fokusera på att utveckla glassbutiker. Istället för att jaga filer som ligger på fel ställe kan anställda och underleverantörer nå det man behöver på en gång och hålla ångan uppe. ”Eftersom Australien utgör normen för Ben & Jerry’s detaljhandelslanseringar har jag fått många frågor från kolleger på andra marknader om att införa samma tidsbesparande metoder som vi har gjort här”, säger DiTonto. ”Dropbox är en avgörande faktor när det gäller att slippa onödiga diskussioner och göra folk mer självgående.” Genom att etablera nya effektiva metoder har Dropbox hjälpt Ben & Jerry's att effektivisera butikslanseringarna – vilket i slutänden stöder företagets tillväxt och sociala mål. ”Vi vill alltid vara säkra på att franchisetagarna får vad de betalar för”, tillägger DiTonto. ”Med Dropbox är vi alla uppdaterade och arbetar mot samma mål. Det är bra för deras verksamhet och hela vår verksamhet.”