Ben & Jerry’s

A las escondidas con los archivos

Para la innovadora empresa de helados Ben & Jerry’s, las franquicias de tiendas locales no son meramente canales para distribuir los sabores atractivos más recientes. Funcionan como una plataforma para concretar las misiones sociales de Ben & Jerry ’s, como respaldar el comercio equitativo y revertir el cambio climático. Las sucursales cumplen un rol fundamental en el éxito de la empresa, de modo que la interacción corporativa con ellas es esencial. Lamentablemente, debido a que los archivos de la empresa se almacenaban en diversos dispositivos, desde unidades de disco externas y Microsoft SharePoint hasta las computadoras de los miembros del equipo, era todo un caos administrar la documentación relacionada con las tiendas de Australia y Nueva Zelanda. “Perdíamos demasiado tiempo buscando documentos”, explica Adrian DiTonto, gerente de Operaciones de Venta Minorista Nacional de Ben & Jerry’s, Unilever Australia. “Demorábamos hasta una semana en encontrar un acuerdo de franquicia o las fotos de una tienda de terceros. A veces, incluso no encontrábamos los archivos”, comenta.

Uniformidad y flujos de trabajo más simples

La oficina central de Ben & Jerry’s, Unilever, decidió que DiTonto y sus socios comenzaran a usar Dropbox para almacenar los archivos y compartirlos. Como afirma DiTonto: “Dropbox nos permite compartir información pertinente y actualizada con proveedores, contratistas y cualquier otra persona involucrada en un proyecto. Si modificamos un archivo, todos se enteran del cambio. Desde que implementamos estos procesos, nuestra vida se simplificó”. Dropbox también ayudó a resolver los problemas que implicaba el uso compartido de archivos de gran tamaño. Anteriormente, era necesario comprimir los archivos o enviarlos en una cadena de correo electrónico, pero ahora DiTonto y su equipo los intercambian mediante vínculos compartidos. El equipo también ha comenzado a usar Dropbox Paper para administrar proyectos. "Creamos tareas, @menciones para asignarlas, y podemos incorporar fácilmente plantillas de Excel para que las usen los gerentes de tienda", dice DiTonto. "En el pasado, todo esto sucedería por correo electrónico, pero con Paper, es mucho más fácil mantener a todos en sintonía”.

Más tiendas, más clientes satisfechos

Desde que los archivos migraron a Dropbox, el equipo de Operaciones de Venta Minorista de Ben & Jerry’s dispone de más tiempo para hacer hincapié en el progreso de los proyectos de cada tienda. En lugar de tener que buscar archivos extraviados, los empleados y contratistas pueden acceder a todo lo que necesitan al instante y mantener el ritmo de trabajo. “Debido a que Australia es el punto de referencia de las implementaciones de venta minorista de Ben & Jerry’s, recibí numerosas consultas de colegas de otros mercados sobre la adopción de los métodos de ahorro de tiempo que aplicamos aquí”, expresa DiTonto. “Dropbox es la clave para evitar conversaciones ineficientes y concederles autonomía a las personas”. Al fijar un nuevo estándar de eficiencia, Dropbox ayudó a Ben & Jerry's a optimizar los lanzamientos de ventas minoristas, que, en última instancia, respaldan el crecimiento y la misión social de la empresa. “Siempre queremos asegurarnos de que las franquicias obtengan aquello por lo que pagaron”, agrega DiTonto. “Dropbox nos mantiene a todos al tanto, trabajando hacia el mismo objetivo. Es bueno para sus negocios y para el nuestro en su totalidad”.