Ben & Jerry’s

Jugando al escondite con los archivos

Para la innovadora empresa de helados Ben & Jerry’s, las franquicias locales no solo son canales para difundir sus nombres de sabores pegadizos, sino que también son plataformas para distribuir la misión social de la empresa, como el apoyo al comercio justo o la lucha contra el cambio climático. Las heladerías tienen un papel fundamental en el éxito de esta empresa, por lo que la interacción corporativa con ellas es vital. Por desgracia, debido a que los archivos de empresa se guardaban en cualquier lugar —desde discos duros externos hasta Microsoft SharePoint, pasando por los ordenadores de los miembros del equipo—, la gestión de la documentación relacionada con las tiendas de Australia y Nueva Zelanda acabó siendo caótica. “Perdíamos muchísimo tiempo intentando encontrar documentos”, explica Adrian Di Tonto, director nacional de operaciones minoristas en Australia de Ben & Jerry’s (Unilever). “Podíamos tardar una semana en encontrar un contrato de franquicia o fotos de la tienda que había hecho otra empresa. A veces, ni siquiera los encontrábamos”, añade.

Coherencia y flujos de trabajo más eficientes

En Unilever, la empresa matriz de Ben & Jerry’s, se decidió que Di Tonto y sus socios empezaran a utilizar Dropbox para almacenar y compartir archivos. Tal como afirma Di Tonto: “Dropbox nos permite compartir información pertinente y actualizada con proveedores, contratistas y cualquier persona involucrada en un proyecto. Si hacemos cambios en un archivo, todo el mundo está al tanto. El trabajo es más fácil desde que implementamos estos procesos tan eficientes”. Dropbox también ha ayudado a solucionar los problemas relacionados con el uso compartido de archivos grandes. Antes, los archivos tenían que comprimirse o enviarse en un hilo de correo electrónico, pero ahora Di Tonto y su equipo intercambian archivos con enlaces compartidos. Por otro lado, el equipo ha empezado a usar Dropbox Paper para gestionar los proyectos. “Creamos tareas y @menciones para asignarlas, y podemos insertar fácilmente plantillas de Excel para que las usen los responsables de las tiendas”, explica Di Tonto. “Antiguamente, todo esto se hacía por correo electrónico. Ahora tenemos Paper, así que es mucho más fácil conseguir que todo el mundo esté al día”, añade.

Más tiendas, más clientes satisfechos

Después de trasladar sus archivos a Dropbox, el equipo de operaciones minoristas de Ben & Jerry’s dispone de más tiempo para centrarse en desarrollar proyectos de heladerías. En vez de tener que encontrar archivos extraviados, los empleados y contratistas pueden acceder al contenido que necesitan en un segundo, sin perder el tiempo. “Como Australia es el punto de referencia para los proyectos de tiendas de Ben & Jerry’s, he recibido muchas preguntas de compañeros que trabajan en otros mercados. Me piden consejos para adoptar los mismos métodos de ahorro de tiempo que hemos implementado aquí”, comenta Di Tonto. “Dropbox es la clave para dejar de malgastar el tiempo en conversaciones y para darles más autonomía a las personas”, añade. Con la ganancia en eficiencia, Dropbox ha ayudado a Ben & Jerry’s a agilizar los proyectos de tiendas, que en última instancia respaldan la misión social y el crecimiento de la empresa. “Lo que pretendemos es que las franquicias siempre perciban lo que han pagado”, explica Di Tonto. “Dropbox nos mantiene coordinados y centrados en el mismo objetivo. Es bueno para sus empresas y para la nuestra”, continúa.