Ben & Jerry’s

Das Versteckspiel mit den Dateien

Für Eiscreme-Innovator Ben & Jerry's sind örtliche „Scoop Shop“-Franchisenehmer nicht nur der schnellste Weg, um die leckersten neuen Kreationen an den Mann zu bringen. Sie dienen gleichzeitig als Plattformen für die sozialen Projekte von Ben & Jerry's, wie die Unterstützung des fairen Handels und das Umkehren des Klimawandels. Scoop Shops tragen in erheblichem Maße zum Erfolg des Unternehmens bei, deshalb ist die Interaktion zwischen ihnen und dem Konzernmanagement von wesentlicher Bedeutung.

Da die Unternehmensdateien an allen möglichen Orten gespeichert waren – von externen Festplatten über Microsoft SharePoint bis hin zu den PCs von Teammitgliedern –, wurde der Verwaltungsaufwand für Scoop Shops in Australien und Neuseeland zu einem chaotischen Unterfangen. „Wir haben viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwendet“, erklärt Adrian DiTonto, National Retail Operations Manager für Ben & Jerry’s Unilever Australien. „Manchmal dauerte es eine geschlagene Woche, bis wir einen Franchise-Vertrag gefunden oder Fotos von Scoop Shops ausgegraben hatten, die von anderen gemacht wurden. Und manchmal blieben die Dateien unauffindbar.“

Einheitlichkeit und optimierte Workflows

Die Muttergesellschaft von Ben & Jerry, Unilever, beschloss, dass DiTonto und seine Partner Dropbox zum Speichern und Freigeben von Dateien verwenden sollten. DiTonto sagt selbst: „Mit Dropbox können wir unseren Lieferanten, Auftragnehmern und allen anderen Projektbeteiligten relevante, aktuelle Informationen zur Verfügung stellen. Wenn wir Änderungen an einer Datei vornehmen, sind alle darüber informiert. Diese reibungslosen Abläufe haben uns das Leben erheblich leichter gemacht.“ Dropbox hat auch dazu beigetragen, Probleme beim Teilen großer Dateien zu lösen. Zuvor mussten Dateien gezippt oder in mehreren E-Mails verschickt werden. Mit Dropbox tauschen DiTonto und sein Team Dateien einfach über freigegebene Links aus. Das Team verwendet jetzt Dropbox Paper zur Verwaltung von Projekten. „Wir erstellen Aufgaben und @Erwähnungen, um sie zuzuweisen und wir können Excel-Vorlagen ganz einfach einbetten, die die Filialleiter dann verwenden können“, sagt DiTonto. „Vorher haben wir das alles per E-Mail geregelt, aber mit Paper ist es viel einfacher, jeden auf dem gleichen Stand zu halten.“

Mehr Scoop Shops, mehr zufriedene Kunden

Seit der Migration sämtlicher Dateien zu Dropbox kann das Retail Operations Team von Ben & Jerry’s mehr Zeit darauf verwenden, Scoop Shop-Projekte voranzutreiben. Statt verlegte Dateien zu suchen, können Mitarbeiter und Auftragnehmer sofort auf alle Inhalte zugreifen, die sie brauchen, und sofort weitermachen. „Da Australien als Benchmark für Einzelhandels-Rollouts von Ben & Jerry’s gilt, bekomme ich viele Fragen von Kollegen in anderen Märkten zu den zeitsparenden Methoden, die wir hier erfolgreich umgesetzt haben“, erklärt DiTonto. „Dropbox versetzt uns in die Lage, überflüssige Diskussionen zu beenden und Mitarbeitern mehr Autonomie zu gewähren.“ Durch die neuen, effizienteren Abläufe hat Dropbox Ben & Jerry’s geholfen, Launches im Einzelhandel effizienter zu gestalten, was sich allgemein positiv auf das Wachstum und den sozialen Auftrag des Unternehmens auswirkt. „Wir möchten immer sicherstellen, dass Franchisenehmer auch bekommen, wofür sie bezahlt haben“, fügt DiTonto hinzu. „Dropbox hält uns alle auf dem Laufenden und arbeitet auf dasselbe Ziel hin. Das ist für deren Geschäft genauso förderlich wie für uns als Gesamtkonzern.“