Ben & Jerry’s

ファイルがとにかく見つからない

Ben & Jerry’s は、米国で生まれたアイスクリームのブランドです。現在世界 24 か国で販売され、日本でも表参道ヒルズの店舗を始め、コンビニやスーパーでも販売している人気のアイスクリームです。新しいアイスクリームを考案する Ben & Jerry’s にとって、各地域のスクープ ショップのフランチャイズは、人気のある新しいフレーバーを販売するただの流通チャネルではありません。フェアトレードの支援や環境保護運動など、Ben & Jerry’s が社会に貢献するためのプラットフォームでもあり、スクープ ショップは会社の成功にかけがえのない役割を果たしています。そのため、会社とスクープ ショップのコミュニケーションは非常に重要です。しかし、Ben & Jerry’s のオーストラリア オフィスでは、会社のファイルは外付けのハード ドライブや Microsoft SharePoint、チーム メンバーのパソコンなど、あらゆる場所に分散して保存されていたため、オーストラリアとニュージーランドにあるショップ関連の事務処理の管理は収拾がつかなくなっていました。Ben & Jerry’s の親会社である Unilever のオーストラリア社、ナショナル リテール オペレーションズ マネージャーのエイドリアン・ディトント氏は当時をこう説明します。「必要なドキュメントを見つける作業にかなりの時間を無駄にしていました。フランチャイズ合意書を見つけたり、他社からのショップの写真がどこに行ったか探したりするのに 1 週間かかることもありました。結局ファイルが見つからないことさえあったのです。」

一貫性がありスムーズなワークフロー

ディトント氏と彼のパートナーは、Ben & Jerry’s の親会社 Unilever から Dropbox を勧められ、ファイルの保存や共有をする際に Dropbox を使用するようになりました。「Dropbox なら、サプライヤーやベンダー、その他プロジェクトの関係者全員とすぐに最新情報を共有できます。ファイルを編集すると、全員がその内容を確認できるのです。このようなスムーズな共有プロセスのおかげで、本当に業務を進めやすくなりました」とディトント氏は語ります。また、Dropbox は大容量ファイルの共有に関して同社が抱えていた問題も解決することができました。前はファイルを圧縮するか、複数のメールに分けて送信する必要がありましたが、現在では Dropbox の共有リンクを利用してファイルをやり取りしています。チームはプロジェクト管理に Dropbox Paper も使い始めました。「タスクを作成し、@メンションでユーザーを割り当てられます。またストア マネージャーが使用する Excel テンプレートを簡単に組み込むこともできます」とディトント氏は言います。「以前はすべてメールで行っていましたが、Paper を使用することで、より簡単に全員の足並みを揃えられるようになりました。」

ショップの増加とお客様満足度の向上

ファイルを Dropbox に移行してから、Ben & Jerry’s のリテール オペレーション チームは、スクープ ショップ プロジェクトの前進に時間を費やせるようになりました。ファイルを探し回ることもなくなり、社員と請負業者は必要なファイルに瞬時にアクセスして、効率性を維持したまま作業に集中できます。「オーストラリアは Ben & Jerry’s の販売展開の判断基準となっているため、ここで導入した効率化手段を採用したいと、他の地域にいる同僚からたくさん問い合わせを受けています。Dropbox は無駄を減らし、社員により自主性をもたらしています」とディトント氏は述べています。Dropbox で業務を効率化できたことで、Ben & Jerry’s ではショップをより合理的に立ち上げることができるようになりました。これは会社の成長、さらには社会貢献活動への注力にもつながっています。「私たちはフランチャイズ加盟店が投資に見合った利益を得られるよう常に尽力しています。Dropbox で全員が同じ情報をすぐにシェアできるため、同じ目標に向かって協力し合うことができます。私たちのビジネス全体にとって欠かせないソリューションです。」