O desafio
- Apesar do trabalho remoto dos funcionários, a Cully Automation ainda enviava contratos e documentos para assinatura por e-mails e cartas
- Além de ser um processo oneroso, causava a perda de um tempo valioso dos funcionários, sem falar da falta de segurança
A solução
- Depois de 10 anos usando o Dropbox, a Cully Automation implementou o Dropbox Sign e criou um fluxo de trabalho simplificado em que os funcionários criam, colaboram, enviam e assinam contratos
Impacto
- Faturas, contratos e documentos confidenciais são compartilhados, assinados e armazenados com segurança, com trilhas de auditoria que possuem carimbo de data e hora e lembretes automatizados que garantem que nada passe despercebido, promovendo uma celeridade nos processos de fechamento de negócios da Cully Automation que agora são 50% mais rápidos
O uso do Dropbox e do Dropbox Sign foi fundamental para o crescimento e o sucesso da nossa empresa que de outro modo não seria tão eficiente e produtiva.
A Cully Automation é uma empresa irlandesa de engenharia que oferece uma gama de serviços que abrangem desde o projeto e a instalação até a automação em larga escala dos processos. A equipe é especializada em planejamento, construção, automação e manutenção de serviços hídricos essenciais na Irlanda.
A Cully Automation conta há alguns anos com o Dropbox para gerenciar a colaboração entre a equipe do canteiro de obras e a equipe do escritório. Mas, com a pandemia da covid-19, a equipe precisou de uma solução para ampliar a colaboração em tempo real que incluísse a assinatura de contratos. A solução também tinha que levar em conta as equipes que trabalhavam em campo em áreas de baixa largura de banda e que precisam fazer atualizações off-line para serem sincronizadas posteriormente, assim que a conexão fosse restabelecida.
Jornada rumo ao Sign
Para entrada nos locais de trabalho, todos os visitantes e funcionários tinham de preencher uma pesquisa de retorno ao trabalho e declarar oficialmente que não tinham sintomas de COVID-19. Esse processo rapidamente tornou o método antigo de imprimir, assinar e coletar formulários em papel absolutamente lento e caro. Além disso, a necessidade de assinatura e atualização regular de importantes documentos de saúde e segurança, avaliações de risco e relatórios de dados fazia a empresa lidar com um volume intenso de papel e com atrasos administrativos desnecessários.
Para que funcionários, visitantes e prestadores de serviços assinassem documentos e declarações remotamente, a Cully Automation usou o Sign e o Dropbox. Assim, foi possível criar, assinar e armazenar com segurança documentos legalmente vinculativos em tempo real para cada um dos diferentes canteiros de obra e escritórios. O melhor de tudo foi a configuração rápida e simples. Em alguns dias as equipes já estavam usando a nova tecnologia.
Com o Dropbox e o Sign trabalhando juntos para criar a primeira solução integrada de armazenamento e assinatura eletrônica de documentos do mundo, a decisão de adotar o Sign foi muito simples.
| Antes do Sign | Depois do Sign | |
| Dependência excessiva do e-mail Os documentos eram assinados e enviados de volta por e-mail, fazendo com que o gerenciamento das versões mais recentes fosse extremamente complexo. |
→ | Colaboração interna Com o Dropbox Sign, documentos comuns como declarações ou contratos são automaticamente enviados, assinados e arquivados na pasta correta. |
| Aprovações lentas Os contratos tinham que ser enviados pelos correios, ou os signatários tinham que se deslocar até o escritório, o que prolongava ainda mais o processo |
→ | Aprovações descomplicadas Os funcionários agora assinam contratos em questão de segundos, o que agiliza seus fluxos de trabalho e deixa o caminho livre para que façam o que precisam fazer, muito mais rápido. |
| Tempo perdido com lembretes manuais As equipes tinham que correr atrás das assinaturas que faltavam manualmente, o que consumia um tempo valioso que deveria ser dedicado a tarefas mais importantes. |
→ | Lembretes automatizados O Sign notifica automaticamente todos os signatários sobre as assinaturas que faltam, facilitando o controle de quem assinou o quê e quando. |
| Dificuldade em proteger o processo de assinatura Quando os documentos eram enviados para assinatura pelos correios e por e-mail, não era nada fácil proteger o processo e torná-lo legalmente vinculativo. |
→ | Assinaturas eletrônicas seguras Com trilhas de auditoria com carimbo de data e hora e autenticação baseada em função, os documentos são compartilhados e assinados com segurança e com trilhas de auditoria juridicamente vinculativas. |
Impulsione a colaboração e a segurança com o Dropbox e o Dropbox Sign
Após altos níveis de adoção e um aumento na velocidade e precisão do processo de declaração de segurança para a COVID-19, as equipes financeira, de RH e de contratos da Cully Automation optaram pela adoção de um fluxo de trabalho semelhante. Agora, todos os processos, incluindo faturamento, recrutamento e contratação, são gerenciados pelo Dropbox e pelo Sign.
Juntas, as ferramentas criaram um espaço para reunir todos os departamentos da Cully Automation no gerenciamento eficaz de documentos. Do início do projeto à implementação, o Dropbox e o Sign garantem a proteção de todos os documentos em um local de fácil acesso que permite uma melhor colaboração e atualizações em tempo real.
"Não consigo nem imaginar viver sem o Dropbox ou o Sign, eles são absolutamente fundamentais em tudo o que fazemos. Os produtos são parte integral de todo o nosso ciclo empresarial: pré-qualificação, licitação e pós-venda".
