Ben & Jerry’s

La caccia ai file

Per l'innovatore del gelato Ben & Jerry's, le gelaterie in franchising locali non sono solo canali per la distribuzione degli ultimi gusti dai nomi accattivanti. Sono piattaforme per mettere in atto le proprie missioni sociali, ad esempio l'impegno verso un commercio equo e la lotta al cambiamento climatico. Le gelaterie svolgono un ruolo essenziale per il successo dell'azienda e per questo motivo l'interazione con la sede centrale è di vitale importanza. Purtroppo, poiché i file aziendali venivano salvati utilizzando qualsiasi tipo di metodo, dai dischi rigidi esterni a Microsoft SharePoint sui PC dei membri del team, la gestione del lavoro di ufficio associato a quella dei negozi dell'Australia e della Nuova Zelanda era diventata caotica. "Perdevamo un sacco di tempo a rintracciare i documenti", spiega Adrian DiTonto, National Retail Operations Manager di Ben & Jerry's di Unilever Australia. "Per trovare un contratto di franchising o scovare foto dei negozi fatte da terzi poteva essere necessaria una settimana. A volte non riuscivamo affatto a trovare i file".

Coerenza e flussi di lavoro più semplici  

Unilever, la capogruppo di Ben & Jerry's, ha deciso di fare utilizzare a DiTonto e ai suoi partner Dropbox per archiviare e condividere i file. Come afferma DiTonto, "Dropbox ci permette di condividere informazioni pertinenti e aggiornate con fornitori, collaboratori e chiunque altro coinvolto in un progetto. Se qualcuno apporta delle modifiche a un file, tutti le vedono immediatamente. Questi processi più uniformi hanno semplificato molto la nostra vita". Dropbox ha contribuito anche a risolvere le problematiche relative alla condivisione di file di grandi dimensioni. In precedenza, i file dovevano essere compressi o inviati con una serie di email, ma ora DiTonto e il suo team li scambiano utilizzando link condivisi. The team ha inaiziato a usare anche Dropbox Paper per gestire i progetti. "Creiamo le attività, aggiungiamo tag (@menzioni) per assegnarle e possiamo incorporare facilmente modelli Excel che i responsabili dei punti vendita possono utilizzare," afferma DiTonto. "In passato tutto questo avveniva tramite email, ma con Paper è molto più semplice mantenere tutti aggiornati".

Più negozi, più clienti soddisfatti 

Da quando il team Retail Ops di Ben & Jerry's ha trasferito i propri file in Dropbox Business, ha più tempo per concentrarsi sui progetti delle gelaterie. Anziché dover dare la caccia ai file smarriti, i dipendenti e i collaboratori possono accedere istantaneamente a ciò di cui hanno bisogno e continuare le proprie attività. "Poiché l'Australia è il punto di riferimento per la diffusione delle gelaterie di Ben & Jerry's, ho ricevuto moltissime richieste di informazioni da parte dei colleghi in altri mercati su come adottare gli stessi nostri metodi per risparmiare tempo", dice DiTonto. "Dropbox è la chiave per mettere fine alle conversazioni inutili e dare alle persone più autonomia". Con la definizione di nuovi livelli di efficienza, Dropbox ha aiutato Ben & Jerry's a semplificare l'apertura di nuove gelaterie e, in definitiva, a sostenere la crescita e la missione sociale dell'azienda. "Vogliamo essere sempre sicuri che i licenziatari ottengano ciò per cui hanno pagato", aggiunge DiTonto. "Dropbox Business ci tiene tutti sincronizzati e ci fa lavorare per lo stesso obiettivo. Complessivamente, è un bene per il loro business e per il nostro".