Ben & Jerry’s

Gemmeleg med filer

For isproducenten Ben & Jerry’s er de lokale forhandlere af deres is ikke bare distributionskanaler for de seneste iørefaldende smagsvarianter. De er også platforme for udbredelsen af Ben & Jerry’s sociale missioner – f.eks. støtte til fair trade og kampen mod klimaforandringer. Forhandlerne af deres is spiller en central rolle i virksomhedens succes, og interaktionen med dem er af yderste vigtighed. Tidligere blev virksomhedens filer gemt på alt fra eksterne harddiske over Microsoft SharePoint til de enkelte teammedlemmers computere, så administrationen af papirarbejdet med forhandlerne i Australien og New Zealand var både uoverskuelig og kaotisk. "Vi spildte enorme mængder tid på at lede efter dokumenter", forklarer Adrian DiTonto, National Retail Operations Manager for Ben & Jerry’s Unilever Australia. "Det kunne tage en uge at finde en franchisingkontrakt eller lokalisere en tredjeparts billeder af en butik. Nogle gange kunne vi slet ikke finde filerne overhovedet".

Mere enkle arbejdsprocesser

Ben & Jerry's moderselskab, Unilever, besluttede at sætte DiTonto og hans kolleger i gang med at bruge Dropbox til at gemme og dele filer. Som DiTonto siger, “Dropbox giver os mulighed for at dele relevante, opdaterede oplysninger med leverandører, forhandlere og andre, der er involveret i et projekt. Hvis vi ændrer noget i en fil, ved alle det med det samme. Vores liv er blevet meget lettere, efter at vi har implementeret de forenklede arbejdsprocesser.” Dropbox har også løst udfordringen med deling af store filer. Tidligere blev filerne komprimeret eller sendt i en strøm af e-mails, men nu udveksler DiTonto og hans team filerne via delte links. Teamet er også begyndt at bruge Dropbox Paper til projektstyring. “Vi opretter opgaver, @nævner for at tildele dem og kan nemt integrere Excel-skabeloner, som butikschefer kan bruge,” siger DiTonto. “Tidligere foregik alt dette via e-mail, men med Paper er det blevet meget nemmere at holde alle opdateret”.

Flere forhandlere, flere tilfredse kunder

Efter de flyttede deres filer til Dropbox, har Ben & Jerry's Retail Ops-team haft mere tid til at fokusere på at hjælpe forhandlerprojekter fremad. Medarbejdere og forhandlere kan øjeblikkeligt tilgå alt, hvad de skal bruge til at opretholde deres momentum i stedet for at skulle lede efter forsvundne filer. “Da Australien fungerer som sammenligningsgrundlag for udrulningen af Ben & Jerry's-forhandlere, har jeg fået mange spørgsmål fra kolleger på andre markeder om, hvordan de kan implementere de samme tidsbesparende metoder som os,” siger DiTonto. “Dropbox er nøglen til at fjerne overflødige samtaler og give de enkelte medarbejdere større selvstændighed”. Dropbox har hjulpet Ben & Jerry's med at strømline udrulningen af detailbutikker ved at etablere nye effektive arbejdsgange, som i sidste ende understøtter virksomhedens vækst og sociale mission. “Vi søger altid for, at franchisetagerne får det, de betaler for,” tilføjer DiTonto. “Dropbox holder os alle opdaterede, så vi arbejder mod samme mål. Det er som helhed både godt for deres forretning og for vores”.