Ben & Jerry’s

Leke gjemsel med filer

For iskreminnovatøren Ben & Jerry’s er ikke lokale iskrembutikker som får konsesjon bare kanaler for å distribuere de nyeste, fengende smaksnavnene. De er plattformer som hjelper Ben & Jerry’s med å lykkes i samfunnsoppdrag – som å støtte rettferdig handel (fair trade) og reversere klimaendringen. Iskrembutikker spiller en viktig rolle i selskapets suksess, så bedriftsrettet interaksjon med dem er viktig. Uheldigvis, siden selskapets filer ble lagret på alt fra eksterne harddisker til Microsoft Sharepoint og teammedlemmenes egne datamaskiner, ble administrasjon av dokumentene som var forbundet med butikkene i Australia og New Zealand kaotisk. «Vi kastet bort mye tid på å lete etter dokumenter», forklarer Adrian DiTonto, National Retail Operations Manager for Ben & Jerry’s Unilever Australia «Det kunne ta en uke å finne en konsesjonseavtale eller jakte på butikkbilder fra en tredjepart. Noen ganger fant vi ikke filene i det hele tatt.»

Stabile og smidigere arbeidsflyter

Morselskapet til Ben & Jerry's, Unilever, bestemte seg for at DiTonto og partnerne hans skulle begynne å bruke Dropbox for å lagre og dele filer. – Med Dropbox kan vi dele relevant, oppdatert informasjon med leverandører, oppdragstakere og alle andre som er involvert i et prosjekt, sier DiTonto. – Hvis vi gjør endringer i en fil, får alle vite det. Livet har blitt mye enklere etter at vi tok i bruk disse smidige prosessene, fortsetter DiTonto. Dropbox har også bidratt til å løse problemer med deling av store filer. Tidligere måtte filene pakkes eller sendes i en kjede av e-poster, men nå kan DiTonto og teamet hans utveksle filer ved hjelp av delte koblinger. Teamet har også begynt å bruke Dropbox Paper for å styre prosjekter. – Vi oppretter oppgaver, @omtaler for å tildele dem og bygger inn Excel-maler slik at det blir enkelt for butikksjefer å bruke dem, sier DiTonto. – Før skjedde alt dette på e-post, men med Paper er det mye enklere å sørge for at alle er samkjørt.

Flere butikker betyr flere fornøyde kunder

Etter at de flyttet filene over til Dropbox, har butikkteamet til Ben & Jerry’s hatt mer tid til å fokusere på å drive butikkprosjektene fremover. I stedet for å måtte jakte på feilplasserte filer, kan ansatte og oppdragstakere få tilgang til det de trenger umiddelbart, og samtidig opprettholde framdriften. – Australia er målestokken når Ben & Jerry’s åpner nye butikker, og jeg har fått mange henvendelser fra kolleger i andre markeder om å benytte de samme tidsbesparende metodene vi har tatt i bruk her, sier DiTonto. – Dropbox Business er nøkkelen til å unngå unødvendige samtaler og gi enkeltpersoner mer autonomi. Dropbox har bidratt med effektiviseringer som har gitt Ben & Jerry’s mer effektive butikklanseringer – noe som til syvende og sist støtter selskapets vekst og samfunnsoppdrag. – Vi sørger alltid for at konsesjonstakere får det de har betalt for, legger DiTonto til. – Dropbox samler oss så vi alltid jobber mot et felles mål. Det er bra for Dropbox, men også for oss som en helhet.