Ben & Jerry’s

Гра в хованки з файлами

Для новатора в галузі виробництва морозива Ben & Jerry’s місцеві франшизи кафе-морозива — це не лише канали збуту яскравих марок своєї продукції. Вони є платформою для реалізації соціальних місій Ben & Jerry’s, зокрема підтримки чесної торгівлі та запобігання зміні клімату. Кафе-морозива відіграють ключову роль в успіху компанії. Тому корпоративна взаємодія з ними є життєво важливою. На жаль, через зберігання файлів компанії на різних платформах (від зовнішніх жорстких дисків до Microsoft SharePoint і комп’ютерів учасників команди) керування документообігом, пов’язаним із магазинами в Австралії та Новій Зеландії, стало хаотичним. «Ми витрачали багато часу на пошук документів, — зазначає Адріан ДіTонто, місцевий менеджер із питань комерційної діяльності компанії Ben & Jerry’s Unilever Australia. — Інколи для того, щоб знайти угоду франшизи або фотографії магазину від третьої особи, міг знадобитися цілий тиждень. Траплялося, що нам не вдавалося знайти файли взагалі».

Стабільність і спрощення робочих процесів

Unilever, материнська компанія Ben & Jerry’s, вирішила залучити пана ДіTонто та його партнерів до використання Dropbox для збереження файлів і надання спільного доступу до них. «Dropbox дає нам змогу ділитися важливими, оновленими відомостями з постачальниками, підрядниками та іншими учасниками проекту. Якщо ми вносимо зміни до файлу, про них дізнаються всі. Завдяки злагодженості процесів наша робота значно спростилася», — зазначає пан ДіTонто. За допомогою Dropbox вдалося також усунути незручності під час надання спільного доступу до великих файлів. Раніше файли потрібно було архівувати чи надсилати кількома повідомленнями електронної пошти, але зараз пан ДіTонто та його команда обмінюються ними за допомогою посилань на спільний доступ. Команда також почала використовувати Dropbox Paper для керування проектами. «Ми створюємо завдання, @примітки для їх призначення та можемо легко вставляти шаблони Excel для використання менеджерами магазинів», — каже пан ДіTонто. «Раніше все це відбувалося електронною поштою, але з Paper набагато простіше тримати всіх на одній сторінці».

Що більше магазинів, то більше задоволених клієнтів

Після перенесення файлів до Dropbox у відділу керування роздрібною мережею компанії Ben & Jerry’s з’явилося більше часу для роботи над реалізацією проектів кафе-морозива. Тепер замість пошуку розкиданих повсюди файлів співробітники та підрядники можуть миттєво отримувати доступ до потрібних відомостей і підтримувати потрібний темп роботи. «Оскільки Австралія — це еталон для компанії Ben & Jerry’s з точки зору розгортання роздрібної діяльності, мені надходило багато запитів від колег з інших ринків щодо запровадження аналогічних нашим методів економії часу, — відзначає пан ДіTонто. — Dropbox — це рішення, яке дало змогу забути про витрачання часу на зайві розмови та надати працівникам більше автономії». Встановлюючи нові показники ефективності, Dropbox допоміг компанії Ben & Jerry’s спростити відкриття нових роздрібних магазинів. Це, в свою чергу, забезпечує стабільність розвитку компанії та виконання нею своєї соціальної місії. «Ми завжди прагнули до того, щоб отримувачі франшизи мали те, за що вони платять, — додає пан ДіTонто. — Dropbox об’єднує нас в одне ціле і допомагає працювати над спільною метою. Це добре для наших партнерів і для нас як для компанії».