Atuando em mais de 30 mercados internacionais e contando com consultores de beleza independentes que vendem seus produtos em todo o mundo, a Mary Kay reúne uma ampla rede de colaboradores obstinados por formas de se conectar, compartilhar e armazenar arquivos, dados e outras informações. Anteriormente, a empresa usava o Dropbox principalmente para transferências de arquivos, mas, com o surgimento do trabalho remoto, a equipe teve de repensar os fluxos de trabalho. Hoje, o Dropbox "é o local onde de fato está todo o trabalho da nossa empresa", afirma David Wilson, gerente sênior de tecnologia e produção criativa da equipe de serviços criativos dos EUA da organização. "É incrível ter o que seria o equivalente ao canivete suíço das ferramentas criativas. Seria mais fácil dizer para o que nós não usamos."
Abaixo, David fala sobre como a Mary Kay aproveita os produtos do Dropbox para divulgar informações sobre um evento e dele coletar material, organizar e pesquisar fotos e vídeos, e trabalhar de forma assíncrona com os arquivos para criar a revista digital mensal da organização.
Etapa 1: preparação e pré-produção
Somos uma empresa de venda direta com centenas de milhares de consultores de beleza independentes com os quais precisamos nos comunicar e muitas soluções típicas que os vendedores oferecem não funcionam bem para nós. Fazemos muitos eventos e, além de anunciar, precisamos de uma maneira fácil para os participantes nos enviarem fotos para serem usadas nas redes sociais e na nossa revista, a Applause.
Com o Dropbox Transfer, podemos enviar um mesmo link para quantas pessoas quisermos e é uma ótima maneira de entregar os convites por PDF. Separadamente, também podemos enviar uma solicitação de arquivo pedindo aos participantes que nos enviem suas fotos e vídeos favoritos usando um link específico. De forma simples, eles enviam as fotos que são automaticamente direcionadas para uma pasta criada por nós para que nossa equipe pesquise e encontre tudo com facilidade. Em termos de segurança, é muito mais seguro do que um site de FTP, uma vez que os consultores de beleza independentes não têm acesso para visualizar os arquivos de outras pessoas.
Etapa 2: navegar, buscar e transferir arquivos
Agora, todos os nossos arquivos criativos ficam armazenados no Dropbox, inclusive todas as fotos do evento. Nossa equipe de redes sociais ou de desenvolvimento de vendas navega pelas fotos, determina quais serão usadas e se verifica se os direitos de uso estão em ordem. Caso outro membro da equipe precise encontrar uma foto específica, é muito fácil pesquisar e encontrar. Anteriormente, não havia uma maneira de fazer pesquisas nos nossos servidores de arquivos. Com o Dropbox é diferente. Não precisamos nos preocupar em encontrar o que procuramos.
Transferir arquivos também é muito mais fácil. Digamos que precisamos mover milhares de fotos de um evento de um local para outro. Já tivemos uma outra solução de nuvem, mas, geralmente, durante a transferência de lotes grandes de arquivos, a operação falhava ou muitos arquivos ficavam corrompidos. Mesmo quando funcionava, o processo era muito lento. Com o Dropbox, você simplesmente começa a transferência como uma operação na web e vai cuidar de outras coisas. A transferência ocorre de forma rápida, ininterrupta e sem problemas.
Etapa 3: produção criativa
A equipe criativa tem as fotos que quer usar e alguém define uma cópia. Uma equipe de designers trabalha na criação de páginas para publicar na revista. A equipe é remota e assíncrona, portanto um sistema que garante que apenas uma pessoa trabalhe em um arquivo por vez é essencial para evitar problemas de versões ou outras perdas de trabalho. O Dropbox tem um recurso chamado "bloqueado para edição". É muito simples. Ao utilizar o check in e o check out do arquivo, basta clicar com o botão direito do mouse, informar que está bloqueado para edição e ele fica bloqueado. O que o Dropbox faz é muito simples e eficaz. Agora, digamos que eu precise saber quem está com o arquivo. Isso também é bem fácil. É só clicar duas vezes no arquivo e ele informa que está bloqueado para edição, quem bloqueou e pergunta se você quer solicitar o desbloqueio. Incrível, não é? Se a pessoa que bloqueou não estiver disponível por algum motivo, é possível entrar como administrador e desbloquear.
Etapa 4: comentário e revisão
Com o Dropbox é muito fácil fazer comentários em um arquivo ou criar um vídeo do Capture para fazer comentários. Durante uma revisão rápida em vídeo, basta usar o Capture para falar durante a revisão e enviar o vídeo para qualquer pessoa assistir no futuro. Ou, para fazer um comentário em um PDF da divulgação da foto, é possível usar o editor de PDF. São várias opções para a mesma finalidade.
Pronto! O PDF foi criado e está disponível para ser enviado para milhares de pessoas em todo o mundo. Outra vitória para a Mary Kay e para o Dropbox.
Etapa bônus: nunca perca nada
A possibilidade de recuperar facilmente um arquivo excluído ou uma versão anterior de um arquivo é fundamental.
Em nossos antigos servidores de arquivos, fazíamos backups com uma frequência de poucos dias. Mas, se algo fosse adicionado ao servidor desde o último backup e não houvesse um backup antes de ele ser excluído acidentalmente, não havia como recuperar. E, ainda assim, você voltava para uma versão que possivelmente sofreu várias iterações mais antigas do que a cópia mais recente. Isso fazia as pessoas guardarem várias versões dos arquivos e criava um problema real porque sempre havia o risco de uma versão ser aprovada, mas outra ser enviada acidentalmente. No entanto, agora, o Dropbox guarda todos os arquivos que você salva. As pessoas não precisam se preocupar em fazer uma cópia e salvar uma versão separada. Elas têm a certeza de que o arquivo está lá. Caso precisem, podem acessar clicando com o botão direito do mouse em "Ir para o histórico de versões". Elas ficam muito mais tranquilas porque sabem que o arquivo está lá.
