Het is aan Human Resources (HR) om goed voor mensen te zorgen en daar komen flink wat documenten bij kijken. Of het nu om digitale of papieren documenten gaat, je hebt hoe dan ook een plan voor documentbeheer nodig.
Documenten organiseren is nooit een leuke taak. Daarom kun je delen van het proces beter automatiseren. Een goed plan bespaart je tijd aan saaie taken en zorgt ervoor dat alles op juridisch vlak goed geregeld is.
Laten we beginnen aan een strategie!
Wat is HR-documentbeheer?
Met HR-documentbeheer weet je precies waar al je bedrijfsdocumenten en -bestanden zijn. Onder documentbeheer valt het maken, archiveren, sorteren, opslaan en vinden (of verwijderen) van HR-documenten.
Al deze documentbeheertaken moeten worden uitgevoerd met het oog op veiligheid en naleving voor bedrijfsinformatie, of je nu voor een klein bedrijf of een grote multinational werkt.
Waarom is HR-documentbeheer belangrijk?
Effectief documentbeheer zorgt ervoor dat je naadloos medewerkersbestanden kunt zoeken, opslaan en beheren. Het is je handlanger op het gebied van veilige documentopslag en helpt HR-processen te verbeteren.
Je team kan sneller vinden welke rechten en plichten er verbonden zijn met hun baan, wanneer ze eenvoudig en veilig de juiste documenten kunnen vinden. Tegenwoordig zijn cloudgebaseerde systemen de meest voorkomende manier van documentbeheer.
Met een goed HR-documentbeheersysteem kan iedereen er ook zeker van zijn dat hun gevoelige persoonlijke gegevens veilig zijn. Dat heeft vervolgens weer een positieve invloed op het algehele welzijn.
Waarom zou je een HR-documentbeheersysteem gebruiken?
Een goed beheersysteem automatiseert een heleboel taken en bespaart je dus een hoop tijd. Het functioneert als een extra administratief assistent die je helpt met onder andere:
- Productiever zijn: een documentbeheersysteem zorgt ervoor dat jij bestanden kunt opzoeken zonder allemaal verschillende folders, apps of tabbladen te moeten openen
- Centraliseren en stroomlijnen: digitale HR-documentbeheertools zorgen ervoor dat je bestanden op één plaats te vinden zijn en maken alles eenvoudiger voor jou en iedereen die toegang nodig heeft
- Bijhouden en rapporteren: je kunt gevoelige informatie automatisch bijhouden en rapporteren, zodat je moeiteloos voldoet aan de complianceregels en al die belangrijke wettelijke regelgevingen
- Veiligheid waarborgen: onze vooraanstaande beveiligingsfuncties zorgen ervoor dat jouw gegevens veilig zijn. We houden zelfs een back-up bij voor je apparaat, mochten er problemen ontstaan
- Bestanden en mappen delen: je documenten zijn eenvoudig te beschermen met een wachtwoord of door toegang te beheren als je een bestand of map deelt, zowel intern als extern
- Monitoring van het darkweb: als je Dropbox inzet als je documentbeheersysteem, zullen wij het darkweb in de gaten houden voor eventuele wachtwoordinbreuken.
Efficiëntie boosten, compliance waarborgen en gevoelige gegevens beschermen, dat kan allemaal moeiteloos met Dropbox als je ultieme oplossing voor HR-documentbeheer.
Een HR-documentbeheersysteem opzetten
1. Bepaal welke documenten relevant zijn
Je collega's van andere afdelingen hoeven HR-documenten niet te zien. En ook de collega's binnen de HR-afdeling hoeven niet elk bestand van de hele organisatie te zien.
Breng de verschillende soorten HR-documenten in kaart die jouw organisatie gebruikt, zoals:
- Werknemersdocumenten, waaronder bestanden zoals welkomsberichten en handboeken
- Werknemerscontracten
- Bedrijfsbeleid
- Medische en arbeidsongeschiktheidsdossiers
- Verlofaanvragen
- Loonadministratie
- Trainingsmaterialen
- Wervingsdocumenten, zoals vacatures, cv's van kandidaten en aantekeningen van sollicitatiegesprekken
- Dossiers en materialen over nieuwe werknemers
- Functioneringsdossiers
- Salarisinformatie
- Informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden
Afhankelijk van de branche kan het zijn dat je bedrijf nog andere soorten HR-documenten beheert, zoals veiligheidsprotocollen of trainingsmaterialen over producten. De bovengenoemde voorbeelden zijn enkel wat tips.
2. Bepaal wie toegang nodig heeft
Niet iedereen in het bedrijf moet toegang hebben tot alle HR-documenten. Bij documentbeheer is het belangrijk om jezelf de volgende vragen te stellen:
- Wie krijgt er toegang? Iedereen? Managers? Alleen HR-medewerkers?
- Gebruiken ze dit bestand vaak of af en toe? Wanneer hebben ze dit bestand het hards nodig?
- Hoe krijgen ze toegang tot dit bestand? Achter hun bureau, onderweg of via hun telefoon?
- Voeren ze bewerkingen door of bekijken ze het alleen?
Samengevat: bedenk wie wat wanneer nodig heeft en hoe je ervoor zorgt dat je bestanden veilig blijven. Deze stap is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste mensen de correcte hoeveelheid toegang hebben.
3. Bepaal wat je beveiligingsvereisten zijn
Deze stap lijkt op stap 1, maar is net een beetje anders. Compliance is hier het belangrijkst. Vraag jezelf eens:
- Bevat dit bestand wettelijk beschermde informatie, zoals medische gegevens?
- Moet je dit bestand voor een verplichte hoeveelheid tijd bewaren?
Als je dat eenmaal hebt bepaald, kun je regels maken aan de hand van een of meerdere van onderstaande hulpmiddelen:
- Vergrendel je bestanden met wachtwoorden
- Houd streng toezicht op het delen van bestanden
- Volg alles met activiteitsrapporten
- Valideer gegevens en zorg voor een transparant audittraject
Door je veiligheidsvereisten goed te bepalen, zorg je ervoor dat documenten veilig en conform blijven. Zo kun je zonder zorgen je bestanden beheren.
4. Zorg ervoor dat collega's je strategie kennen
Je bent er bijna, maar weet wel dat HR-documentbeheersystemen alleen werken als HR-teams samenwerken en alles up-to-date houden. Zorg ervoor dat iedereen weet wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn.
Sla alles op een centraal punt op voor eenvoudige toegang. Dat maakt samenwerken ook makkelijker, waardoor documentworkflows nog beter worden gestroomlijnd.
Probeer voor belangrijke documenten extra context te geven met bijvoorbeeld video's of schermopnamen.
Best practices voor HR-documentbeheer
Allereerst zul je deze zeer effectieve en efficiënte strategie in je HR-workflow moeten opnemen.
Daarna is het belangrijk dat je je werknemers zo snel mogelijk uitleg geeft over de strategie en training geeft gedurende het onboardingproces.
Het is ook cruciaal om automatische back-ups in te stellen voor je belangrijkste bestanden.
En kijk dan ook elk jaar even naar je HR-documenten om te controleren of je plan goed werkt. Het is altijd een goed idee om alles op de rails te houden, of eventueel kleine aanpassingen te maken.
Gestroomlijnd en beveiligd HR-documentbeheer
Dropbox kan je helpen met je HR-taken. Het draait allemaal om eenvoudig documentbeheer, opslaan en delen, om je team zo de juiste hulpmiddelen te geven om hun dagelijkse taken sneller uit te kunnen voeren.
HR-teams kunnen zelfs inzichten en analyses bekijken over gedeelde documenten, zodat je kunt zien wie gebruik maakt van de belangrijke documenten die je deelt, of er zelfs maar even naar kijkt. Best handig, dus!
Gestroomlijnd en beveiligd HR-documentbeheer zonder poespas.