Velen van ons zijn druk met geregel en gedoe. Volgens McKinsey zijn kenniswerkers bijna 20% van hun tijd kwijt aan het zoeken naar interne informatie of het vinden van collega's die kunnen helpen bij specifieke taken.
Met een gestroomlijnde workflow verspil je deze tijd niet meer en verbeter je je bedrijfsprocessen aanzienlijk. Je kunt je efficiëntie en productiviteit verbeteren door terugkerende taken of problemen vast te stellen en weg te nemen die vertraging opleveren.
In deze handleiding maak je kennis met vijf eenvoudige strategieën om je workflow te stroomlijnen. Zo kun je onnodige complexiteit gedag zeggen en een vereenvoudigd proces verwelkomen dat je team in staat stelt zoveel meer te bereiken.
Wat zijn de voordelen van het stroomlijnen van workflows?
Door processen te stroomlijnen, kun je onnodige stappen in je dagelijks werk overslaan. Dit bespaart tijd en verlaagt de kans op fouten. Daarnaast kun je profiteren van deze voordelen:
- Verhoogde productiviteit
- Meer efficiëntie
- Betere communicatie
- Minder vertragingen en gemiste deadlines
- Voorsprong op de concurrentie
- Beter moreel onder de medewerkers
- Vereenvoudigde training van medewerkers
- Duidelijkere verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden
5 manieren om workflows te stroomlijnen
Hier volgen vijf manieren om workflows te stroomlijnen:
1. Vaststellen welke huidige processen vertraging opleveren
Tekenen dat je je workflow moet stroomlijnen zijn bijvoorbeeld vertragingen en knelpunten waardoor projecten niet op tijd worden geleverd, veel werk dat opnieuw moet worden uitgevoerd of taken die onnodig herhaald moeten worden en overbodige technologie die meer problemen oplevert dan deze oplost.
Neem het volgende mee in de beoordeling van je huidige workflows:
- De betrokken medewerkers, systemen of tools
- De taken, stappen of activiteiten van de workflow die nodig zijn om het gewenste resultaat te behalen
- Hoeveel tijd het kost om elke taak of activiteit te voltooien
- De informatie die nodig is om de workflow voort te zetten
- De activering, actie, tijd of voorwaarde die de workflow in gang zet
- De beoogde uitkomst of het beoogde resultaat van de workflow
Als je hier samen met anderen aan werkt, kunnen jullie samen onderzoeken welke elementen binnen de workflow overbodig of inefficiënt zijn.
Via bestanden delen en samenwerkingstools van Dropbox kun je gemakkelijker input van je teamleden verzamelen. Met Dropbox kunnen meerdere gebruikers bijvoorbeeld in real time aan hetzelfde document werken voor een soepelere samenwerking. Dankzij deze transparantie kun je ook knelpunten vaststellen, doordat één teamlid bijvoorbeeld langer over een taak doet. Dit kan op een probleem binnen hun deel van de workflow duiden.
Met Dropbox kun je ook een uitgebreid activiteitslogboek bekijken van alle acties die voor een bestand zijn uitgevoerd, zoals aantal weergaven, downloads en bewerkingen, om na te gaan welke stappen in de workflow de meeste tijd kosten en kunnen worden verbeterd.
2. Je doelen en doelstellingen bepalen
Zodra je hebt vastgesteld welke workflows je wilt stroomlijnen, kun je gaan bepalen wat je met deze reorganisatie wilt bereiken en hoe je dit wilt aanpakken.
Denk na over de specifieke verbeteringen die je wilt doorvoeren en hoe je je focus wilt verkleinen om de gewenste resultaten te bereiken, zelfs als je plannen vanaf het begin van een hoger niveau zijn.
Als je team bijvoorbeeld bepaalde perioden hard moet werken om de maandelijkse deadlines te halen, kun je bijvoorbeeld het feedbackproces stroomlijnen zodat je projecten niet aan het einde van de maand opstropen. Met tools voor projectbeheer, zoals Dropbox Paper, kun je binnen enkele seconden een takenlijst maken, taken aan teamleden toewijzen en einddatums instellen. Je ontvangt vanuit Paper automatisch meldingen als deadlines dichterbij komen, zodat je projecttaken niet uit het oog verliest.
3. Waar mogelijk gebruikmaken van sjablonen en automatische workflows
Het automatiseren van processen kan je tijd besparen op handmatige of terugkerende taken die veel aandacht vereisen. Aandacht die je nu aan productievere activiteiten kunt schenken.
Met automatisering van Dropbox kun je regels en triggers instellen om bestanden automatisch in bepaalde mappen op te slaan. Dit bespaart je tijd en moeite, omdat je bestanden niet handmatig hoeft te sorteren of verplaatsen. Zo bevinden je bestanden zich altijd op de juiste plek.
Met tools als Dropbox Dash kun je materiaal van je bestanden, apps, browserlinks en meer groeperen tot één geordende stapel. Deze kun je vervolgens delen met je team. Dash maakt gebruik van AI om nieuwe stapels voor te stellen en bestanden in verzamelingen in te delen op basis van projecten. Deze functie is gebaseerd op je recente activiteit.
Met documentsjablonen kun je ook het maakproces van materiaal versnellen. Je kunt sjablonen voor van alles gebruiken, van projectspecificaties tot materiaalagenda's. Sjablonen zijn een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je werk altijd van goede kwaliteit blijft, zelfs als je bepaalde stappen uit je workflow verwijdert.
Dropbox biedt jou en je teamleden een veilige en centrale ruimte om het openen en delen van procesdocumentatie gemakkelijker te maken. Je kunt Dropbox ook integreren met de apps die je al gebruikt en geweldig vindt, zoals Zapier, Gmail en Outlook. Zo kun je alles op één plek regelen.
4. Kennis en inzichten delen
Leg je proceswijzigingen en -onderzoek vast, zodat je deze informatie eenvoudig kunt doorgeven aan nieuwe en bestaande teamleden. Deze documentatie dient als referentiepunt voor alle betrokkenen. Zo blijft iedereen op een lijn en heeft iedereen inzicht in de nieuwe procedures.
Het vastleggen van je workflow versnelt het implementatieproces hiervan. Als teamleden toegang hebben tot duidelijke en beknopte documentatie, kunnen ze zich snel aanpassen aan de nieuwe processen en deze opnemen in hun dagelijkse workflow. Dit resulteert uiteindelijk in een efficiënter en effectief team, waarbij iedereen dezelfde doelen voor ogen heeft.
Bovendien kun je je workflowproces in Dropbox Paper bijhouden om nieuwe teamleden gemakkelijker te onboarden. Met een uitgebreid dossier worden nieuwe medewerkers snel ingewerkt en hebben ze sneller inzicht in hoe het team werkt. Dit verkort het leerproces van nieuwe medewerkers, waardoor ze zo snel mogelijk aan het team kunnen gaan bijdragen.
5. Feedback verzamelen
Anderen kijken met een frisse blik naar je proces en kunnen tips over verbeteringen geven die je zelf over het hoofd hebt gezien. Als je je medeteamlid, leidinggevende of iemand met een vergelijkbare functie in een ander team om input vraagt, krijg je waardevolle inzichten en perspectieven waar je mogelijk zelf niet aan had gedacht.
Als je je proces in Dropbox Paper vastlegt en het document met collega's deelt, kunnen ze in realtime hieraan werken, vanaf elk apparaat en overal vandaan. Zo kunnen ze mogelijk feedback geven over wat goed werkt in je voorgestelde nieuwe workflow, om de sterke punten en potentiële voordelen te benadrukken. Ze kunnen punten aanduiden waar de workflow kan worden verbeterd of geoptimaliseerd en suggesties voor verbeteringen of aanpassingen aandragen die tot betere resultaten kunnen leiden.
Door interactie met anderen binnen je organisatie kun je instemming met en steun voor de nieuwe workflow krijgen. Als je belangrijke belanghebbenden bij het besluitvormingsproces betrekt en om hun input vraagt, is de kans groter dat de nieuwe workflow wordt geaccepteerd en geïmplementeerd.
Tips voor het stroomlijnen van workflows
Hier volgt een aantal extra tips voor het stroomlijnen van je bestaande processen voor een betere bedrijfsefficiëntie:
- Denken aan de lange termijn: blijven de wijzigingen die je doorvoert effectief naarmate je bedrijf groeit en verandert?
- Flexibel blijven: in het bedrijfsleven kunnen zaken snel veranderen. Het is dus belangrijk dat je kunt blijven meebewegen en aanpassingen kunt doorvoeren.
- Optimaliseren op basis van prioriteit: stel vast welke taken essentieel zijn en wat je kunt vereenvoudigen of automatiseren.
- De wijzigingen en nieuwe processen vastleggen: zo voorkom je verwarring en zorg je ervoor dat iedereen de workflow juist uitvoert.
- Testen of de nieuwe gestroomlijnde workflow werkt voordat je deze verder implementeert: zo kun je eventuele problemen opvangen en ervoor zorgen dat het proces zo effectief mogelijk verloopt.
Gestroomlijnde, vereenvoudigde workflows met Dropbox
Met Dropbox kun je de verkoop, marketing en andere workflows stroomlijnen door processen te automatiseren. Zo hoef je niet telkens te schakelen tussen apps en ben je minder tijd kwijt tijdens het materiaalfeedbackproces. Met handige tools als Dropbox Paper kun je ideeën en materiaal eenvoudiger delen en meer rechtstreekse feedback ontvangen.
Je kunt Dropbox integreren met de apps die je al gebruikt, zodat je alle essentiële onderdelen in huis hebt voor een gestroomlijnde workflow: efficiëntie en snelheid, duidelijkheid en consistentie, structuur en standaardisatie.
