Projectmanagement is een complex proces, maar een van de belangrijkste stappen is ook een van de eenvoudigste: het opstellen van een document voor projectscoping. In dit document worden de doelen, resultaten, taken en deadlines van een project beschreven; het dient als leidraad voor iedereen die erbij betrokken is.
In dit artikel leggen we uit wat projectscoping is, waarom het belangrijk is en hoe je een document voor projectscoping schrijft waarmee je je project succesvol kunt beheren.
Wat is projectscoping?
Een scope is de totale hoeveelheid tijd en werk die nodig is om een specifiek project te voltooien. Hiervoor moet je het projectbudget of de projectkosten, doelen, deliverables, taken en deadlines definiëren.
Als je eenmaal weet wat het project inhoudt, zou het definiëren van de scope een gezamenlijke inspanning moeten zijn waar jij en je team het over eens zijn. Dit doe je voordat het werk aan het project begint.
Om dit te formaliseren, maak je een project scoping statement die je kunt ondertekenen en bewaren zodat je er gemakkelijk naar kunt verwijzen. Dit is een document dat naast je werkomschrijving bestaat om het projectmanagementproces te ondersteunen en redelijke verwachtingen van stakeholders vast te stellen.
Waarom is projectscoping belangrijk?
Projectscoping is belangrijk om verschillende redenen. Het helpt je:
- Redelijkere en haalbaardere projectdoelen op te stellen
- De efficiëntie te verbeteren
- Redelijke budgetten of betere kostenramingen voor je team op te stellen
- Belangrijke stakeholders duidelijk te maken wat er bij het project komt kijken, zodat ze het eenvoudiger kunnen begrijpen en ernaar kunnen terugverwijzen
- Ervoor te zorgen dat alle teamleden op één lijn zitten en gefocust zijn op de afgesproken doelen of deliverables van het project
- Voorkomen dat het project zich uitbreidt tot buiten de afgesproken scope
- Een stappenplan op te stellen dat managers of projecteigenaren kunnen gebruiken voor het plannen en delegeren van taken onder het team
Een document voor projectscoping opstellen
Het opstellen van een document voor projectscoping is een eenvoudig proces, maar het is wel zaak om een paar belangrijke stappen te volgen om ervoor te zorgen dat je document duidelijk en effectief is.
1. Definieer de projectdoelen
Elk succesvol project heeft een overkoepelend doel: het verschaft het 'waarom?' en 'wat dan?' voor het werk dat je doet. Het zorgt er ook voor dat iedereen gefocust blijft en zich richt op een gezamenlijk doel.
Door vast te leggen wat je wilt bereiken gedurende de hele projectcyclus, creëer je belangrijke context voor jou, je team en je stakeholders. Dit is altijd de eerste stap in het planningsproces van een project, omdat het duidelijkheid geeft voor latere stappen in het afronden van de scope van het project.
Zonder een duidelijk doel kan het project eenvoudig afdwalen of kan het doel uit het oog verloren worden.
2. Vraag input van je team
Je team is je belangrijkste troef en een effectieve kennisbron. Zij zijn degenen met de relevante ervaring. Zij kunnen je vertellen hoelang specifieke taken meestal duren en hoe de verschillende deliverables zich tot elkaar verhouden. Gebruik je team voor:
- Realistische tijdschema's en doelen
- Projectverwachtingen, vooral met betrekking tot feedback van je team
- Uitsluitingen – heeft een stakeholder om iets gevraagd dat normaal gesproken buiten de scope van dit type project zou vallen?
Met de inbreng van je team wordt het vaststellen van projectmijlpalen en een redelijk stappenplan of tijdlijn veel eenvoudiger.
Tools als Dropbox Paper maken het voor je projectteam eenvoudig om samen te werken aan scopingdocumenten. Teamleden kunnen opmerkingen toevoegen om rechtsreeks vragen te stellen in het Paper-document. Dit verbetert de communicatie en het begrip als groep van de projectscope.
En wanneer je team samenwerkt in Dropbox, worden alle projectgerelateerde materialen veilig op één centrale plek bewaard.
3. Definieer de mijlpalen van het project en het stappenplan
Mijlpalen geven een duidelijke structuur aan je project en zijn een van de belangrijkste elementen van de scope van je werk. Ze fungeren als controlepunten waarmee stakeholders de voortgang kunnen volgen en ervoor kunnen zorgen dat het project op schema blijft.
Stakeholders kunnen het document voor projectscoping raadplegen voor duidelijkheid over wanneer belangrijke onderdelen van het project worden opgeleverd, wanneer vergaderingen plaatsvinden en andere belangrijke stappen in het project. Dit kun je vervolgens in kaart brengen in een tijdlijn of stappenplan met duidelijke start- en einddata voor het project als geheel en deadlines voor specifieke taken of deliverables.
Een overzicht van mijlpalen of deadlines kan ook helpen om 'scope creep' te voorkomen; dat is wanneer projecteisen of deliverables na verloop van tijd beginnen toe te nemen en de oorspronkelijke projectscope overschrijden. Met een heldere workflow en procedure voor de oplevering en goedkeuring van het project kunnen projectstakeholders potentiële risico's of problemen in een vroeg stadium beter identificeren en aanpassingen maken aan het stappenplan voordat dingen escaleren.
Om het proces voor projectscoping te versnellen, biedt Dropbox Paper een reeks gratis sjablonen die klaar zijn voor gebruik voor verschillende projecttypen, van lanceringsplannen en productstappenplannen tot materiaalkalenders en videoproductieplannen.
4. Organiseer de relevante informatie
Zodra je alle details en input hebt verzameld van degenen die aan het project gaan werken, is het tijd om alles samen te voegen in je document voor projectscoping.
Belangrijke details om toe te voegen:
- De projectnaam en -beschrijving
- De deadline
- De manager of projecteigenaar
- Andere teamleden die aan het project werken, plus hun rollen en verantwoordelijkheden
- Het projectdoel
- De deliverable(s)
- De taken die binnen de scope vallen
- Eventuele taken die buiten de scope vallen
- Beperkingen en overwegingen
- Bestaande middelen
Best practices voor het gebruik van een document voor projectscoping
Naast het opstellen van een project scope statement zijn er een paar best practices die je kunt volgen om ervoor te zorgen dat het proces voor projectscoping effectief is. Deze omvatten:
- Wees zo specifiek mogelijk in de details van de projectomvang, inclusief meetbare acties voor rapportage over projectsucces
- Definieer eerst de belangrijkste elementen, zoals de doelstellingen en de deliverables, en werk vervolgens terug om de projecttijdlijn en het resourcebeheer te verfijnen
- Leer van eerdere projecten om je projectscope zo goed mogelijk te maken
- Maak het zo gemakkelijk mogelijk om zo draagvlak te creëren bij relevante stakeholders. Dit doe je door de beperkingen, grenzen of uitsluitingen van het project en de uitkomsten ervan duidelijk te identificeren
Duidelijke, efficiënte projectscoping – elke keer weer
Dropbox is het ideale centrale punt voor opslaan, feedback krijgen en het beheren van je projectbestanden. Bouw vertrouwen op bij je stakeholders door snel projectupdates en voortgang te delen en ze betrokken te houden tijdens de hele projectcyclus.
Door alles op één plek te bewaren, kunnen jij en je team het projectmanagementproces stroomlijnen en meer tijd besteden aan het ontwikkelen en uitvoeren van een solide projectstrategie. Zo hoeven jullie minder achter documenten aan te jagen en je minder zorgen te maken over waar je projectmaterialen zijn opgeslagen.
