Wat is organisatorische cultuur?
De waarden en het gedrag van een werkplek vormen de organisatorische cultuur van een bedrijf. Deze cultuur speelt een grotere rol dan ooit in de levens van werknemers en de productiviteitsniveaus van een bedrijf. Het is 2020, een nieuw decennium. Als je nog steeds krampachtig vasthoudt aan gedateerde waarden of je moet afvragen 'Wat is werkplekcultuur?', dan wordt het tijd om je kennis even bij te spijkeren.
Het gevoel dat je krijgt als je door een ijverig kantoor loopt, of het geroezemoes van bevriende collega's in de pauzeruimte. Dit zijn allemaal dingen waaraan je een tevreden en gezonde bedrijfscultuur kunt herkennen. De afgelopen paar decennia verschillen enorm van de striktheid, onbeschikbaarheid en duidelijke hiërarchie van de werkplek met 'een tuin aan kantoorhokjes' uit de jaren '80 en '90. We hebben de kantoorhokjes geruild voor gedeelde bureaus, de waterkoelers voor biologische koffieapparaten en de personeelsruimte voor een tafeltennisgebied. En bazen? Die zitten naast juniorcollega's en niet opgesloten in hun grote kantoor.
Wat is de aanleiding voor de omslag in bedrijfscultuur?
De komst van internet, de opkomst van de millenial en het vermogen om alledaagse dingen te delen op social media spelen allemaal een rol in deze omslag. De wereld is digitaal geworden en bedrijven zijn niet achtergebleven. Je hoeft niet meer daadwerkelijk naar je werk te gaan om aan het werk te gaan. De digitale nomade hoeft zich niet op hetzelfde continent, om maar niet te spreken over dezelfde etage, te bevinden als zijn collega's om samen te kunnen werken. En voor werknemers die wel op kantoor werken wordt een hele nieuwe standaard voor de werkplekcultuur ingesteld.
Voorbeelden van organisatorische cultuur
Het is geen toeval dat enkele van de meest succesvolle bedrijven ter wereld ook de bedrijven zijn die de beste bedrijfscultuur bieden. Als je niet elke ochtend gratis ontbijt kunt aanbieden of geen kantoor ingericht met strak design hebt, betekent dat niet dat je bedrijfscultuur niet kan opbloeien. Wil je zo af en toe kleine traktaties? Moedig je team aan om lekkernijen mee te nemen van vakantie. Wil je dat je werknemers contact leggen en iets hebben om naar uit te kijken? Drink aan het eind van elke maand even iets met z'n allen en gooi die voetjes van de vloer. Deze dingen gaan niet om de zoetekauwen tevredenstellen of gratis drankjes krijgen, maar om het opbouwen van de teamgeest en je collega's een leuke tijd samen bieden.
Iedereen houdt van 'voordelen', maar meer zijn het ook niet: bonussen, die los staan van de kernwaarden van het team. En als puntje bij paaltje komt, zijn juist die kernwaarden het allerbelangrijkst. Dat wordt wel bewezen door deze reuzen in de branche:
Google
Velen beschouwen het als het ultieme voorbeeld van bedrijfscultuur: het aanbod van Google aan zijn werknemers is niet alleen samengesteld om de beste mensen aan te trekken, maar ook om ze vele jaren te houden. Kleurrijke moderne kantoren zijn nog maar het topje van de ijsberg van de organisatorische cultuur bij Google. De missie is om hun werknemers op zoveel mogelijk manieren betrokken te houden. Zelfs mislukkingen worden beloond.
Aan de hand van kantoorinitiatieven worden werknemers begeleid door mede-'Googlers' bij werktaken of gedeelde hobby's. In Google X Labs krijg je de mogelijkheid om nieuwe ideeën aan te dragen en (op een positieve manier) kritiek te krijgen, waarbij spot en gêne zijn verboden. Bijscholing en ontwikkeling staan centraal in elke organisatiestructuur. Maar Googlers hebben voornamelijk een saamhorigheidsgevoel door het duidelijke doel: informatie op internet nuttig en duidelijk maken. Deze gedeelde drijfveer en commitment aan hun eindgebruikers houdt Google consistent bovenaan elke lijst met 'Beste bedrijfscultuur'.
Hubspot
Net zoals Google heeft HubSpot het gebruikelijke speelse kantoorontwerp en een agenda met sociale evenementen waarop werknemers zich kunnen verheugen. En net zoals Google erkent HubSpot de waarde van mislukkingen: 'We hebben liever dat er vaak iets mislukt dan dat er nooit iets wordt geprobeerd'. Bij dit bedrijf, dat ook bovenaan staat bij classificaties voor organisatiecultuur, staan de kernwaarden centraal. Deze worden gedefinieerd als HEART: Humble, Empathetic, Adaptable, Remarkable, Transparant. HubSpot is van mening dat bedrijfscultuur een organische onontkoombaarheid van elke werkplek is en dat het de plicht van het bedrijf is om ervoor te zorgen dat het een goede cultuur is.
Mars Inc.
Mars Inc. bestaat al sinds jaar en dag en bewijst dat niet alles draait om de snelle digitale industrie. Bij Mars Inc. is de bedrijfscultuur echter niet in het verleden blijven hangen. 'Marsmannetjes' krijgen niet alleen als nieuwe werknemer een mentor. Oudere teamleden mogen ook 'omgekeerde stages' proberen, waarbij jongere collega's hen iets leren over moderne wonderen zoals social media. Voeg daar goede doelen bij, de toewijding van Mars aan informaliteit, innovatie, vertrouwen en een gedeeld geloof dat de klant koning is. Het mag duidelijk zijn dat Mars Inc. het lekker doet voor wat betreft motivatie onder werknemers en algehele cultuur.
Dropbox
Uiteraard willen we onszelf een beetje eer toekennen. Dropbox heeft altijd gestreefd naar een inspirerende, diverse, weloverwogen en leuke bedrijfscultuur. Dat begint met teamleden deel laten uitmaken van het opstellen van die cultuur. Sinds 2011 organiseren we jaarlijks de Hack Week, een volledige week waarin Dropbox-werknemers buiten hun normale werkplek kunnen treden en op ontdekkingstocht kunnen gaan. Onze wereldwijde kantoren kunnen dingen creëren, groter denken en onze percepties aanvechten door de dagelijkse werkzaamheden even aan de kant te leggen. We komen ook samen door diversiteit toe te juichen. Elk jaar delen we tijdens Black History Month en Pride verhalen van diversiteit binnen Dropbox. Hiermee worden onze verschillende achtergronden en perspectieven uitgelicht en dat maakt ons als bedrijf sterker.
Daarnaast weten we dat eenvoudige vriendelijke gebaren essentieel zijn voor het opbouwen van een goede band. Een bedankje via e-mail is leuk, maar wij hebben Gratitude Post ontwikkeld. Dit is een interne postdienst waarmee Dropboxers handgeschreven bedankjes kunnen versturen. Hiermee tover je zeker een onverwachte glimlach op het gezicht van de ontvanger. Dat iedereen in onze bedrijfscultuur kan meedraaien is van het grootste belang.
De belangrijkste leerpuntjes van deze voorbeelden? In de beste bedrijfscultuur zorg je ervoor dat teams gezamenlijk achter hun doel staan, niet bang zijn iets fout te doen en beschikken over de middelen om te groeien en zichzelf te verbeteren. Dit zijn allemaal kernwaarden die veel verder gaan dan een fysieke locatie.
Strategieën om de bedrijfscultuur te verbeteren
Werknemers werken allemaal in een andere uithoek van het land, in andere landen en tijdzones en daarom is het essentieel om voor teams op kantoor en onlineteams dezelfde organisatorische cultuur te hanteren.
Houd je digitale toolkit bijgewerkt
Ooit betekende voldoende middelen voor je team dat er voldoende papier in de voorraadkast lag. Tegenwoordig betekent het dat je een digitale oplossing hebt voor elke mogelijkheid en bijblijft met nieuwe producten voor een slimme werkplek.
Moet er worden samengewerkt met andere afdelingen? Leden van de organisatie kunnen met elkaar communiceren door goede relaties op te bouwen via Slack. Moet je knelpunten van projecten bijhouden en aanpakken? Leg ze in realtime vast op Trello. Heb je externe professionals nodig? Op Upwork vind je mensen die direct beschikbaar zijn.
De productiviteits-app van Dropbox heeft de eerste slimme werkplek ter wereld ontwikkeld om workflows te vereenvoudigen en de productiviteit te optimaliseren. Dergelijke tools promoten een 'adhocratiecultuur' waarbij waarde wordt gehecht aan flexibiliteit en empowerment van werknemers. Hiermee wordt vertrouwen gegenereerd, worden sneller beslissingen genomen en worden creativiteit en het nemen van risico's bevorderd. Dit alles leidt uiteindelijk tot een team dat elke organisatie een concurrentievoordeel biedt.
Vlak je hiërarchiecultuur af
Organisatiecultuur en leiderschap gaan gepaard voor wat betreft het ontwikkelen van een sterke bedrijfscultuur. In de werkomgeving van tegenwoordig is de organisatiestructuur vlakker geworden. Kernwaarden zijn gedeelde waarden, waarbij het oude 'zij en wij' wordt onderverdeeld in senior, midden en junior werknemers. HR, managing directors en nieuwe werknemers zijn allemaal even toegankelijk, waardoor een werkplekcultuur ontstaat waarin de gedachten en meningen van iedereen worden gewaardeerd.
Dit kun je bereiken door communicatiekanalen zoals e-mail, chatprogramma's of prikborden open te houden. Werknemers blijven zo op de hoogte van bedrijfsnieuws en -cultuur, kunnen grapjes met elkaar maken of de nieuwste bioscoophit bespreken. Een schermopname die je met Dropbox Capture maakt, is een nog betere manier om je stem te laten horen. Als je zorgt voor een open bedrijfscultuur en sociale gesprekken bevordert, kunnen je werknemers echt zichzelf zijn. Het resultaat is een werkomgeving die bestaat uit oprechte mensen die ideeën met elkaar kunnen bespreken.
Betrek thuiswerkers bij teambuilding
Van oudsher wordt de mening opgevat dat thuiswerkers geen echte leden van het team zijn. Door de cultuurverandering die de afgelopen paar jaar heeft plaatsgevonden, is deze opvatting bijna volledig vervangen door een 'altijd verbonden' manier van werken. Bedrijven hechten nu meer waarde aan hun kernwaarden dan aan de vier muren waarin wordt gewerkt.
Collega's bouwen echte vriendschappen op, aangemoedigd door sociale evenementen en vergaderingen die alle leden van de organisatie kunnen volgen via een livestream, of ze nou op afstand werken of niet. Voordelen zoals flexibele werktijden zorgen voor beter gemotiveerde werknemers, ongeacht de tijdzone waarin ze zich bevinden. Met een maandelijkse nieuwsbrief houd je iedereen op andere kantoren ook overal van op de hoogte, of er nu één of 100 werknemers op die andere kantoren werken. Bovendien laat je teamleden hiermee weten dat je hun inspanningen waardeert. Iedereen heeft wel een horrorverhaal over hoe een negatieve psychologische omgeving van een organisatie grote invloed had op de manier van werken. Zorg er dus voor dat iedereen een positieve, sterke cultuur ervaart in elk deel van je organisatiestructuur.
Begin vanaf dag één en zorg ervoor dat nieuwe werknemers aan iedereen worden voorgesteld, via een videokoppeling of e-mail. Grappige vragen zoals 'Welk dier zou je willen zijn en waarom?' krijgen bonuspunten. Zorg er ook voor dat nieuwe werknemers worden toegevoegd aan het juiste communicatiekanaal voor het team waarin ze gaan werken.
Praat ook persoonlijk met elkaar
Digitaal is fantastisch, maar een gezonde dosis ouderwetse persoonlijke interactie is ook veel waard. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit voldoende vergaderruimten zodat werknemers even ergens kunnen praten, of ervoor zorgen dat iedereen beschikt over een laptop met webcam zodat thuiswerkers er ook bij kunnen zijn. Met een agenda met sociale evenementen, zoals een maandelijks ontbijt of jaarlijkse kerstborrel, zorg je ervoor dat collega's de mensen achter de avatars daadwerkelijk ontmoeten. En als thuiswerkers niet aanwezig kunnen zijn, kun je aan de hand van een handgeschreven kaartje laten weten dat ze worden gemist.
Niemand krijgt de schuld
Niets is zo dodelijk voor creativiteit en het nemen van risico's als angst. Maak duidelijk dat het bij een kleine ramp niet gaat om wie de schuldige ervan is, maar hoe het moet worden opgelost. Een goede werkplek biedt niet alleen de tools om het werk van werknemers gemakkelijker te maken en een vangnet wanneer alles misgaat. Moderne apparatuur, back-ups van bestanden en reservepowerbanks zijn slimme toevoegingen aan je werkplek, waardoor deze bronnen van angst worden weggenomen.
Dropbox offline toegang lost het meest gevreesde probleem op: de internetverbinding die wordt verbroken. Als je ook offline toegang tot bestanden biedt, kunnen teams op een hele nieuwe manier werken. Of ze nu op weg naar kantoor of naar huis zijn, even niet op kantoor zijn of te maken hebben met een internetstoring, ze zijn niet helemaal offline als ze geen wifi hebben.
Wat betekent organisatorische cultuur voor mij?
Je hoeft niet eens zo ver buiten de lijntjes te denken om te zorgen voor een moderne organisatorische cultuur waarin de motivatie van werknemers wordt bevorderd en de kantoor- en thuiswerkteams samen worden gebracht. Zorg ervoor dat jij als leider zorgt voor de beste bedrijfscultuur voor je personeel. Dit kunnen lekkere traktaties zijn, empowerment door iedereen een stem te geven of werknemers aan te moedigen om hun passie voor hun werk uit te drukken met onze productiviteitstools. Op deze manier genereer je een omgeving waarin het beste talent wordt bevorderd en aangetrokken en waarin het beste werk wordt geleverd.