Apakah PERT?

Untuk pengurus projek yang mahu pasukan mereka bekerja dengan lebih cekap, program PERT dapat membantu.

Sejarah Penilaian Program dan Teknik Semakan

Akronim PERT ialah "Penilaian Program dan Teknik Semakan," sebuah program yang telah digunakan oleh pelbagai organisasi selama lebih dari 50 tahun. Teknik PERT yang pada asalnya dibangunkan pada tahun 1958 untuk digunakan oleh Pejabat Projek Khas Tentera Laut A.S. ini merupakan sistem pengurusan projek yang direka untuk membantu dalam perancangan projek yang besar dan rumit. PERT yang bermula dengan penilaian program secara keseluruhan ini menggalakkan analisis mendalam mana-mana projek sebelum tarikh permulaan. PERT digunakan pada reka bentuk peluru berpandu Polaris dan juga sukan Olimpik Musim Sejuk tahun 1968 yang diadakan di Grenoble. Walaupun konsep pengurusan yang serupa telah dibangunkan dan diperhalusi sejak kemunculan PERT, namun PERT merupakan teknik pertama seumpamanya.

Cara pengurusan projek PERT berfungsi

Seperti yang dinyatakan di atas, PERT direka untuk dilaksanakan dengan projek yang sangat rumit, perlu dilengkapkan melalui tugasan berurutan dan/atau selari dengan projek lain. Matlamat keseluruhan PERT adalah agar projek disiapkan tepat masanya dan mengikut belanjawan serta menilai skop keseluruhan mereka dengan tepat semasa fasa peninjauan.

Peninjauan projek PERT anda

Peninjauan ialah bahagian penting dalam PERT, kerana inilah fasa anda mencipta pelan tindakan untuk projek anda. Teknik ini membuka ruang untuk kesilapan yang mungkin berlaku atau mengambil masa lebih lama dari yang sepatutnya serta "batu penanda" utama sepanjang hayatnya. Berbanding dengan teknik peninjauan lazim pasukan anda, PERT mungkin kelihatan sangat mendalam kerana menyentuh segala-galanya daripada pengurusan sumber kepada prestasi individu. Disebabkan PERT berasal daripada ketenteraan, kaedah PERT adalah tentang persediaan dan tidak meninggalkan apa-apa perincian.

Istilah PERT untuk peninjauan

Skop PERT akan menggunakan istilah berikut untuk menentukan acara, waktu dan sumber utama:

Acara

Acara PERT menjadi batu penanda dalam proses anda. Acara tidak memerlukan sebarang sumber dengan sendiri: sebaliknya, acara PERT tidak boleh dilengkapkan sehingga setiap tugasan yang menuju kepadanya telah selesai.

  • Acara PERT merujuk kepada permulaan atau penyelesaian satu atau beberapa aktiviti
  • Acara terdahulu datang dengan segera sebelum acara yang lain
  • Acara selepasnya datang dengan segera sebelum acara yang lain

Aktiviti

Aktiviti PERT ialah tugasan yang memerlukan sumber:

  • Aktiviti PERT merujuk kepada menjalankan tugasan yang menggunakan sumber anda, sama ada waktu, bahan, wang atau pun jentera. Anda tidak boleh melakukan aktiviti PERT sehingga acara yang menandakan permulaannya telah selesai. Misalnya, jika apa-apa dalam fasa acara sebelumnya belum diselesaikan, maka acara baharu tidak boleh dimulakan.
  • Aktiviti kecil PERT merujuk kepada tugasan lebih kecil yang boleh dipecahkan oleh aktiviti PERT. Misalnya, aktiviti "sediakan rangka tindakan" boleh dipecahkan kepada "sediakan rangka tindakan 1, 2 dan 3" jika aktiviti ini berkemungkinan memerlukan berbilang sesi.

Waktu

Waktu PERT ialah kunci kepada teknik dan direka untuk membolehkan prestasi optimum dan juga halangan:

  • Waktu optimis merujuk pada waktu minimum yang diperlukan untuk melengkapkan aktiviti, dengan anggapan semuanya berjalan dengan lancar dan berjalan lebih baik daripada yang diharapkan
  • Waktu pesimis adalah bertentangan dan menetapkan jumlah masa maksimum yang diperlukan untuk melengkapkan tugasan, dengan anggapan bahawa semua yang boleh jadi silap akan menjadi silap—tanpa mengambil kira bencana sepenuhnya
  • Kemungkinan besar waktu ialah jalan tengah yang gembira berkenaan masa jangkaan yang diperlukan, dengan menganggap bahawa semuanya berjalan seperti biasa
  • Waktu jangkaan ialah tekaan terbaik anda untuk penghantaran, dengan beberapa ruang untuk kejadian buruk berlaku dan sepatutnya berdasarkan purata masa model bagi penyiapan tugasan rutin

Pengurusan

Beberapa istilah lain membantu menentukan kepentingan, perkembangan dan jangkaan masa bagi setiap acara atau aktiviti:

  • Laluan genting memberikan gambaran kes seluruh projek daripada hari pertama sehingga tarikh projek selesai serta membantu menentukan jumlah masa dalam hari, bulan atau tahun yang akan diperlukan oleh pasukan anda untuk menyelesaikan semuanya. Sebenarnya, Kaedah Laluan Genting  merupakan pendekatan berasingan yang dibangunkan pada masa yang sama dengan PERT, walaupun kedua-duanya digunakan bersempena satu sama lain.

  • Aktiviti genting ialah istilah yang diberikan kepada tugasan yang tidak boleh melebihi atau mengambil lebih daripada sumber yang dirancang. Aktiviti genting, seperti namanya, adalah penting untuk menyelesaikan projek dengan jayanya.

  • Apung atau kendur merujuk pada masa dan sumber yang tersedia sepanjang projek. Apung percuma merujuk kepada keumpilan dalam sumber yang anda miliki sekiranya pasukan anda mengalami kelewatan, manakala kendur negatif merujuk pada tugasan yang kekurangan sumber.

  • Masa tunggu ialah masa yang perlu dilengkapkan oleh acara sebelumnya agar sesuatu acara dapat dicapai.

  • Masa lat ialah waktu paling cepat yang boleh disusuli oleh acara.

  • Penjejakan pantas adalah apabila pasukan anda membuat keputusan untuk menjalankan tugasan genting secara beriringan untuk memendekkan laluan genting secara keseluruhan.

  • Menghancurkan laluan genting bermakna anda menyuntik sumber tambahan dalam aktiviti laluan genting, lantas memendekkan masa yang diperlukan untuk melengkapkannya, lantas menjadikan laluan genting lebih pendek.

Langkah-langkah untuk perancangan projek PERT

Setelah anda mengetahui semua istilah penting, berikut merupakan cara untuk mengamalkannya:

  1. Kenal pasti tugasan anda: Anda harus menetapkan semua tugasan yang diperlukan untuk melengkapkan projek anda, yang mungkin memakan sedikit masa. Namun, jika anda mempunyai projek yang rumit, mendapatkan kebolehlihatan projek pada peringkat awal adalah penting.

  2. Tentukan urutan yang betul: Tentukan urutan yang terbaik untuk mendapatkan hasil optimum daripada setiap tugasan, ingat bahawa anda boleh menjalankan berbilang tugasan secara selari. Tetapkan keberdasaran tugasan mengikut urutan yang masuk akal.

  3. Anggarkan masa: Ketahui tempoh masa yang diperlukan setiap tugasan dan cipta masa yang optimis, pesimis dan jangkaan.

  4. Hasilkan gambar rajah PERT: Cipta visual projek anda.

  5. Tugaskan apung: Pastikan anda tahu bilangan sumber yang akan diperlukan oleh setiap tugasan.

  6. Anggaran laluan genting: Berdasarkan rangka kerja anda setakat ini, tetapkan tarikh untuk penyiapan secara keseluruhan.

Merancang tugasan dalam PERT

Jadual PERT akan membantu anda merekodkan masa dan urutan aktiviti anda. Ini bukan sahaja berguna dalam peringkat perancangan, tetapi juga merupakan jadual masa bernilai yang boleh dirujuk untuk keseluruhan projek. Contoh jadual PERT adalah seperti di bawah:

  Masa          

Aktiviti

Perihalan

Pendahulu

Optimis

Normal

Pesimis

Dijangka

0

Tarikh permulaan

 

0

0

0

0

A

Pilihan kakitangan

0

10

15

20

15

B

Pilihan peralatan

0

5

10

15

10

C

Penghasilan cetak biru

A

10

12

18

12

D

Kemasukan kakitangan

A

7

10

15

10

E

Pasang peralatan baharu.

B, C

48

72

96

72

Penghasilan gambar rajah rangkaian PERT

Sebaik sahaja jadual anda dihasilkan, anda boleh membuat carta PERT yang sepadan. Ini berfungsi seperti carta aliran untuk memberikan petunjuk visual yang jelas bagi urutan projek. Anda juga boleh menggunakan carta digital Gantt. Gambar rajah anda seharusnya terdiri daripada nod, dengan setiap nod menerangkan aktiviti dan juga masa optimis, pesimis dan jangkaannya.

Berikut merupakan contoh gambar rajah rangkaian PERT yang penuh.

Teknik PERT: kelebihan dan kekurangan

Seperti yang boleh dilihat, teknik PERT memerlukan usaha yang banyak walaupun dalam fasa perancangan. Anda dan pasukan anda harus berfikir dengan teliti jika ini merupakan teknik pengurusan yang terbaik untuk projek pilihan anda. Secara umumnya, pendekatan PERT tidak begitu sesuai dengan projek kecil. Selain itu, jika anda cuba untuk menggunakannya pada projek yang tidak rumit, anda mungkin berakhir dengan situasi "banyak tukang di mata dan di mulut, sedikit tukang di tangan". Pertimbangkan kebaikan dan keburukan berikut sebelum meneruskan dengan kaedah ini:

Kelebihan teknik PERT

  • Mencipta gambaran yang jelas dan mudah untuk difahami tentang keseluruhan projek
  • Membenarkan analisis sumber dan prestasi projek secara mendalam sebelum dimulakan
  • Mencipta garis masa yang jelas untuk pendekatan berstruktur
  • Membantu memupuk kebertanggungjawapan kerana semua orang mempunyai peranan dan masa yang ditetapkan secara jelas
  • Bertanggungjawab akan kelewatan
  • Boleh menggerakkan ahli pasukan melalui pelan kerjasama yang jelas
  • Boleh mendorong kepada penyiapan projek yang lebih pantas kerana semua orang mengetahui tugas masing-masing dan waktu tersendiri, misalnya tiada kelewatan melalui komunikasi jangkaan yang lemah

Kekurangan teknik PERT

  • Sebaik sahaja anda mula memecahkan setiap aktiviti yang diperlukan, anda mungkin mendapati terdapat begitu banyak tugasan
  • Tidak begitu sesuai untuk projek kecil dan tugasan mudah
  • Nod dan carta membantu memaparkan jangkaan tetapi bukan status secara langsung
  • Harapan tidak selalu menjadi kenyataan apabila projek berjalan
  • Pentadbir yang meningkat secara mendadak semasa fasa peninjauan
  • Anggaran masa boleh terasa seperti menindas dan tidak sesuai dengan tugasan kreatif

Adakah teknik PERT sesuai untuk anda dan pasukan anda?

Jika projek anda melibatkan ramai orang dan banyak tugasan, maka memiliki gambar rajah rangkaian PERT sebagai cetak biru akan memberikan alat pengurusan projek yang kukuh dan boleh digunakan sebagai asas untuk maju ke hadapan buat semua orang. Walaupun begitu, jika projek anda tidak rumit, maka anda mungkin lebih merumitkan keadaan dan membuang masa yang berharga untuk meninjau sesuatu yang tidak memerlukan perincian yang mendalam.

Apakah alternatif bagi PERT?

Jika anda berasa pasukan anda boleh memanfaatkan beberapa konsep PERT tanpa mengguna pakai kaedah ini sepenuhnya, maka cuba cari alat yang merangkumi mentaliti yang sama dan tidak memerlukan usaha yang banyak. Dropbox menawarkan alat pengurusan tugasan yang memudahkan anda untuk mengikuti perkembangan pasukan anda. Dengan penyepaduan apl termasuklah Xero, Monday dan Trello, anda boleh menguruskan kewangan, tugasan pasukan dan menangani masalah dengan mudah daripada Dropbox.

Pengurus projek mungkin mendapati bahawa pasukannya tidak memerlukan teknik perancangan yang rumit, tetapi proses dan kerja yang ditentukan dengan jelas serta alatan untuk mencapainya.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business