Apakah silo?
Apabila perniagaan berkembang, silo organisasi sentiasa meningkat. Jika semuanya berjalan mengikut rancangan, setiap ahli pasukan anda akan mengetahui tentang perkembangan projek penting. Dalam dunia yang ideal, tidak seharusnya ada penangguhan komunikasi antara jabatan. Namun, walaupun syarikat yang paling canggih dan inovatif pun masih tidak kalis silo. Walau bagaimanapun, hal ini tidak bermakna silo tidak boleh dihapuskan atau dicegah.
Silo organisasi ialah masalah bagi perniagaan kecil dan besar. Namun, apakah silo? Silo ialah sistem yang memisahkan jenis pekerja yang berbeza, lazimnya mengikut jabatan tempat mereka bekerja. Ini membawa kepada penghadang yang menghalang kerjasama pasukan dan komunikasi serta mengurangkan kecekapan dan menghalang aliran maklumat.
Perlu dinyatakan bahawa "silo" tidak sama dengan "pasukan." Tiada masalah bawaan dengan organisasi yang mempunyai pelbagai pasukan pakar dan berskala kecil. Hakikatnya, pasukan pakar ialah kaedah yang baik untuk menggalakkan tumpuan dan meningkatkan kebertanggungjawapan dalam syarikat anda. Sebaliknya, silo organisasi pula merujuk pada cara pasukan berfungsi, dan bukan dengan cara yang positif. Apabila pasukan "bekerja dalam silo", ini bermakna mereka terputus daripada organisasi secara umumnya. Hasilnya, kejejalan, masalah komunikasi dan pelbagai masalah berlaku.
Apa salahnya bekerja dalam silo?
Bekerja dalam silo boleh memberikan kesan yang teruk pada perniagaan anda. Bekerja dalam silo menyebabkan perang dalaman dan boleh menyebabkan kekurangan rasa percaya dalam syarikat. Ini menyebabkan ketidakcekapan dan kelebihpadaaan dalam jabatan. Bahas mudahnya adalah, pasukan berhenti bercakap, maklum balas berhenti disampaikan dan masalah komunikasi kegelinciran projek. Dengan pantas, struktur organisasi anda akan mula membunuh inovasi dan rekahan kecil dalam teras akan mula tidak dapat diatasi.
Data memegang kunci untuk memaksimumkan pengalaman pelanggan dan mentaliti silo maklumat pun boleh menjejaskan kepuasan pelanggan. Jika pasukan tidak digalakkan untuk mengamalkan perkongsian maklumat sebagai suatu standard, maka mereka mungkin tidak dapat memanfaatkan data dengan cekap. Hasilnya, memecahkan silo boleh memainkan peranan utama dalam kejayaan atau kegagalan syarikat anda.
Cara untuk memecahkan silo organisasi
Sebaik sahaja anda mengenal pasti silo organisasi dalam syarikat anda, maka sudah tiba masanya untuk bertindak. Pelaksanaan penyelesaian jangka panjang dan boleh skala seawal yang mungkin boleh membantu menghalang tempat kerja anda daripada berubah menjadi budaya silo tertutup dan terasing. Jadi, bagaimanakah untuk melakukannya? Berikut merupakan taktik penghindaran silo kami untuk memecahkan silo yang tidak diingini dalam organisasi anda:
Sampaikan mesej yang utama
Dalam kebanyakan kes, silo organisasi mula terbentuk apabila pekerja memupuk kesetiaan bukan terhadap syarikat, tetapi kepada pasukan atau pengurus mereka. Untuk mengatasi hal ini, anda harus membantu pasukan anda memahami cara mereka menyumbang kepada mesej penting secara keseluruhan, terutamanya apabila pasukan dan kerja mereka sesuai dengan matlamat bersama syarikat anda. Ini membolehkan pasukan jabatan anda untuk menganggap mereka semua menarik ke arah yang sama dan bukannya silo yang memandang ke dalam dan berebut sudut mereka.
Ketelusan dan komunikasi adalah penting kerana kedua-duanya memupuk rasa kebertanggungjawab bersama di seluruh organisasi. Sebaik sahaja pasukan jualan anda memahami perkara sebenar yang berlaku dalam jabatan pemasaran, mereka tidak berkemungkinan untuk menyorokkan sumber dan maklumat. Pastikan anda menyampaikan misi syarikat merentasi pelbagai medium agar misi ini sentiasa diingati oleh pekerja anda.
Tangani silo organisasi daripada atas ke bawah
Apabila kita melihat pada punca sebenar silo, lazimnya ini berlaku akibat kepimpinan. Jika pasukan eksekutif anda tidak memberi tumpuan pada matlamat utama syarikat anda, maka anda mungkin tidak akan dapat menangani silo maklumat dengan berkesan. Walau bagaimanapun, sebaik sahaja kepimpinan selari dengan visi penyatuan syarikat dan komited dengan konsep tingkah laku kerjasama dan kerja berpasukan fungsi silang, maka pasukan anda juga akan turut serta.
Apakah yang boleh anda lakukan untuk membantu menerapkan pasukan kepimpinan yang bersatu? Sebagai ketua, anda perlu memupuk persekitaran yang membolehkan dan menggalakkan perdebatan. Berikan peluang kepada semua orang untuk berkongsi pandangan mereka, lantas memastikan bahawa seluruh pasukan eksekutif berasa bagaikan pendapat mereka telah didengar dan dipertanggungjawabkan. Namun, sebaik sahaja anda membuat keputusan, pihak kepimpinan perlu mula bekerjasama ke arah mencapai matlamat bersama organisasi anda.
Wujudkan kerjasama antara jabatan
Penting untuk ahli pasukan merasakan pertalian bukan dengan pasukan mereka sahaja, tetapi dengan organisasi secara keseluruhan. Dengan menggalakkan kerjasama antara jabatan, anda boleh memastikan agar ahli pasukan membentuk hubungan yang merentasi garisan jabatan, menambah baik penyelarasan dan kerjasama di seluruh organisasi. Selain itu, ini merupakan cara yang baik untuk mengatasi beberapa ketidakcekapan operasi yang wujud akibat silo organisasi, seperti kerja berulang atau waktu kitaran yang lebih lama.
Pasukan silang fungsi yang pasukannya terdiri daripada individu daripada bidang fungsi yang berbeza, boleh menjadi penyelesaian yang hebat. Misalnya, pasukan silang fungsi mungkin mempunyai seorang wakil daripada kewangan, seorang pereka bentuk, seorang jurutera, seorang pemasar dan sebagainya. Bukan sahaja struktur organisasi ini menggalakkan pertembungan positif dan kerjasama pasukan antara pekerja anda, tetapi struktur ini membantu mengurangkan kerugian dan perpisahan dalam konteks. Ini memastikan agar pasukan tunggal boleh mengendalikan sebanyak mungkin kitaran hidup pelanggan.
Berikan latihan silang fungsi
Walaupun pengkhususan adalah penting, tetapi perkongsian maklumat dan kepakaran melalui latihan silang fungsi juga ialah idea yang baik. Penjadualan sesi latihan antara jabatan dengan kerap boleh membantu pekerja anda sedar akan sumber dan maklumat yng mungkin berguna buat jabatan lain. Ini juga salah satu cara untuk menggalakkan pembangunan kerjaya, apabila pasukan lebih memahami aspek syarikat yang paling sesuai dengan kemahiran dan minat mereka.
Terdapat banyak cara lain yang boleh anda pecahkan had antara jabatan. Lihat "sesi hackathon" korporat yang dipopularkan oleh syarikat ternama Silicon Valley. Peserta digalakkan untuk membentuk kumpulan dengan ahli pasukan daripada jabatan berbeza, lantas membantu mengurangkan pemisah antara jabatan dan menghapuskan pemikiran silo yang mempengaruhi begitu banyak syarikat penyedia teknologi besar yang baharu.
Bekerja dengan lebih pintar menggunakan Dropbox
Akhir sekali, terdapat pelbagai alat kerjasama yang boleh anda gunakan untuk menggalakkan pasukan anda berhenti bekerja secara silo dan bekerja dengan lebih bijak. Dropbox Smart Workspace menyediakan satu ruang yang teratur untuk bekerja, memastikan semua kandungan dan alatan yang anda perlu gunakan dapat diakses dengan mudah. Smart Workspace menyatukan semua orang yang berkaitan dengan projek atau fail, lantas memberikan peluang kepada anda untuk memusatkan kerjasama dan bukan memisahkan komunikasi dengan pelbagai saluran. Anda juga boleh membuat dan berkongsi rakaman skrin dengan Dropbox Capture untuk memastikan mesej dan nada tidak hilang. Video ialah sentuhan peribadi dan tidak seperti fail pdf lain.
Pemecahan silo dalam organisasi bukanlah tugas yang mudah, tetapi ini juga bukan tugas yang boleh anda elakkan. Dengan menggalakkan pasukan menggunakan visi bersama untuk bekerjasama dengan tangkas, anda boleh bekerja ke arah menghapuskan silo organisasi di tempat kerja anda, lalu menyediakan syarikat anda untuk mencapai kejayaan yang lebih besar.
