Sebab anda perlu menggunakan pengurusan rekod

Apa itu pengurusan rekod?

Pengurusan rekod, juga dikenali sebagai penyimpanan rekod, seperti namanya, merupakan proses mengatur dan menjamin rekod organisasi. Untuk perniagaan, proses ini harus dijalankan untuk kitaran hayat penuh syarikat, bermakna dokumen yang disimpan boleh mencerminkan sejarah perniagaan. Walau bagaimanapun, pengurusan rekod lebih daripada sekadar mempunyai kabinet pemfailan. Pengurusan rekod yang berjaya harus dijalankan mengikut proses yang merangkumi pengelasan, penciptaan dan penerimaan serta penyelenggaraan rekod. Pelupusan atau penghapusan rekod organisasi yang selamat juga harus menjadi sebahagian daripada proses penyimpanan rekod.

Semua dokumen yang berikut harus dipertimbangkan untuk diarkibkan oleh pengurus rekod:

• Dokumen kertas atau bentuk rekod luar talian lain
• Dokumen digital
• Kontrak
• Laporan
• Audit
• Sijil
• E-mel/mesej media sosial
• Video

Perniagaan mengumpul item ini secara tetap. Itulah sebabnya sangat penting untuk mempunyai proses kawal selia yang boleh menyisih mengikut kategori dan menyimpan item utama ke dalam rekod penting anda. Dropbox berfungsi sebagai kemas kini moden yang berharga pada pusat rekod tradisional. Walau bagaimanapun, proses tidak berhenti dengan hanya menekan butang simpan. Fail ini perlu diselenggara, jadi anda bukan sahaja mengurus item masuk yang barhau, tetapi juga pengurusan arkib.

Mengapakah perniagaan perlu menggunakan pengurusan rekod?

Selain daripada pentadbir am, terdapat beberapa sebab penting untuk perniagaan mula mengurus rekod. Pengurusan rekod bukan sahaja boleh menghalang anda daripada menghadapi masalah, jika perniagaan anda pernah dituduh melakukan sesuatu yang tidak menyenangkan, rekod anda juga boleh membantu anda menyediakan bukti. Anda juga tidak sepatutnya menganggap rekod tidak aktif sebagai tidak penting. Berikut ialah beberapa jenis rekod yang perlu mematuhi tempoh pengekalan tertentu di Amerika Syarikat:

IRS

Paling penting untuk perniagaan di Amerika Syarikat. IRS akan memerlukan rekod cukai anda. Anda harus menyasarkan untuk menyimpan rekod penting ini sekurang-kurangnya selama empat tahun.

Akta Piawaian Buruh yang Adil

FLSA akan mempunyai undang-undang yang berbeza untuk jenis rekod gaji yang berbeza. Secara amnya, tempoh pengekalan sekurang-kurangnya selama tiga tahun sepatutnya mencukupi.

Rekod kakitangan

Simpan rekod ini sekurang-kurangnya selama enam tahun selepas pekerja anda berhenti. Tindakan ini penting sebagai bukti bahawa mereka sebenarnya bekerja di syarikat anda, juga boleh membantu anda membuat rujukan apabila diminta. Sekiranya pekerja ingin mengambil tindakan terhadap anda, anda juga perlu mendapatkan rekod ini.

Fail pengambilan pekerja

Sebarang fail yang berkaitan dengan pengambilan kakitangan hendaklah disimpan selama lebih kurang tiga tahun. S uruhanjaya P eluang P ekerjaan S aksama akan memerlukan rekod ini disimpan sekurang-kurangnya selama satu tahun.

Lain-lain

Terdapat juga rekod yang kurang menakutkan yang perlu anda simpan untuk ketenangan fikiran anda sendiri. Resit bil utiliti berbayar, e-mel alu-aluan untuk perisian baru dan permohonan kerja spekulatif semuanya berguna untuk disimpan dalam fail.

Cara menyediakan sistem pengurusan rekod

Terdapat pertimbangan penting yang perlu dibuat sebelum anda meneruskan dan membuat sistem pengurusan rekod. Proses seluruh syarikat yang memerlukan seseorang menerajui dan menjalani latihan awal untuk seluruh pasukan. Sistem pengurusan rekod yang berjaya memerlukan:

Seorang kakitangan kanan yang bertanggungjawab untuk pengurusan rekod

Ini tidak sepatutnya menjadi kewajipan menyeluruh bagi sesiapa sahaja dalam Sumber Manusia, seorang kakitangan kanan harus memiliki proses ini sepenuhnya. Pengurusan rekod adalah sama pentingnya dengan kewangan anda. Anda tidak akan mengharapkan sesiapa untuk “melakukan tugas mereka” untuk kewangan, anda mempunyai ahli pasukan yang khusus untuk berkhidmat sebagai pengurus dokumen dan menjadi ketua arkib.

Keputusan tentang cara, jenis dan waktu rekod harus disimpan

Buat keputusan dengan kakitangan kanan berserta input daripada seluruh pasukan tentang rekod penting yang perlu disimpan. Pilih tempoh pengekalan dan tentukan cara rekod harus dihapuskan pada penghujung kitaran hayat rekod. Tempoh masa anda menyimpan dokumen mungkin berbeza-beza bergantung pada jenis rekod. Sebagai contoh, dokumen penubuhan syarikat hendaklah berada dalam rekod tetap anda, tetapi anda boleh menghapuskan butiran gaji pekerja selepas beberapa tahun.

Belanjawan untuk pengurusan rekod elektronik

Dokumen digital mungkin merupakan sebahagian besar pentadbir dan surat-menyurat perniagaan anda, anda perlu beralih kepada teknologi maklumat untuk memastikan semua dokumen ini selamat. Perisian sebagai model Perkhidmatan bermakna bahawa program pengurusan rekod bukan bayaran sekali sahaja, tetapi langganan bulanan yang berterusan. Pastikan anda mempunyai belanjawan untuk perkara ini.

Benarkan latihan dan pemantauan berterusan

Rekod mungkin perlu diakses oleh sesiapa sahaja dalam perniagaan anda dan harus menjadi bahagian penting dalam sumber tulen tunggal anda. Jadi, pasukan anda perlu dilatih tentang cara mengakses dan mengendalikan rekod secara bertanggungjawab sebagai sebahagian daripada program pengurusan rekod. Lagipun, ini merupakan beberapa dokumen perniagaan anda yang paling penting, jadi anda perlu menguatkuasakan tadbir urus data dan menetapkan dasar pengurusan rekod. Anda juga perlu terus memantau sistem ini, terutamanya untuk rekod digital, bagi memastikan tiada penggunaan yang tidak dibenarkan atau penghapusan yang tidak sengaja, dengan cara itu anda sentiasa bersedia untuk melakukan pemulihan fail sebelum terlambat. Pemulihan bencana juga perlu dipertimbangkan, sebagai contoh, jika aktiviti perniagaan anda diserang virus Internet.

Pertimbangan lain

Jika perniagaan anda menjalankan fungsi awam seperti utiliti, rekod penting anda mungkin tertakluk pada akta kebebasan maklumat yang mentadbir rekod persekutuan. Ini bermakna sesetengah bidang penyimpanan rekod anda mungkin perlu boleh diakses sebagai rekod awam. Pastikan anda telah menambahkan kemungkinan ini pada proses anda semasa anda mula memperkenalkan penyimpanan rekod pada organisasi anda. 

Memilih penyelesaian untuk penyimpanan rekod perniagaan 

Mempunyai sistem pengurusan rekod digital yang betul merupakan teras kepada proses pengurusan rekod. Dropbox ialah penyelesaian simpanan fail berkuasa yang sesuai untuk pengurusan rekod, menawarkan semua alat yang anda perlukan untuk menyimpan fail dengan selamat serta lebih banyak ciri untuk menjadikan keseluruhan aliran kerja dan pengurusan maklumat anda lebih mudah. Anda juga boleh mengalihkan rekod kertas anda ke dalam arkib digital anda dengan pengimbasan dokumen yang mudah. Semoga terhibur dengan kawalan pasukan lanjutan , perlindungan kata laluan dan akses terhad masa untuk  keselamatan dan tadbir urus maklumat yang terbaik. Lebih baik lagi, dengan penambahan sejarah versi lanjutan  , anda boleh menambahkan fail yang diubah atau dihapuskan sehingga 10 tahun. 

Dengan Dropbox, anda boleh yakin bahawa rekod benar-benar selamat tanpa disembunyikan atau tidak boleh diakses oleh pengguna yang dibenarkan.

Maklumat di atas tidak bertujuan untuk menjadi nasihat undang-undang. Kami mengesyorkan agar anda berunding dengan peguam jika anda mempunyai sebarang soalan berkaitan dengan undang-undang.