Apakah Matriks Eisenhower?
Jarang sekali ada orang yang dengan sengaja tidak mahu menjadi produktif, terutamanya di tempat kerja. Namun, hari demi hari, anda mula menangani permintaan segera apabila senarai tugasan anda mula bertambah, semakin sukar anda mengekalkan komitmen terhadap produktiviti. Sama ada anda terlepas tarikh akhir penting atau bergelut untuk kekal di landasan yang betul dengan projek jangka panjang, mengetahui cara mengutamakan tugas boleh membuat perbezaan antara ketinggalan dalam kumpulan dengan memimpin kumpulan. Di sinilah Matriks Eisenhower memainkan peranan.
Memahami Matriks Eisenhower
Matriks Eisenhower, yang juga dikenali sebagai Kotak Eisenhower atau Matriks Segera/Penting merupakan rangka kerja yang ringkas untuk mengutamakan tugasan dan menguruskan beban kerja. Matriks ini dinamakan sempena Dwight D. Eisenhower, seorang jeneral lima bintang dan presiden ke-34 Amerika Syarikat. Eisenhower terkenal dengan tahap produktiviti beliau yang luar biasa, sehinggakan pendekatannya terhadap penetapan matlamat dan pengurusan masa telah dikaji secara menyeluruh oleh ramai orang, dan salah seorangnya ialah Stephen Covey. Dalam bukunya, "The 7 Habits of Highly Effective People," Covey menerangkan menerapkan semula idea Eisenhower dalam alat yang ringkas untuk pengutamaan tugasan: Matriks Eisenhower.
Oleh itu, apakah Matriks Eisenhower? Secara dasarnya, Matriks ini merupakan strategi yang membolehkan anda mengamalkan petikan berikut daripada Eisenhower: "Saya ada dua jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting dan yang penting tidak pernah mendesak." Anda hanya perlu menilai tugasan anda mengikut keperluan tindakan segera dan kepentingan.
Bagaimanakah Kotak Eisenhower berfungsi?
Perniagaan dan individu boleh menggunakan Matriks Eisenhower untuk merancang, mengagihkan, mengutamakan dan menjadualkan tugasan setiap hari atau setiap minggu. Dengan mengagihkan tugasan dalam satu daripada empat sukuan di bawah, anda boleh menentukan betapa mendesaknya suatu tugasan itu dan mengetahui cara menangani tugasan dengan sewajarnya:
- Sukuan Pertama: Mendesak dan penting (tugasan yang perlu dilengkapkan serta-merta)—ini merupakan tugasan "buat dahulu" yang penting untuk diuruskan secepat mungkin. Ini lazimnya merupakan permintaan pada saat-saat akhir yang wujud disebabkan keadaan yang tidak dijangka. Secara umumnya, tugasan sebegini seharusnya dilengkapkan dengan segera atau pada hari yang sama. Contoh termasuklah menggantikan kerja projek untuk rakan sekerja yang sakit atau menangani kecemasan yang tidak dijangka, seperti gangguan rantaian bekalan.
- Sukuan Kedua: Penting, tetapi tidak mendesak (tugasan dijadualkan kemudian)—ini merupakan matlamat/tugasan jangka panjang yang penting, tetapi tidak mempunyai tarikh akhir yang ketat, jadi anda boleh merancang untuk menyiapkan tugasan ini kemudian. Contoh termasuklah mendapatkan kelayakan profesional atau merancang sasaran perniagaan jangka panjang seperti pengurangan belanjawan.
- Sukuan Ketiga: Mendesak, tetapi tidak penting (tugasan yang perlu ditugaskan kepada orang lain)—tugasan ini perlu dilengkapkan dengan segera, tetapi mungkin tidak cukup penting sehingga memerlukan perhatian anda. Ini bermakna tugasan sebegini boleh ditugaskan kepada ahli pasukan yang lain. Contohnya termasuklah kerja rutin atau mesyuarat panjang/panggilan telefon tanpa tujuan yang jelas.
- Sukuan Keempat: Tidak mendesak mahupun penting (tugasan yang perlu dihapuskan)—tugasan ini merupakan gangguan dan harus dielakkan jika boleh. Biasanya, anda boleh mengabaikan atau membatalkan tugasan sebegini. Contoh termasuklah aktiviti sosial atau waktu rehat minum teh/kopi yang terlalu lama.
Secara ringkasnya, penggunaan Kotak Eisenhower boleh membantu anda membayangkan tugasan anda dalam konteks kepentingan dan memerlukan tindakan segera. Apabila anda mula memikirkan tentang beban kerja anda dari aspek ini, maka lebih mudah untuk anda memastikan tugasan yang paling penting dapat diutamakan dan dilengkapkan secepat mungkin.
Bagaimanakah anda membezakan antara kepentingan dan keperluan tindakan segera?
Tiada formula sejagat untuk menentukan perbezaan antara keperluan tindakan segera dan kepentingan apabila anda membuat Matriks Kepentingan, tetapi perkara ini adalah sesuatu yang penting untuk dipertimbangkan. Seringkali, perbezaan antara kedua-dua kategori ini dalam dunia sebenar adalah lebih sukar untuk ditentukan berbanding apabila anda membuat Kotak Eisenhower yang abstrak. Ringkasnya, tugasan mendesak tidak boleh dielakkan dan memerlukan perhatian segera, manakala tugasan penting memerlukan lebih banyak perancangan dan menyumbang kepada matlamat jangka panjang. Misalnya, menjawab panggilan telefon daripada klien utama memerlukan tindakan segera sementara mengikuti penyelidikan terkini dalam bidang anda adalah penting.
Apakah kelebihan Matriks Eisenhower?
Salah satu kelebihan utama Matriks Mendesak/Penting Eisenhower adalah betapa mudahnya untuk matriks ini dilaksanakan. Anda tidak perlu membeli pakej perisian yang mahal dan tidak perlu meluangkan masa yang banyak untuk menghasilkan matriks ini. Secara umumnya, Matriks Keutamaan membolehkan anda menambah baik pengurusan masa anda dengan menetapkan keutamaan yang jelas dan tidak samar-samar. Ini sememangnya berguna untuk orang yang memegang jawatan pengurusan atau pemilikan, serta karyawan bebas yang mungkin perlu mengendalikan tugasan daripada beberapa projek atau klien berbeza pada satu-satu masa.
Apakah kelemahan Matriks Eisenhower?
Terdapat beberapa kelemahan yang dikaitkan dengan Matriks Keutamaan. Paling ketara sekali adalah betapa sukarnya untuk menentukan kepentingan sesuatu tugasan dengan tepat. Ini bermakna anda mungkin menugaskan tugasan kepada sumber yang salah dan mengalami penurunan kualiti. Selain itu, penting untuk anda ingat bahawa anda mungkin tidak dapat bertindak dengan segera apabila anda berurusan dengan aktiviti mendesak. Kekurangan pengetahuan, kekurangan masa, peraturan dan birokrasi atau beberapa tugasan mendesak/penting boleh memustahilkan usaha anda untuk bertindak dengan segera. Oleh itu, ini menjadikan Matriks Keutamaan kurang berkesan untuk membuat keputusan dan pengurusan masa.
Cara untuk menggunakan Kotak Eisenhower untuk menguruskan tugasan dan beban kerja anda
Matriks Segera/Penting boleh menjadi titik permulaan yang baik untuk pengurusan kerja dan projek. Setelah anda membahagikan tugasan anda dalam sukuan yang sesuai, anda boleh mula menyediakan proses pengurusan masa untuk membantu anda menangani aktiviti penting tepat pada masanya. Contohnya anda boleh menggunakan Dropbox untuk mengurus senarai tugasan dengan lebih efektif, membina templat garis masa. Anda boleh menggunakan alat pengurusan tugasan ini untuk mengagihkan tugasan segera/tidak penting kepada ahli pasukan anda yang lain. Sementara itu, anda juga boleh menetapkan tarikh akhir dan peringatan untuk tugasan penting/tidak segera yang boleh dijadualkan di kemudian hari.
Mungkin berbaloi juga untuk anda memikirkan tentang pelaksanaan alat automasi di tempat kerja. Automasi—jika boleh—ialah cara yang baik untuk menangani tugasan yang perlu disiapkan tetapi tidak memerlukan begitu banyak perancangan atau analisis sebelum anda melakukannya. Menggunakan alat automasi atau integrasi dalam aplikasi produktiviti Dropbox, anda boleh “mengagihkan” tugas S3 (segera tetapi tidak penting) dengan cara yang menjimatkan masa untuk perniagaan anda. Anda boleh mengagihkan tugas kepada ahli pasukan dalam Dropbox Paper dengan tarikh akhir, atau memasukkannya terus ke dalam kad Trello untuk ahli pasukan anda daripada fail Dropbox. Alat penghadaman kandungan automatik boleh membantu anda menghapuskan tugasan yang memakan masa dan cenderung menghasilkan ralat, yang berkemungkinan menyebabkan kesesakan, lantas memastikan anda dan pasukan anda bekerja dengan lebih produktif pada masa akan datang.
Selain itu, anda harus mempertimbangkan untuk menggabungkan Kotak Eisenhower dengan pendekatan pengurusan masa yang lain untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Misalnya, Makan Katak. Makan Katak berasal daripada pepatah oleh Mark Twain, yang mengatakan, "Kalau tugas kamu adalah untuk memakan katak, maka lebih baik kamu melakukannya dahulu pada siang hari." Dalam konteks perniagaan, ini bermakna anda seharusnya menangani tugasan anda yang terbesar atau paling rumit terlebih dahulu sebelum beralih kepada tugasan lebih kecil yang boleh anda utamakan berdasarkan faktor lain, seperti tarikh akhir. Terdapat juga kaedah ABCDE, yang mana secara asasnya anda mengambil tugasan anda dan memberikan nilai huruf berdasarkan kepentingan tugasan, sebelum melengkapkannya mengikut urutan tersebut.
Pendapat akhir
Kotak Eisenhower boleh menjadi alat yang sangat berkesan untuk pengurusan tugasan dan masa. Dengan mempelajari tentang cara mengutamakan tugasan dengan berkesan, anda boleh meningkatkan keberkesanan tempat kerja anda, menghapuskan aktiviti yang membazirkan masa dan membina ke arah matlamat perniagaan jangka panjang anda.
