기록 관리란?
'레코드키핑'으로도 불리는 기록 관리는 그 이름에서 알 수 있듯이 조직의 기록을 정리하고 보존하는 프로세스를 말합니다. 기업이라면 비즈니스 운영을 시작하는 순간부터 기록을 관리해야 합니다. 그래야 보존 문서가 비즈니스의 역사를 반영할 수 있으니까요. 하지만 기록 관리는 단순히 서류 보관함을 마련하는 것을 의미하지 않습니다. 기록을 분류하고, 생성하고, 입수하고, 관리하는 과정이 포함되어야 효율적인 기록 관리라고 할 수 있죠. 조직의 기록을 안전하게 폐기하고 삭제하는 것도 기록 관리의 일환으로 포함되어야 하고요.
기록 관리를 위해 보관해야 할 문서의 유형은 다음과 같습니다.
- 종이 문서 또는 다른 유형의 오프라인 기록
- 디지털 문서
- 계약서
- 보고서
- 감사 내역
- 인증서
- 이메일/소셜 미디어 메시지
- 동영상
이러한 자료는 꾸준히 축적되기 때문에 정기적으로 필요한 자료와 불필요한 자료를 구분해 중요한 자료를 잘 보관해 놓아야 합니다. Dropbox는 전통적인 기록실의 현대판 버전과도 같습니다. 하지만 저장 버튼을 누른다고 해서 모든 일이 끝나는 것은 아닙니다. 이후 지속적인 파일 관리도 필요하죠. 새롭게 저장한 자료뿐만 아니라 이미 보관되어 있는 자료도 꾸준히 관리하도록 하세요.
비즈니스 기록 관리가 필요한 이유
기업이 기록을 관리해야 하는 이유에는 일반적인 관리 목적 이외에도 여러 가지 중요한 이유가 있습니다. 기록을 잘 관리해두면 회사가 불미스러운 일에 휘말리는 상황을 막을 수 있고, 만약 그런 상황이 발생한다고 해도 보관된 기록을 사용해 회사를 곤경에서 구할 수 있죠. 더 이상 사용하지 않는 기록이라도 그 중요성을 간과해서는 안 됩니다. 미국에서 보존 기간을 준수해야 하는 기록의 유형은 다음과 같습니다.
국세청(IRS)
미국에 거주하고 있다면 반드시 챙겨야 할 사항이죠. IRS가 세금 기록을 요구할 것에 대비해 필수적인 세금 기록은 최소 4년 이상 보관하는 것이 좋습니다.
미국 공정근로기준법(FLSA)
FLSA는 급여 기록의 유형에 따라 다른 규정을 적용합니다. 일반적으로는 3년 이상 기록을 보관하면 충분합니다.
인사 기록
최소 6년간은 퇴사한 직원의 인사 기록을 보관하도록 하세요. 인사 기록은 해당 직원이 실제로 회사에서 근무했다는 증거 역할을 하고, 퇴사한 직원에게 추천서를 써줄 때도 참조 자료로 활용할 수 있죠. 직원이 회사를 상대로 법적 조치를 취하는 경우에도 필요합니다.
채용 서류
직원 채용과 관련된 모든 서류는 3년 정도 보관하는 것이 좋습니다. 미국 평등고용추진위원회(EEOC)는 채용 서류를 최소 1년 이상 보관하도록 규정하고 있습니다.
기타
중요성은 조금 떨어지지만 마음의 평안을 위해 보관해두면 좋은 기록도 있습니다. 공과금 납부 영수증, 새로운 소프트웨어 소개 이메일, 채용 시즌이 아닐 때 접수된 입사 지원서 등은 보관해두면 나중에 편리하죠.
기록 관리 시스템을 구축하는 방법
기록 관리 시스템을 구축하기 전에는 몇 가지 주요 사항을 고려해야 합니다. 기록 관리 시스템 구축은 회사 전체 차원에서 이뤄져야 하고, 그 과정을 이끌 책임자가 있어야 하며, 초기에는 팀 전체 교육이 필요한 프로세스입니다. 기록 관리 시스템을 성공적으로 구축하려면 다음과 같은 요소가 필요합니다.
기록 관리를 담당하는 선임 직원
기록 관리는 HR팀 직원 아무나 감당할 수 있는 일반적인 업무가 아닙니다. 프로세스 전체를 책임질 선임 직원이 있어야 하죠. 기록 관리는 재무 관리만큼 중요합니다. 재무와 관련된 일을 아무에게나 맡기지는 않는 것처럼 기록 관리를 총괄적으로 책임질 기록 보관 담당자가 있어야 합니다.
어떻게, 무엇을, 언제 기록할지 결정
팀 전체의 의견을 바탕으로 선임 직원과 상의해 어떤 기록을 보관할지 결정하세요. 그리고 기록을 얼마나 오랫동안 보관할지, 수명 주기가 끝나면 어떤 방식으로 삭제할지 결정하세요. 기록을 보관하는 기간은 문서의 유형에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어, 회사 설립과 관련된 문서는 영구적으로 보관해야 하고, 직원 급여명세서는 몇 년 후 삭제해도 되죠.
전자 기록 관리 예산 정하기
회사의 행정 관련 문서 및 각종 서신의 대부분은 아마 디지털 문서일 겁니다. 그리고 이러한 디지털 문서를 안전하게 보관하려면 정보 기술을 활용해야 합니다. 서비스형 소프트웨어 모델을 사용할 경우 비용을 한 번만 지불하고 끝나는 것이 아니라 매달 구독료를 내야 합니다. 이러한 비용에 대한 예산을 마련해놓도록 하세요.
직원 교육과 지속적인 모니터링
기록은 조직 내 누구나 액세스할 수 있어야 하고, 단일 진실 공급원에 보관해야 합니다. 그래서 기록 관리 프로세스의 일환으로 보관된 기록에 액세스하는 방법과 책임감 있게 기록을 다루는 방법을 교육해야 하죠. 기록을 보관해야 한다는 의미는 이러한 기록이 비즈니스에 중요한 문서라는 뜻과 같습니다. 그래서 데이터 거버넌스를 시행하고 기록 관리 정책을 수립해야 하죠. 그리고 특히 디지털 기록의 경우에는 누군가가 무단으로 사용하거나 실수로 삭제된 기록은 없는지 시스템을 지속적으로 모니터링해야 합니다. 그래야 너무 늦기 전에 파일 복구를 시행할 준비를 해 둘 수 있죠. 바이러스로 인해 비즈니스 활동이 타격을 입을 경우 등에 대비해 재해 복구도 염두에 둬야 합니다.
고려해야 할 기타 요소
공익사업을 하는 비즈니스의 경우, 필수 기록에 대해 정보공개법이 적용될 수도 있습니다. 즉, 보관하는 기록의 일부를 대중에 공개해야 할 수 있죠. 기록 관리 시스템을 구축하는 과정에서 이러한 가능성도 고려해 두도록 하세요.
비즈니스 기록 보관을 위한 솔루션 도입
기록 관리 프로세스의 핵심은 제대로 된 디지털 기록 관리 시스템을 도입하는 것입니다. Dropbox는 기록 관리 시스템으로 사용하기에 완벽한 강력한 파일 스토리지 솔루션입니다. 파일을 안전하게 보관하는 데 필요한 모든 도구와 더불어 전반적인 워크플로와 정보 관리를 개선해주는 다양한 기능을 제공하죠. 또한, 간편한 문서 스캔 기능을 사용해 종이 문서를 디지털 기록 보관소로 옮기는 것도 손쉽게 처리할 수 있습니다. 고급 팀 제어, 비밀번호 보호, 액세스 기간 제한 등의 기능으로 보안과 정보 거버넌스를 최상으로 유지하세요. 변경내용 기록 기간 연장 부가 기능을 사용하면 지난 10년 내 변경되거나 삭제된 파일도 복원할 수 있습니다.
Dropbox를 사용하면 기록이 안전하게 보관되고, 권한이 있는 사용자라면 언제나 모든 문서에 액세스할 수 있어 항상 안심할 수 있습니다.
위의 정보는 법률적 자문을 제공하기 위한 목적으로 작성된 것이 아닙니다. 법과 관련된 궁금한 점은 변호사에게 문의하시기 바랍니다.