PERT란?

PERT 프로그램은 팀의 업무 효율성을 향상하고 싶은 프로젝트 관리자에게 매우 유용합니다.

PERT의 역사

PERT는 'Program Evaluation and Review Technique(프로그램 평가 및 검토 기법)'의 약자로, 지난 50년간 다양한 조직에서 사용되어 왔습니다. 미국 해군 특수 프로젝트 전담반에 의해 1958년에 개발된 PERT 기법은 규모가 크고 복잡한 프로젝트를 보다 수월하게 계획할 수 있도록 설계된 프로젝트 관리 체계입니다. 프로젝트에 대한 전반적인 평가로 시작하는 이 기법은 프로젝트를 개시하기 전에 프로젝트에 대한 심층적인 분석을 가능하게 합니다. 폴라리스 미사일 개발 프로젝트와 1968년 그르노블 동계올림픽에서도 이 기법을 사용했죠. 이후에도 비슷한 관리 개념이 개발되고 발전되었지만, 이 유형의 관리 기법은 PERT가 최초입니다.

PERT 프로젝트 관리의 원리

위에서 언급한 것처럼 PERT는 순차적인 작업 또는 다른 프로젝트와의 동시 실행을 통해 완료되어야 하는 고도로 복잡한 프로젝트에 사용하도록 설계되었습니다. PERT의 목표는 범위 설정 단계에서 프로젝트의 전체 범위를 정확하게 평가하고, 프로젝트를 주어진 예산 내에서 제시간에 완료하는 것입니다.

PERT 프로젝트의 범위 설정

범위 설정은 PERT 기법에서 매우 중요한 부분입니다. 이 단계에서 프로젝트 실행 계획을 수립하기 때문이죠. PERT는 잘못되거나 시간이 예상보다 더 걸릴 수 있는 작업에 대한 여유 시간을 산정하고, 프로젝트 주기 전반에 걸친 '주요 일정'을 수립하는 기법입니다. PERT는 자원 관리에서부터 개별적인 성능에 이르기까지 모든 것을 하나하나 살펴보기 때문에 팀이 평소에 사용하는 범위 설정 기법에 비해 지나치게 세심해 보일 수 있습니다. 군에서 개발된 PERT 기법의 핵심은 놓치는 것 없이 가능한 한 모든 것을 철저하게 준비하는 것입니다.

PERT 범위에 관한 용어

PERT 범위는 다음과 같은 용어를 사용해 중요한 이벤트와 시기, 자원을 정의합니다.

단계(Event)

PERT 단계는 프로세스에서 이정표 역할을 합니다. 단계는 그 자체로 자원을 필요로 하지는 않지만, 모든 관련 작업이 완료될 때까지 완료될 수 없습니다.

  • PERT 단계란 1개 이상의 활동이 시작되거나 완료되는 것을 의미합니다.
  • 선행 단계란 1개 이상의 다른 단계 직전에 있었던 단계를 의미합니다.
  • 후행 단계란 1개 이상의 다른 단계 직후에 발생하는 단계를 의미합니다.

활동(Activity)

PERT 활동은 자원을 필요로 하는 작업입니다.

  • PERT 활동이란 시간, 자재, 비용, 기계 등의 자원이 사용되는 작업을 수행하는 것을 의미합니다. PERT 활동은 개시된 단계가 완료될 때까지 수행할 수 없습니다. 예를 들어, 이전 단계에서 하나라도 완료되지 않은 경우에는 새로운 활동을 시작할 수 없죠.
  • PERT 하위 활동이란 PERT 활동을 세부적으로 구성하는 작은 단위의 작업을 의미합니다. 예를 들어, '청사진 준비' 활동에 여러 개의 세션이 필요한 경우에는 이 활동을 '청사진 준비 1, 2, 3'으로 세분화할 수 있습니다.

시간(Time)

PERT 시간은 이 기법의 핵심적인 요소로, 최적화된 성능과 프로세스상의 차질을 감안해 설정됩니다.

  • 낙관치(Optimistic Time)란 모든 것이 원활하게 진행되거나 예상했던 것보다 더 순탄하게 진행된다고 가정했을 때 작업을 완료하는 데 필요한 최소한의 시간을 의미합니다.
  • 비관치(Pessimistic Time)란 낙관치의 반대말로, 총체적인 재해를 제외하고 모든 것이 잘못될 수 있거나, 실제로 잘못된다고 가정했을 때 작업을 완료하는 데 필요한 최대한의 시간을 의미합니다.
  • 모든 것이 평소대로 진행된다고 가정했을 때, 필요한 예상 시간은 이 두 시간의 중간 정도가 될 가능성이 높습니다.
  • 기대 시간(Expected Time)은 최선의 추정치를 의미합니다. 여기에는 작업이 잘못될 경우를 대비한 여유 시간이 포함되며 평소에 작업을 완료하는 데 걸리는 평균 시간을 기반으로 산정해야 합니다.

관리

각 단계나 활동의 기대 시간과 중요성, 진행 상황을 정의하는 데 도움이 되는 다른 용어도 살펴보겠습니다.

  • 임계 경로(Critical Path)는 프로젝트 시작부터 종료까지 프로젝트 전반에 관한 개요를 제공하며, 모든 것을 완료하는 데 필요한 총 시간을 일 단위, 월 단위, 연 단위로 산정하는 데 유용합니다. 임계 경로법(Critical Path Method)은 PERT와 비슷한 시기에 개발된 별도의 기법이지만, 보통은 두 가지 기법을 연계해 사용합니다.

  • 임계 활동(Critical Activity)은 계획보다 시간을 초과하거나 더 많은 자원을 배정할 수 없는 작업을 지칭합니다. 임계 활동은 그 이름에서도 알 수 있다시피 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 꼭 필요한 필수 활동입니다.

  • 여유(Float 또는 Slack)란 프로젝트 중에 사용 가능한 시간과 자원을 의미합니다. 자유 여유(Free Float)란 팀의 프로젝트가 지연됐을 때 사용할 수 있는 자원을 의미하고, 부여유(Negative Slack)란 자원이 부족한 작업을 의미합니다.

  • 선행 시간(Lead Time)이란 다음 단계에 도달하기 위해 이전 단계를 완료하는데 걸리는 시간을 의미합니다.

  • 지체 시간(Lag Time)이란 한 단계에서 다음 단계로 넘어갈 수 있는 가장 빠른 시간을 의미합니다.

  • 공정 중첩 단축법(Fast Tracking)이란 전체적인 임계 경로를 단축하기 위해 임계 작업을 병행해서 진행하는 것을 의미합니다.

  • 공정 압축법(Crashing)이란 임계 경로 활동에 자원을 추가로 투입해 활동을 완료하는 데 필요한 시간을 줄여 전체적인 임계 경로를 단축하는 것을 의미합니다.

PERT 프로젝트 계획의 단계

주요 용어에 대해 살펴봤으니 이제 PERT를 실행하는 방법을 알아보겠습니다.

  1. 작업 파악: 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 모든 작업을 정리하는 단계로, 약간의 시간이 소요될 수 있습니다. 하지만 복잡한 프로젝트라면 초기 단계에서 가시성을 확보하는 것이 중요합니다.

  2. 적절한 순서 정하기: 각 작업에서 최적의 결과를 얻을 수 있는 최상의 순서를 정하는 단계입니다. 이때 여러 개의 작업을 동시에 실행할 수 있다는 것을 염두에 둬야 합니다. 그리고 합리적인 순서로 작업 종속성을 결정합니다.

  3. 시간 예측: 각 작업에 소요되는 시간을 예측해 낙관치, 비관치, 기대 시간을 결정합니다.

  4. PERT 도표 작성: 프로젝트를 시각적 이미지로 만듭니다.

  5. 여유 할당: 각 작업에 필요한 자원의 양을 반드시 숙지하도록 하세요.

  6. 임계 경로 예측: 지금까지의 프레임워크에 기반해 프로젝트 완료일을 정합니다.

PERT를 활용한 작업 계획

PERT 표를 작성하면 기간과 활동 순서를 정하는 데 도움이 됩니다. PERT 표는 계획 단계에서 유용할 뿐만 아니라 프로젝트 전반에 걸쳐 참조할 수 있는 귀중한 자료입니다. 아래는 PERT 표의 예시입니다.

  기간          

활동

설명

이전

낙관치

중간치

비관치

기대 시간

0

시작일

 

0

0

0

0

A

직원 선정

0

10

15

20

15

B

장비 선정

0

5

10

15

10

C

청사진 제작

A

10

12

18

12

D

직원 온보딩

A

7

10

15

10

E

신규 장비 설치

B, C

48

72

96

72

PERT 네트워크 공정표 만들기

표를 작성했다면 이를 기반으로 PERT 네트워크 공정표를 만들 수 있습니다. 공정표는 프로젝트의 순서를 시각적으로 알려주는 순서도의 역할을 합니다. 온라인에서 간트 차트를 이용할 수도 있습니다. 공정표는 결합점으로 구성되어야 하며, 각 결합점에는 활동과 그 활동에 관한 낙관치, 비관치, 기대 시간이 포함되어야 합니다.

전체 PERT 네트워크 공정표의 예시는 여기에서 확인할 수 있습니다.

PERT 기법의 장단점

보다시피 PERT 기법은 계획 단계에서조차도 상당한 노력이 요구됩니다. 팀과 함께 이 기법이 프로젝트에 적합한 관리 기법인지 신중하게 생각해보도록 하세요. 일반적으로 PERT 기법은 규모가 작은 프로젝트에서는 활용하기가 힘듭니다. 또한, 비교적 간단한 프로젝트에 적용할 경우 "사공이 많아 배가 산으로 가는" 상황이 발생할 수 있습니다. PERT 기법을 사용하기 전에 다음과 같은 장단점을 고려해보도록 하세요.

PERT 기법의 장점

  • 전체 프로젝트를 명료하고 이해하기 쉬운 방식으로 시각화
  • 프로젝트를 시작하기 전에 자원과 성과에 관한 심층적인 분석 가능
  • 명료한 타임라인을 작성해 프로젝트에 구조적으로 접근
  • 모두의 역할과 일정이 명확하게 정해져 있어 책임감 향상에 도움
  • 작업 지연의 이유 설명 가능
  • 명확한 협업 계획을 통해 팀원들에게 동기 부여
  • 잘못된 의사소통이나 기대치로 인한 작업 지연이 없는 등 모두가 본인의 역할과 일정을 잘 알고 있어 프로젝트를 더 빠르게 완료 가능

PERT 기법의 단점

  • 필요한 모든 활동을 세세하게 작성하면 작업의 수가 감당하기 힘들 정도로 많아짐
  • 규모가 작은 프로젝트나 간단한 작업에는 적용하기 어려움
  • 결합점과 공정표는 예상치일 뿐 실시간 진행 상황은 확인할 수 없음
  • 프로젝트가 진행되는 과정에서 예상치와 실제 상황이 항상 부합하는 것은 아님
  • 범위 설정 단계에서 사무적인 일이 대폭 증가
  • 창의력이 필요한 작업의 경우 시간 추정치는 별로 도움이 되지 않으며 시간에 대한 부담을 줄 수 있음

PERT 기법이 적합한 프로젝트

많은 인력과 작업이 수반되는 프로젝트에서 PERT 네트워크 공정표를 청사진으로 활용하는 것은 누구나 프로젝트 진행 과정에서 기초 토대로 활용할 수 있는 강력한 프로젝트 관리 도구를 제공하는 것과 같습니다. 하지만 그렇게 복잡하지 않은 프로젝트에 PERT 기법을 사용할 경우, 세세함이 필요 없는 프로젝트를 분석하느라 소중한 시간을 낭비하고 혼란만 가중시킬 수 있습니다.

PERT의 대안

PERT 기법 전체 대신 일부 개념만을 활용할 수 있다고 생각될 경우, 동일한 방향성을 제공하면서 서류 작업은 더 적은 도구로는 무엇이 있는지 찾아보세요. Dropbox는 언제나 팀 프로젝트의 진척 상황을 간편하게 파악할 수 있는 작업 관리 도구를 제공합니다. Xero, Monday, Trello를 비롯한 다양한 앱과의 통합 기능을 사용해 Dropbox에서 재무 상태와 팀 작업을 관리하고 문제를 해결할 수 있죠.

그러면 프로젝트 관리자는 팀에게 정말 필요한 것은 복잡한 계획 기법이 아니라 명료하게 수립된 작업 프로세스와 해당 작업을 완료하는 데 필요한 도구라는 것을 깨닫게 될 겁니다.