사일로란?
비즈니스가 커질수록 조직 내 사일로도 커지기 마련입니다. 모든 것이 계획대로 진행된다면 모든 팀원이 주요 프로젝트의 진행 상황을 알고 있겠죠. 이상적인 세상에서는 부서 간 소통의 부재란 있을 수 없으니까요. 그렇지만 현실 세계에서는 가장 혁신적인 최첨단 기업조차 사일로를 피할 수 없습니다. 하지만 그렇다고 해서 사일로를 방지하거나 무너뜨릴 방법이 없는 것은 아닙니다.
조직 내 사일로는 기업의 규모를 막론하고 모든 조직이 겪는 문제입니다. 그렇다면 사일로란 무엇일까요? 사일로는 보통 일하는 부서에 따라 업무 유형별로 직원을 분리하는 시스템을 말합니다. 하지만 이로 인해 팀 협업과 소통을 방해하는 장벽이 생기고, 업무 효율성이 저하되며, 정보의 흐름이 막히게 되죠.
'사일로'가 '팀'과 같지 않다는 사실을 짚고 넘어갈 필요가 있습니다. 다양한 전문가와 소규모 팀으로 구성된 조직에 내재된 문제점이란 없죠. 실제로 전문가로 구성된 팀은 조직에서 집중력과 책임감을 높이는 역할을 합니다. 반면, 조직 내 사일로는 팀이 작동하는 방식을 뜻하며, 여기에는 부정적인 의미가 내포되어 있습니다. 보통 '사일로 현상'이라고 하면 팀이 전반적으로 조직과 동떨어져 있다는 것을 의미합니다. 그리고 이러한 현상은 병목 현상, 의사소통의 오류, 수많은 문제로 이어지죠.
사일로 현상의 문제점
사일로 현상은 기업에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다. 사내에서 영역 싸움이 벌어져 서로 신뢰하지 못하는 상황이 생길 수 있죠. 이는 업무의 비효율성과 부서 간 업무 중복을 초래합니다. 현실적으로 말하면, 팀끼리 소통을 하지 않고, 서로 피드백을 주고받지 않으며, 의사소통의 오류로 인해 프로젝트가 실패로 돌아갑니다. 그렇게 되면, 얼마 지나지 않아 이러한 조직 구조가 혁신을 죽이게 되고, 한번 생긴 작은 균열들은 다시 메꿀 수 없을 것처럼 커져갑니다.
데이터는 고객 경험을 극대화하는 열쇠입니다. 정보의 사일로를 만드는 직원들의 행태는 고객 만족도에도 막대한 악영향을 끼칠 수 있죠. 팀들이 제대로 정보를 공유하지 않는다면 데이터를 효과적으로 활용할 수 없습니다. 결국, 사일로 제거가 조직의 성패를 좌우하는 중요한 역할을 하게 될 수도 있는 것이죠.
조직 내 사일로 제거
조직 내 사일로가 있다는 것을 확인했다면, 이제 조치를 취해야 할 시간입니다. 가능한 한 빨리 확장 가능한 장기 솔루션을 도입하면 조직에 폐쇄적이고 단절된 사일로 문화가 고착되는 것을 막을 수 있습니다. 그래서 사일로를 어떻게 제거하냐고요? 아래에서 조직 내에 자리 잡은 원치 않는 사일로를 제거하는 전략을 살펴보세요.
나무가 아닌 숲을 보게 하기
많은 경우, 조직 내 사일로는 직원들이 회사가 아닌 자신의 팀이나 상사에게 충성하면서 쌓이기 시작합니다. 이를 해결하려면 팀이 회사 전체에 어떤 기여를 하고 있는지 파악할 수 있게 해야 합니다. 특히 팀과 그 팀의 업무가 조직의 목표에 어떻게 부합하는지를 구체적으로 알 수 있도록 해야 합니다. 그러면 부서별 팀들이 영역 싸움에 몰두하며 내부적으로 사일로를 쌓는 대신 같은 방향으로 나아갈 수 있습니다.
투명성과 의사소통은 조직 전체에 공동의 책임감을 조성한다는 면에서 핵심적인 역할을 합니다. 영업팀이 마케팅팀이 하는 업무를 정확하게 이해하면 자원과 정보를 자신의 팀 내부에만 비축하려고 할 가능성이 훨씬 적어지죠. 모든 직원이 항상 마음 속에 최우선 순위로 여길 수 있도록 다양한 매체를 통해 회사의 비전과 사명을 전달하세요.
상의하달식 해결
사일로의 근본 원인을 살펴보면 거의 대부분이 경영진의 리더십이 원인임을 알 수 있습니다. 경영진이 조직의 핵심 목표에 중점을 두지 않을 경우 정보의 사일로에 효과적으로 대처하기가 힘들죠. 하지만 경영진이 회사의 통일된 비전을 추구하면서 협력적 행동과 교차기능팀이라는 개념을 현실화하는 데 전념한다면 조직 내 팀들도 이를 따를 것입니다.
그렇다면 경영진의 단합을 위해 여러분은 어떤 도움을 줄 수 있을까요? 리더의 권한으로 토론이 허용되고 장려되는 문화를 조성해야 합니다. 모든 사람에게 자신의 의견을 공유할 수 있는 기회를 제공해 경영진 모두가 자신의 의견을 말하고 이에 책임질 수 있도록 하는 것이죠. 하지만 일단 리더가 결정을 내린 다음에는 모든 경영진이 조직 공동의 목표를 위해 함께 협력해야 합니다.
부서 간 협력 증진
팀원들이 자신이 소속된 팀뿐만이 아닌 조직 전체에 대한 소속감을 느끼는 것은 매우 중요합니다. 부서 간 협력을 독려하면 팀원들이 부서 간의 경계선을 넘나드는 관계를 형성하게 되며 조직 전반의 공조와 협업이 강화되죠. 또한, 조직 내 사일로로 인해 발생하는 반복 작업, 사이클 장기화 등의 비효율적인 운영 방식도 제거할 수 있습니다.
다양한 영역에 전문성을 가진 개인으로 구성된 교차기능팀이 훌륭한 해결책이 될 수 있습니다. 예를 들어, 재무 담당자 1명, 디자이너 1명, 엔지니어 1명, 마케팅 담당자 1명으로 교차기능팀을 구성할 수 있죠. 이러한 조직 구조는 직원들 간에 긍정적인 의견 충돌과 팀 협업을 증진할 뿐 아니라 업무 전가와 맥락의 단절을 줄이는 데에도 도움이 됩니다. 하나의 팀이 고객 수명 주기 중 가능한 한 많은 부분을 처리할 수 있다는 이점도 있죠.
교차기능 교육
전문성은 중요하지만, 교차기능 교육을 통해 전문 기술과 정보를 공유하는 것도 좋은 생각입니다. 정기적으로 부서 간 교육을 진행하면 직원들이 다른 부서에 필요한 자원과 정보가 무엇인지 이해하는 데 도움이 됩니다. 또한, 직원들이 부서 간 교육을 통해 어떤 영역이 자신의 관심사와 기술에 가장 부합하는지 파악할 수 있다는 점에서 직원들의 경력 개발을 장려하는 방법이기도 합니다.
부서 간 장벽을 허무는 방법에는 그 외에도 여러 가지가 있습니다. 실리콘 밸리 기업들에 의해 대중화된 '해커톤 세션'을 기업 차원에서 진행하는 것도 좋습니다. 참가자들은 다양한 부서의 팀원들과 함께 그룹을 형성함으로써 부서 간 경계를 허물고, 많은 주요 기술 스타트업들이 경험하고 있는 사일로적 사고방식에서 벗어날 수 있죠.
Dropbox와 함께하는 더 스마트한 업무
마지막으로, 팀이 단절된 환경에서 벗어나 더 스마트하게 작업하는 데 사용할 수 있는 협업 도구에는 다양한 종류가 있습니다. Dropbox 스마트 작업 공간은 필요한 모든 콘텐츠와 도구에 간편하게 액세스할 수 있는 체계적인 단일 작업 공간을 제공합니다. 스마트 작업 공간은 프로젝트에 관련된 모든 사람과 파일을 한곳으로 불러 모아 여러 채널에서 서로 단절된 방식으로 소통하는 대신 하나의 중심 공간에서 협업을 진행할 수 있는 기회를 제공합니다. 또한, Dropbox Capture를 사용하면 간편하게 화면 녹화 영상을 만들고 공유해 메시지와 어조를 명확하게 전달할 수 있습니다 동영상에는 단조로운 PDF 파일보다 인간적인 체취가 담겨 있죠.
조직 내 사일로를 허무는 일은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 하지만 쉽지 않다고 해서 피할 수 있는 일도 아니죠. 팀이 공동의 비전을 믿고 따르며 민첩하게 협업을 진행하도록 함으로써 조직 내 사일로를 제거하고 조직을 더 큰 성공으로 이끌 수 있습니다.
