아이젠하워 매트릭스란?

Dwight D. Eisenhower가 고안한 전략/테크닉 기반 시간 관리 도구 아이젠하워 매트릭스로 업무 우선순위 설정과 워크로드 관리 기술을 향상하세요.

아이젠하워 매트릭스란?

생산성이 저하되기를 바라는 사람은 없습니다. 특히 직장에서라면 말이죠. 하지만 시간이 흐르며 업무 목록은 점점 쌓여만 가고, 긴급한 요청을 하나둘씩 처리하다 보면 생산성을 유지하기가 점점 어려워집니다. 중요한 마감일을 놓쳤나요? 장기 프로젝트 일정에 뒤처졌나요? 앞서가는 사람이 되느냐, 뒤처지는 사람이 되느냐는 업무의 우선순위를 얼마나 효율적으로 정하느냐에 달려 있습니다. 이때 아이젠하워 매트릭스가 그 진가를 발휘하죠.

아이젠하워 매트릭스의 이해

아이젠하워 매트릭스는 업무 우선순위 설정과 워크로드 관리를 위한 단순한 프레임워크로, 아이젠하워 박스, 긴급성/중요도 매트릭스로 불리기도 합니다. 이 매트릭스의 이름은 제34대 미국 대통령이자 5성 장군이었던 Dwight D. Eisenhower의 이름을 따라 붙여졌죠. 아이젠하워는 놀라울 만큼 높은 수준의 생산성을 유지한 것으로 잘 알려져 있습니다. 그래서 많은 사람이 아이젠하워의 목표 설정 방식과 시간 관리 방식을 철저하게 연구했죠. 그중 한 명인 Stephen Covey는 '성공하는 사람들의 7가지 습관'이라는 책에서 아이젠하워의 아이디어를 정리해 아이젠하워 매트릭스라는 간단한 업무 우선순위 설정 도구로 소개했습니다.

그렇다면 아이젠하워 매트릭스란 과연 무엇일까요? 기본적으로 아이젠하워 매트릭스는 "나에게는 긴급한 문제와 중요한 문제, 두 가지 문제가 있다. 긴급한 문제는 중요성이 떨어지고, 중요한 문제는 긴급하지 않다"라는 아이젠하워의 말을 실행으로 옮길 수 있는 전략입니다. 우리가 해야 할 일은 업무를 긴급성과 중요성에 따라 평가하는 일뿐이죠.

아이젠하워 매트릭스의 원리

비즈니스와 개인 모두 아이젠하워 매트릭스를 사용해 일간 업무와 주간 업무를 계획하고, 업무를 배정하고, 업무의 우선순위를 정하고, 일정을 짤 수 있습니다. 업무를 아래에 있는 4개의 사분면 중 하나로 구분하면 업무가 얼마나 긴급한지, 어떻게 하면 적절한 방식으로 처리할 수 있는지 파악할 수 있죠.

  • 1사분면: 긴급하고 중요한 일(즉시 완료해야 하는 업무). 이 유형의 업무는 가능한 한 빨리 처리해야 하는 '1순위' 업무입니다. 이러한 업무는 주로 예상치 못한 상황으로 인해 막판에 들어오고, 당일에 즉각적으로 처리해야 하는 경우가 많습니다. 그 예로는 병가를 낸 동료의 프로젝트 처리나 공급망 중단 등의 예상치 못한 비상사태 대응 등을 들 수 있죠.

  • 2사분면: 중요하지만 긴급하지 않은 일(뒤로 미룰 수 있는 업무). 이 유형의 업무는 중요한 장기적인 목표/업무이지만, 마감 기한이 없어 나중에 처리해도 되는 업무입니다. 전문 자격증 취득이나 예산 삭감 등의 장기적인 비즈니스 목표 구상 등이 그 예가 될 수 있죠.

  • 3사분면: 긴급하지만 중요하지 않은 일(다른 사람에게 맡겨도 되는 업무). 이 유형의 업무는 당장 완료해야 하지만 직접 신경을 써야 할 만큼 중요성이 높지는 않기 때문에 다른 팀원에게 맡겨도 되는 업무입니다. 일상적인 업무, 명확한 목적이 없는 긴 회의/통화 등이 그 예가 될 수 있죠.

  • 4사분면: 긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일(안 해도 되는 업무). 이 유형의 업무는 방해만 될 뿐이며 가능하다면 피해야 하는 업무입니다. 대부분의 경우 무시하거나 취소하면 되는 일들이죠. 사교 활동이나 불필요한 휴식 등이 그 예가 될 수 있습니다.

간단히 말해 아이젠하워 박스를 사용하면 업무를 중요성과 긴급성을 기준으로 시각화할 수 있습니다. 이러한 관점으로 워크로드를 생각하다 보면 가장 중요한 업무를 가능한 한 빠르게 최우선순위로 완료하기가 훨씬 쉽죠.

긴급성과 중요성의 구분

우선순위 매트릭스를 작성할 때 긴급성과 중요성을 구분하는 보편적인 공식은 없습니다. 하지만 긴급성과 중요성의 차이는 반드시 고려해야 할 부분이죠. 현실 세계에서 긴급성과 중요성을 구분하는 것은 추상적인 아이젠하워 박스를 작성할 때 긴급한 일과 중요한 일을 구분하는 것보다 어려울 겁니다. 간단히 설명하면 긴급한 업무는 불가피하고 즉각적인 관심을 요하는 업무이고, 중요한 업무는 세심한 계획이 필요하고 장기적인 목표를 달성하는 데 필요한 업무입니다. 예를 들어, 중요한 클라이언트와 통화하는 것은 긴급한 일, 최신 연구를 지속적으로 파악하고 습득하는 것은 중요한 일로 구분할 수 있죠.

아이젠하워 매트릭스의 장점

아이젠하워의 긴급성/중요성 매트릭스의 주요 장점 중 하나는 바로 매트릭스를 만드는 방법이 매우 쉽다는 것입니다. 값비싼 소프트웨어를 구매할 필요도 없고, 많은 시간을 들일 필요도 없습니다. 이 우선순위 매트릭스는 명확하고 분명한 우선순위를 정해 시간을 효율적으로 관리할 수 있도록 도와주죠. 특히 관리자나 경영자, 여러 가지 프로젝트와 다양한 클라이언트를 동시에 상대해야 하는 프리랜서들에게 유용합니다.

아이젠하워 매트릭스의 단점

우선순위 매트릭스에는 몇 가지 단점이 있습니다. 가장 큰 단점은 업무의 중요성을 정확하게 판단하기 어려운 경우가 많다는 것이죠. 그래서 업무를 엉뚱한 사람에게 맡기거나 업무의 질이 저하되는 경우도 있습니다. 또한, 긴급한 업무를 즉각적으로 처리할 수 없는 경우가 있을 수 있다는 점도 염두에 두는 것이 좋습니다. 지식의 결여, 시간 부족, 각종 규제와 요식 체계, 긴급/중요 업무의 과다 등이 그 이유가 될 수 있죠. 그래서 의사 결정이나 시간 관리 측면에서는 우선순위 매트릭스의 효용성이 떨어집니다.

아이젠하워 매트릭스를 통한 업무와 워크로드 관리

긴급성/중요성 매트릭스는 업무와 프로젝트를 관리할 때 훌륭한 출발점이 되어줍니다. 업무를 적절한 사분면으로 구분한 다음 중요한 활동을 적시에 처리할 수 있는 시간 관리 프로세스를 수립하면 되죠. 예를 들어, Dropbox를 사용해 할 일 목록을 더 효율적으로 관리할 수도 있습니다. 이러한 도구는 중요하지만 긴급하지 않아 뒤로 미룰 수 있는 업무의 마감일과 알림을 설정하는 동시에 긴급하지만 중요하지 않은 업무를 다른 팀원들에게 배정하는 데 유용합니다.

업무 자동화 도구를 도입하는 것도 고려해보는 것이 좋습니다. 업무를 자동화하면 처리해야 하지만 세심한 계획이나 분석이 필요 없는 작업을 간편하게 처리할 수 있죠. Dropbox의 자동화 도구나 통합 기능을 사용하면 긴급하지만 중요성은 떨어지는 3사분면 유형의 업무를 적절하게 '배정'해 비즈니스의 시간 효율성을 높일 수 있습니다. Dropbox Paper에서는 마감일이 설정된 업무를 팀원에게 배정하거나, Dropbox 파일에서 바로 팀원의 Trello 카드로 업무를 복사할 수 있습니다. 콘텐츠 자동 수집 도구는 시간이 많이 소요되고 오류가 자주 발생해 병목현상을 일으키기 쉬운 업무를 최소화해 향후 팀 업무의 생산성을 향상하는 역할을 합니다.

조금 더 나은 결과를 원한다면 아이젠하워 박스와 다른 시간 관리 도구를 결합해 사용하는 것도 고려해보세요. 예를 들어, '개구리 먹기'와 같은 시간 관리 전략을 사용할 수 있습니다. '개구리 먹기'는 "한 마리의 개구리를 먹어야 한다면 아침에 일어나자마자 먹는 것이 낫다"라는 Mark Twain의 명언에서 기인한 것으로, 비즈니스의 관점에서 보면 가장 크거나 복잡한 업무를 먼저 처리한 후 마감일 등의 다른 요소를 기반으로 우선순위를 정할 수 있는 조금 더 간단한 업무를 처리해야 한다는 것을 의미합니다. 또 다른 예로는 ABCDE 방식을 들 수 있습니다. 이 방식은 기본적으로 중요도에 따라 업무에 A부터 E까지의 값을 매겨 해당 순서대로 업무를 완료하는 것을 말합니다.

결론

아이젠하워 박스는 매우 효과적인 업무/시간 관리 도구가 될 수 있습니다. 업무의 우선순위를 효율적으로 정하는 방법을 익히면 업무의 효율성을 향상하고, 시간을 허비하는 활동을 최소화하고, 장기적인 비즈니스 목표를 구축할 수 있죠.