効果的な職場コミュニケーション

職場の生産性と社員の士気を高めるには、職場での効果的なコミュニケーションが欠かせません。ここでは、成功する企業コミュニケーション戦略をいくつかご紹介します。

効果的な職場コミュニケーションの戦略

職場での効果的なコミュニケーションは、部下や同僚に対して単にオープンで誠実であればよいわけではありません。企業のコミュニケーションのポイントをよく調べると、結局は社内プロセスや企業文化に行きつきます。社員の働き方や対人関係の進め方を定義しているのが、社内プロセスや企業文化だからです。ここでは、職場でのコミュニケーションの重要性を探るとともに、お勧めの戦略をいくつか見ていきます。

職場での効果的なコミュニケーションが重要な理由

職場でのコミュニケーションが円滑であることは、ビジネスが長期的に成功するかどうかを決めるカギのひとつです。スムーズなコミュニケーションには、生産性を高め、組織全員の強力な結びつきを維持する力があります。社内コミュニケーションがうまく機能していないと、企業として何を目指しているのかがわからない、フィードバックモデルが限定的または存在しない、コンフリクトマネジメントが不十分、上司の指示があいまいといった状況が見られるようになります。これは結局「無駄」につながります。時間の無駄、労力の無駄、資本の無駄です。言い換えると、社内のビジネスコミュニケーションルールには、業績に直接影響するだけの力があるということです。ある調査によると、コミュニケーションが効果的に行われている企業は、そうでない企業よりも株主への配当率が（5 年間で）47 % 高くなるそうです。

5 つの企業コミュニケーション戦略

職場で効果的にコミュニケーションをとることは、企業の経営幹部にとって最重要課題ではないでしょうか。以下に、社内コミュニケーションの改善にお勧めの方法をいくつかまとめましたので、参考にしてください。

1. スマートワークスペースに投資する

何より重要なのは、業務に使用するコミュニケーションツールを統一することです。社員の約 50 % は、会社の承認なく自分で選んだアプリやソフトウェアを使用していますが、これではセキュリティ上のリスクにつながるだけでなく、チームやプロジェクトでの情報共有もできなくなります。コミュニケーションの手段がばらばらで統一されていないと、ドキュメントやファイルへのアクセスで問題が発生し、業務処理に必要な情報がチームメンバー全員に行き渡らず、プロジェクトの遅れや利益の低下を招きます。

こうした問題を解決するには、どうすればよいでしょうか。たとえば、Dropbox のスマートワークスペースを利用すると、業務に使用しているプラットフォーム、アプリ、コンテンツを 1 か所に集約できます。作業ごとにツールを切り替えなくても、スマートワークスペースで 1 日の仕事をすべて片付けられます。また、Dropbox Paper のタスク管理機能を使えば、それぞれのやるべき作業を把握し、進捗状況を追跡できるので、全員が責任をもって担当業務に取り組めます。コミュニケーションの流れも明確になります。

職場での円滑なコミュニケーションには、プロジェクト管理も必要です。Dropbox Paper のプロジェクト管理テンプレートは、チーム全員でプロジェクト情報を共有できるツールです。タスクの割り当てやコメントの管理が 1 か所でできるので、メールによるやり取りの繰り返しで混乱を招くこともなくなります。コメントをリアルタイムで管理したいなら、多数の関係者を CC に入れたメールで延々とやり取りするよりも、Dropbox の注釈機能を利用したほうが手間がかからず、はるかに便利です。

2. 可能な場合は対面で話す

現在の職場では、Slack などのビジネスコミュニケーションツールやメールでのやり取りが主流化しており、対面でのミーティングは隅に押しやられがちです。しかし、対面でのコミュニケーションを完全に過去のものにするべきではありません。取り扱いに注意を要する情報を伝えたい場合は、顔を合わせて話すべきです。直接（または Zoom ミーティングで）顔を合わせることで、相手のボディランゲージや表情から、伝えたい情報がきちんと伝わっているかどうかを確認できます。コミュニケーション手段にも優劣があると考えると、わかりやすいかもしれません。アイコンタクトが取れるテレビ電話は普通の電話よりも直接的で、電話はメールやインスタントメッセージよりも直接的です。

3. わかりやすく伝えることを重視する

職場で効果的なコミュニケーションを実践するには、メッセージを簡潔明瞭にすることが必要です。リーダーからの指示がわかりにくいと（作業の重複、入り組んだスケジュール、誤った成果物など）、プロジェクトに遅れが生じるばかりか、プロジェクトが始まる前から暗礁に乗り上げかねません。まず、メッセージを正しく伝えるようにすることが大切なのは、そのためです。すべての作業について詳しく指示することはもちろん、プロジェクトの遂行に欠かせない、「何を」「どのように」「なぜ」の質問には必ず回答します。これを怠ると、まごついたチームメンバーが作業の手を抜く結果にしかなりません。会社としてのコミュニケーション不足は、サプライヤーや顧客との関係にももちろん影響し、契約解除や他社への乗り換えの原因になります。これを防ぐためにも、常に迅速で明確なコミュニケーションを最初から心がけましょう。

4. 「徹底した公平無私」を実践する

「徹底した公平無私」は、ビジネスコミュニケーションの基本的枠組みです。職場の同僚や部下に対しては、相手を思いやると同時に、その行動に直接異議を唱えることも必要です。理解と忠告をバランスよく実践しなければなりません。リーダーの多くが、生まれつきコミュニケーション能力に長けているわけではありません。実際、Interact の調査によると、管理職の 69 % が「社員と直接コミュニケーションをとれる自信がない」と回答し、37 % が「否定的な反応が予想される場合は、直接意見を言う自信がない」と回答しています。自分のことを言われているように感じたら、オフィスコミュニケーション戦略として公平無私を実践してみてはいかがでしょうか。そうすれば、チームの団結力を高め、より優れた成果を上げられるようになるはずです。

5. 対等なコミュニケーションシステムを構築する

社員の意見を取り込むには、オフィスコミュニケーションの流れに社員が加われるようにすることが重要です。Economist Intelligence Unit が 2018 年に実施した調査では、企業で働く人の 31 % が、「オープンで率直なコミュニケーションがとれないと社内のモラルが低下する」と回答しています。オープンで率直なコミュニケーションは、仕事への満足度が高く、社員が魅力を感じる会社をつくるうえで欠かせない要素です。職場のつながりを強化するには、経営幹部や上級管理職が社員と直接コミュニケーションを交わし、社員からの意見を歓迎する対等なコミュニケーションシステムが必要です。

別の言い方をすれば、すべての社員が、自分より職階が上の社員と対等に話ができる雰囲気づくりが必要だということです。上層部とのコミュニケーションを認めず、そのルートを閉ざすなどは、もってのほかです。組織を丸ごと変えないことには、対等なコミュニケーションシステムを構築できない場合もあるかもしれません。そんなときは、自由に質疑応答ができるバーチャルタウンホールミーティングなど、上層部と社員の間の溝を埋める別の社内コミュニケーション戦略を取り入れましょう。