Comunicación efectiva en el trabajo

Estrategias para una comunicación efectiva en el trabajo

La comunicación efectiva en el trabajo no se trata únicamente de ser abierto y honesto con tus empleados y compañeros, si bien esto tampoco viene mal. El quid de la comunicación profesional yace en el corazón de los procesos internos de la empresa y la cultura de la compañía, y dicta cómo trabajas y la manera en la que navegas por las relaciones interpersonales. Explora la importancia de la comunicación en el trabajo, así como algunas de las mejores estrategias para la comunicación en el trabajo.

¿Por qué es importante una comunicación efectiva en el trabajo?

La comunicación inteligente en el trabajo es una de las claves del éxito a largo plazo de la compañía, ya que ayuda a mejorar la productividad y mantener relaciones laborales sólidas en toda la organización. Piensa en los síntomas de una mala comunicación en el trabajo: objetivos incomprensibles en la compañía, modelos de comentarios limitados o inexistentes, gestión de conflictos deficiente o instrucciones poco claras de los gerentes. Todo se resume a una cosa: la pérdida. La pérdida de tiempo, de esfuerzo y de capital. En otras palabras, las normas de comunicación profesional de la compañía tienen un impacto directo en el resultado final de tu negocio, y un estudio indica que las empresas que se comunican de manera efectiva proporcionan un 47 % más de rendimiento para los accionistas (en un período de cinco años) que las que no lo hacen.

5 estrategias de comunicación profesional

Garantizar una comunicación efectiva en el trabajo debe ser la prioridad del programa del equipo de liderazgo de tu empresa. A continuación, hemos esbozado algunas de las mejores formas de mejorar la comunicación en el trabajo:

1. Invertir en un espacio de trabajo inteligente

Lo más importante es que es esencial centralizar tus herramientas de comunicación profesional. Prácticamente un 50 % de los empleados usa aplicaciones o software no autorizados, que, además de ser un riesgo para la seguridad, pueden hacer que los equipos y proyectos se desincronicen. Los canales de comunicación descentralizados y fracturados causan problemas de acceso a los documentos o archivos, así como situaciones en las que algunos compañeros de trabajo pueden no tener toda la información que necesitan para avanzar, lo que provoca retrasos y pérdida de ingresos.

¿Cuál es la solución? Un espacio de trabajo inteligente, como Dropbox, que consolida todas las plataformas, aplicaciones y tipos de contenido de tu negocio en un solo lugar. De esta manera, no es necesario que los miembros del equipo cambien de herramienta cuando están trabajando en diferentes tareas a lo largo del día. Por ejemplo, la característica de gestión de tareas de Dropbox Paper puede ayudar a garantizar que todos sigan el camino correcto y entiendan lo que se espera de ellos, lo que ayuda a mejorar la responsabilidad y garantiza que haya líneas claras de comunicación.

La planificación de proyectos también es un área que requiere una excelente comunicación en el trabajo. La plantilla de planificación de proyectos de Dropbox Paper puede darte las herramientas necesarias para mantener a todo el equipo en sintonía. Delega tareas y recopila todos tus comentarios en un solo lugar, de modo que no haya confusiones por correo electrónico. Cuando se trata de manejar los comentarios en tiempo real, las notas en Dropbox pueden ser mucho más eficaces que las conversaciones largas y desordenadas por correo electrónico con demasiadas personas en copia.

2. Hablar cara a cara, siempre que sea posible

En el trabajo moderno, las reuniones cara a cara a veces pueden haber quedado en desuso, ya que las herramientas de comunicación allí, como Slack y el correo electrónico, se han convertido en la norma. Sin embargo, no deberías dejar que las comunicaciones cara a cara pasen completamente de moda. Si debes transmitir información confidencial, las reuniones cara a cara son imprescindibles, mientras que las reuniones con el equipo en persona (o al menos mediante una llamada de Zoom) te permiten ver el lenguaje corporal y las expresiones faciales, para que puedas comprender plenamente si estás comunicando correctamente cierta información. Piensa en tus canales de comunicación como en una jerarquía: las videollamadas son más personales que las llamadas telefónicas (el contacto visual es imprescindible), y las llamadas telefónicas son más personales que los correos electrónicos o los mensajes instantáneos.

3. Concentrarte en la claridad de tus mensajes

Cuando se trata de una comunicación efectiva en el trabajo, es necesario aportar claridad y precisión a los mensajes. La comunicación poco clara de los líderes de la oficina puede retrasar o incluso obstaculizar un proyecto antes de que se ponga en marcha (es decir, duplicar el trabajo, establecer plazos confusos, realizar entregas incorrectas, etc.), por lo que es importante que el mensaje sea correcto la primera vez. Incluye instrucciones detalladas para todas las tareas, y asegúrate de abordar las preguntas centrales de tu equipo: qué, cómo y por qué. Si no lo haces, solo confundirás y perderás la participación de tus compañeros de trabajo de la tarea en cuestión. Por supuesto, una mala comunicación profesional también puede afectar a los proveedores y clientes, lo cual puede causar que se vean desfavorecidos y recurran a otra parte. Evita esto manteniendo una comunicación rápida y clara desde el principio.

4. Practicar la "franqueza radical"

La franqueza radical es un marco para la comunicación profesional que requiere que te preocupes por tus colegas y, al mismo tiempo, los desafíes directamente en su comportamiento, lo que te brinda el equilibrio adecuado entre agresión y empatía en un ambiente de trabajo. Para muchos líderes, las buenas habilidades de comunicación no son naturales. De hecho, una encuesta realizada por Interact reveló que el 69 % de los gerentes se siente incómodo comunicándose directamente con los empleados, mientras que el 37 % afirmó que no se siente cómodo ofreciendo comentarios directos si cree que el empleado puede responder negativamente. Si esto te suena familiar, la franqueza radical podría ser la estrategia de comunicación en la oficina que estás buscando, y te ayudará a construir un equipo cohesivo y lograr mejores resultados.

5. Mantener una estructura de comunicación horizontal

Abrir el flujo de la comunicación en la oficina es una gran manera de dar voz a tus empleados. Una encuesta realizada en 2018 por The Economist Intelligence Unit reveló que el 31 % de los empleados cita que la falta de una comunicación abierta y honesta es una causa de su baja moral. Este es un factor integral para el compromiso de los empleados y la satisfacción en el trabajo. Para impulsar la conectividad dentro de tu trabajo, es necesario garantizar una estructura de comunicación horizontal, en la que los empleados de nivel C y la alta dirección se comuniquen directamente con los empleados y los inviten a ofrecer comentarios directos.

En otras palabras, los empleados júnior deben sentirse autorizados para hablar con los empleados de alto nivel; es decir, no debe existir ninguna sensación de que las líneas de comunicación con los líderes de tu organización estén bloqueadas o mal vistas. Esto puede requerir cambios a nivel institucional, pero hay otras estrategias de comunicación en el trabajo que puedes implementar para franquear la brecha entre el liderazgo y los empleados, como las discusiones virtuales con sesiones de preguntas y respuestas.

Ideas finales

La comunicación profesional puede desempeñar un rol importante en prácticamente todos los aspectos de tu negocio. Dominar una comunicación eficaz en el lugar de trabajo puede ayudarte a aumentar la eficiencia, la productividad y la innovación, mantener a los empleados comprometidos y preparar tu negocio para el éxito.