Эффективная коммуникация на рабочем месте

Стратегии эффективной коммуникации на рабочем месте

Эффективная коммуникация на рабочем месте — это не просто искренность и честность со своими сотрудниками и коллегами, хотя это тоже не будет лишним. Суть профессиональной коммуникации кроется в основе внутренних бизнес-процессов и корпоративной культуры, а также определяет то, как вы работаете и ориентируетесь в межличностных отношениях. Узнайте о важности коммуникации на рабочем месте и ознакомьтесь с лучшими стратегиями коммуникации на работе.

В чем важность эффективной коммуникации на рабочем месте?

Продуманная и гибкая система коммуникации на рабочем месте — одна из ключевых составляющих долгосрочного успеха вашего бизнеса, которая способствует повышению производительности и поддержанию прочных рабочих отношений во всей организации. Просто задумайтесь о признаках плохой коммуникации на работе: неопределенные цели компании, ограниченные модели оценки или их отсутствие, слабое управление конфликтаминепонятные инструкции руководителей. Все это сводится к одному — пустым тратам. Тратам времени, усилий и средств. Другими словами, стандарты профессиональной коммуникации вашей компании непосредственно влияют на результаты вашей коммерческой деятельности. Исследование показало, что компании с эффективной коммуникацией за пятилетний период приносят акционерам на 47 % больше прибыли, чем те, которые не практикуют такую коммуникацию.

5 стратегий профессиональной коммуникации

Обеспечение эффективной коммуникации на рабочем месте должно быть приоритетом для руководства вашей компании. Ниже приведены некоторые способы улучшения коммуникации во время работы:

1. Инвестируйте в умное рабочее пространство

Жизненно важно обеспечить централизованное использование применяемых в компании профессиональных средств коммуникации. Примерно 50 % сотрудников используют несанкционированные приложения и программное обеспечение, которые не только представляют угрозу безопасности, но и могут нарушать синхронизацию рабочих групп и проектов. Децентрализованные, разрозненные каналы коммуникации вызывают проблемы с доступом к документам или файлам и способствуют возникновению ситуаций, когда у сотрудников отсутствует полная информация, необходимая для работы, что приводит к задержкам и потере доходов.

Каково же решение? Умное рабочее пространство, такое как Dropbox, где объединяются все платформы, приложения и типы содержимого вашего бизнеса. А значит, членам команды не нужно переключаться между инструментами, когда они работают над разными заданиями. Например, функция управления заданиями Dropbox Paper помогает всем двигаться в правильном направлении и знать, чего от них ждут, что в свою очередь улучшает подотчетность и обеспечивает четкость коммуникации.

Планирование проектов также требует отличной коммуникации на рабочем месте. Шаблон Dropbox Paper для планирования проектов дает вам инструменты, необходимые для совместной работы команды на одной странице. Ставьте задачи и получайте все отзывы в одном интерфейсе, чтобы не возникало путаницы при пересылке по электронной почте. Что касается управления отзывами в реальном времени, то примечания в Dropbox намного эффективнее длинной, беспорядочной переписки по электронной почте с огромным списком адресатов.

2. По возможности общайтесь с глазу на глаз<br>

В современном рабочем пространстве личные встречи иногда могут отходить на второй план, поскольку такие инструменты коммуникации, как Slack и электронная почта, стали привычными стандартами. Но не следует полностью отказываться от общения с глазу на глаз. Если вы хотите сообщить конфиденциальную информацию, обязательно проводите личные встречи. При этом личная встреча (или хотя бы через Zoom) с рабочей группой позволяет вам увидеть язык тела и выражение лица и понять, насколько хорошо вы передаете определенную информацию. Мысленно расставьте каналы коммуникации в иерархическом порядке: видеозвонки более личные, чем телефонные (есть обязательный зрительный контакт), а телефонные звонки более личные, чем электронная почта или мгновенные сообщения.

3. Сосредоточьтесь на ясности своих сообщений

Чтобы коммуникация на рабочем месте была эффективной, позаботьтесь о ясности и лаконичности своих сообщений. Невнятная коммуникация в офисе со стороны руководителей может задержать или даже сорвать проект еще до его начала (например, дублирование работы, запутанные временные рамки, неверные результаты и т. д.). Поэтому важно правильно понять сообщение с первого раза. Составьте подробные инструкции и убедитесь, что вы ответили на главные вопросы своей рабочей группы: что, как и почему. Если вы этого не сделаете, то только запутаете и отвлечете сотрудников от выполнения текущей задачи. Конечно же, слабая профессиональная коммуникация также может ударить по поставщикам и клиентам, из-за чего они могут разочароваться в вашем бизнесе и обратиться к кому-нибудь другому. Не доводите до такой ситуации — обеспечьте оперативную и четкую коммуникацию с самого начала.

4. Практикуйте радикальную откровенность

Радикальная откровенность — это основа профессиональной коммуникации, которая требует, чтобы вы заботились о своих коллегах, а также прямо указывали на недостатки в их поведении, обеспечивая правильный баланс агрессии и сопереживания в рабочем пространстве. Многим руководителям хорошие коммуникативные навыки даются непросто. Действительно, проведенный компанией Interact опрос показал, что 69 % руководителей неловко себя чувствуют при непосредственном общении с сотрудниками, а 37 % заявили, что им неудобно прямо делать замечание сотруднику, зная, что тот может отреагировать негативно. Если вы считаете так же, то радикальная откровенность может оказаться той стратегией офисной коммуникации, которую вы ищете и которая поможет вам создать сплоченную команду и добиться лучших результатов.

5. Поддерживайте горизонтальную структуру коммуникации

Возможность свободной офисной коммуникации — это хороший способ дать право голоса вашим сотрудникам. Опрос, проведенный в 2018 году The Economist Intelligence Unit, показал, что 31 % сотрудников ссылаются на отсутствие честной, открытой коммуникации как на причину низкого морального духа. Это неотъемлемый фактор их вовлеченности и удовлетворенности работой. Чтобы улучшить коммуникабельность на рабочем месте, необходимо создать горизонтальную структуру коммуникации, в которой высшее руководство и руководители разных уровней могут напрямую общаться с сотрудниками, поощряя открытую критику с их стороны.

Другими словами, персонал низшего звена должен иметь возможность общаться с сотрудниками высшего звена — не должно возникать ощущения, что коммуникация с руководством организации блокируется или не одобряется. Для этого могут потребоваться изменения на уровне организации, но есть и другие стратегии коммуникации на рабочем месте, которые вы можете реализовать, чтобы преодолеть разрыв между руководством и сотрудниками, например виртуальные общие собрания с вопросами и ответами.

Заключительные соображения

Профессиональная коммуникация может играть важную роль фактически в каждом аспекте вашего бизнеса. Действенная коммуникация на рабочем месте может способствовать повышению эффективности, производительности труда и инновационности, поддерживая мотивацию сотрудников и создавая условия для успеха вашего бизнеса.